Conseils de pro pour organiser ses dossiers électroniques

On passe un temps fou à classer (et à chercher) ses dossiers sur l’ordinateur. Il y a pourtant de bonnes méthodes pour s’y retrouver. On fait le tour de la question. 

Gardez le bureau vide
Vos fichiers devraient tous être classés dans des dossiers, lesquels sont rangés dans un grand dossier-mère Documents. Il n’y a aucune raison de submerger le bureau de votre ordinateur. Vous verrez qu’il est bien plus rassurant d’ouvrir chaque jour votre écran pour y voir une belle image lisse, dénuée de la marée de fichiers disparates et désordonnés dans laquelle vous pataugiez jadis.

Un dossier-mère pour héberger tous les autres
Ce dossier-mère, plutôt que d’être seulement sur le disque dur de votre ordinateur, gagnerait à être dans le nuage (sur une plateforme telle que Google Drive). Vous y aurez ainsi accès partout et en tout temps. En cas de bris de votre ordinateur, ce sera une bénédiction de retrouver là tous vos documents électroniques. Pensez aussi à activer l’option de synchronisation de votre plateforme web de stockage avec votre ordinateur pour que les fichiers soient enregistrés aux deux endroits simultanément.

De grandes catégories
Réfléchissez en premier lieu à 3 ou 4 grandes catégories pouvant abriter vos dossiers. Sur votre ordinateur personnel, par exemple, il pourrait y avoir une grande catégorie pour vos dossiers personnels, une autre pour le professionnel, une autre pour la musique et le divertissement. Ces grandes catégories ne sont pas trop spécifiques, elles doivent rester générales, mais elles permettent un premier classement.

Créez des dossiers et des sous-dossiers
À l’intérieur d’une grande catégorie, on trouvera de nombreux dossiers et sous-dossiers. L’idée est de procéder selon le principe de l’entonnoir, du plus général au plus précis. Comme parajuriste, un dossier nommé Clients comprendra des sous-dossiers au nom de chaque client, lesquels pourraient contenir d’autres sous-dossiers classés par année, par exemple. N’ayez pas peur de multiplier les sous-dossiers s’ils sont nécessaires, mais évitez de le faire à l’infini. Une question d’équilibre.

Numérotez vos dossiers et vos fichiers
Cela vous servira à les faire apparaître dans l’ordre qui vous convient plutôt qu’en ordre alphabétique. Si, dans le sous-dossier Finances, vous savez que vous consultez toujours plus souvent le sous-dossier Taxes, donnez-lui le numéro 1. Il se positionnera tout en haut de la liste des sous-dossiers.

Nommez les dossiers et fichiers avec précision
Une consigne : soyez à la fois concis, mais détaillé. Plus facile à dire qu’à faire, on en convient ! On y arrive généralement en manipulant le vocabulaire. N’écrivez pas « matériel scolaire », mais « école ». Utilisez aussi des abréviations autant que possible, si vous êtes certains de vous rappeler de leur signification.

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