Comment rédiger un procès-verbal efficace

Mal-aimé, le procès-verbal ? Ce document, réputé fastidieux, est pourtant un outil capital de gouvernance qui améliore considérablement l’efficacité des réunions. Quelques conseils pour rédiger un procès-verbal structuré qui sera lu…

Allez droit au but

Le procès-verbal structuré n’est ni un exercice de style ni le descriptif mot à mot de tout ce qui s’est déroulé durant l’assemblée ou la réunion. Tel un journaliste, tenez-vous-en aux faits et réalisez un travail de synthèse des déclarations à partir de votre prise de notes. Contentez-vous de rendre compte de ce qui a été proposé, décidé ou accompli, ainsi que des personnes responsables des actions à venir.

Pour être pertinent, votre procès-verbal doit éviter :

         les fioritures. Fuyez adverbes et adjectifs : votre ton doit être neutre et votre document objectif.

        les citations, ou le rapport détaillé des échanges entre les participants. Résumez l’essence de la discussion et des arguments apportés.

Visez la cohérence et la clarté

Pour rendre la lecture de votre procès-verbal plus fluide, structurez-le en utilisant un modèle, qui vous assure de ne rien omettre et de gagner du temps. N’en oubliez pas pour autant la chronologie des événements, qui doit être scrupuleusement respectée. Aussi, pensez à soigner votre mise en page pour attirer l’attention sur les points importants, en recourant aux caractères gras, aux encadrés ou aux retraits. Quant à votre style rédactionnel, même s’il doit être neutre, abstenez-vous d’une écriture monotone et répétitive qui lassera rapidement vos lecteurs. Constituez-vous une banque de verbes se prêtant bien aux circonstances et dans laquelle piocher pour peaufiner votre document (ex. : déclarer, exprimer, décider, illustrer, etc.). Enfin, n’utilisez pas d’abréviations : elles pourraient être incomprises et ne pas perdurer dans le temps.

Soyez préparé et réactif

Votre procès-verbal sera bien plus intéressant si vous comprenez votre sujet. Accordez-vous du temps pour consulter l’ensemble de la documentation avant que se tienne l’assemblée. En cernant adéquatement les enjeux, votre prise de notes sera efficace, votre effort de synthèse simplifié, et votre rédaction fidèle au sujet ! Et pour garder cette acuité, essayez si possible d’écrire votre procès-verbal dans la foulée de la réunion. Encore tout frais dans votre tête, votre contenu sera plus facile à retranscrire et à organiser, et vos lecteurs plus à même de relever vos erreurs éventuelles. Gardez cependant en tête que toute correction majeure ne peut être validée qu’à l’approbation dudit procès-verbal, lors du prochain comité…

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