10 étapes faciles pour organiser son bureau

Comment bien organiser son bureau et ses tâches sans se retrouver avec une pile de dossier et de paperasse.

Il est des sujets récurrents que je rencontre depuis des années en tant que consultante auprès de petites compagnies. L’un d’eux est un défi que nous rencontrons tous au bureau : les piles de papiers ! Ces accumulations de feuilles et de dossiers peuvent devenir accablantes et même ruiner votre productivité

Quand je suis invitée à conseiller une petite entreprise, je tombe souvent sur des piles de papiers qui représentent, à mes yeux, « les décisions non prises ». Qu’elles soient rangées en différentes petites piles ou en une haute pile hétéroclite, les gens ne savent tout simplement pas quoi en faire. 

Pour bien organiser son bureau, commencez par évaluer l’ancienneté de ces papiers. Lesquels devraient être conservés ? Retirez-les de la pile, mettez-les dans des boîtes et rangez-les. Vous pouvez même inscrire sur chaque boîte une « date de péremption » au-delà de laquelle vous pourrez la jeter. Ça fait des merveilles !

Ensuite, vient le temps d’établir un circuit papier efficace. N’hésitez pas à modifier l’agencement des meubles s’il le faut. Définissez précisément la route (pour ne pas dire de l’autoroute) que les papiers doivent suivre dans votre bureau, votre productivité en sera nettement améliorée. Ainsi, vous saurez, à chaque fois qu’un nouveau document entrera dans votre bureau, où vous allez le poser.

Puis définissez des catégories appropriées pour vos dossiers, propres à chaque bureau. Celles-ci doivent être logiques et convenir parfaitement à votre activité. Demandez-vous où vous regarderiez spontanément pour chercher un dossier et créez une structure de dossiers en conséquence.

Peut-être avez-vous déjà une armoire de classement mais l’utilisez-vous activement ? Je vous suggère de vous débarrasser, tout d’abord, des dossiers inutiles qui y sont rangés pour créer de la place. Puis classez-y les dossiers restants en fonction de vos nouvelles catégories.

L’usage des couleurs vous aidera à retrouver rapidement vos dossiers. Utilisez, par exemple, le jaune pour les clients, le rouge pour les nouveaux projets, le vert pour la finance et le bleu pour l’administratif.

Pensez aussi à une section « dossiers chauds » : les dossiers actifs avec lesquels vous travaillez tous les jours. Il vaut mieux les avoir à portée de main, près de votre téléphone. Ils peuvent être sur le dessus de votre bureau ou dans la première section de votre armoire de classement.

Cet effort de classement prend du temps mais il peut vous faire gagner jusqu’à une heure par jour, soit 250 heures par année ou encore 10 jours de vacances ! Vous y gagnerez tous les jours car vous n’aurez plus à rechercher vos papiers perdus.

Faîtes en sorte d’appliquer ces conseils à votre bureau et demandez de l’aide si besoin.

Organiser son bureau en 10 étapes

1. Rangez les vieilles piles de papiers dans une boîte avec une « date de péremption »

2. Établissez des catégories de dossiers qui répondent à vos besoins

3. Débarrassez-vous des dossiers inutiles dans votre armoire de classement

4. Choisissez des couleurs cohérentes pour vos dossiers

5. Définissez un circuit à suivre pour vos papiers

6. Choisissez-vous une bonne musique pour vous divertir quand vous faites du classement…

7. Prévoyez de prendre du bon temps et amusez-vous !

8. Disposez vos « dossiers chauds » près de votre téléphone

9. Demandez de l’aide si vous vous sentez débordé

10. Récompensez-vous une fois cette lourde tâche accomplie !

Elizabeth Verwey de Small Office Mentors aide à être plus efficace dans la gestion du temps et de l’espace de travail : www.officementors.com. Son ouvrage destiné aux équipes de vente, “The Mentors Circle – Clearing your path to business growth”, a été publié cette année : www.mentorscircle.comÉlizabeth vit à Toronto, elle est joignable au (416)-463-1713.

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