Gestionnaire de bureau (Office Manager)

Qui nous sommes VML, une filiale de WPP, est une entreprise créative qui marie l'expérience de la marque au commerce afin de créer des marques connectées qui stimulent la croissance. VML est reconnue pour son travail novateur et primé qui met l'humain en tête pour ses partenaires clients de premier ordre, comme AstraZeneca, Colgate‑Palmolive, Dell, Ford, Microsoft, Nestlé, The Coca‑Cola Company et Wendy's. L'agence est reconnue par les rapports de The Forrester WaveMC à titre de chef de file parmi les prestataires de services, de contenu marketing et créatif, de services commerciaux, de services d'expérience numérique globale, de services marketing mondiaux et, plus récemment, des services de mesure et d'optimisation marketing. De plus, le réseau spécialisé de VML, VML Health, est l'une des agences des sciences de la vie les plus importantes et les plus primées au monde. Le réseau international de VML est propulsé par 26 000 personnes talentueuses dans plus de 55 pays, avec des bureaux notamment à Kansas City, New York, Detroit, Londres, São Paulo, Shanghai, Singapour et Sydney. À propos de WPP WPP est le partenaire de confiance des marques les plus reconnues au monde. Nous jumelons une intelligence média et des solutions en matière de données de pointe à une créativité de classe mondiale, à une production de nouvelle génération, à des solutions d'entreprise transformatrices et à une expertise stratégique dans chacune de nos entreprises, le tout propulsé par nos talents exceptionnels et notre plateforme de marketing agentique, WPP Open, afin d'aider nos clients à naviguer le changement, à saisir de nouvelles occasions et à atteindre une croissance transformatrice. Pour plus d'information, visitez le WPP.com. LE RÔLE Être en charge de tout ce qu'une personne vit lorsqu'elle interagit avec VML Montréal — entrer dans nos bureaux, s'asseoir dans l'une de nos salles de réunion, recevoir une attention touchante de la part de notre équipe, lire un article sur nous dans la presse — tout ce qui façonne sa perception de qui nous sommes en tant qu'agence. Ce rôle existe pour rendre cette expérience exceptionnelle. À chaque fois, sans exception. Vous êtes le maître hôte de VML Montréal — au sein de l'espace et au-delà. Pour les personnes qui travaillent ici chaque jour. Pour les clients et prospects qui franchissent nos portes. Pour quiconque entre en contact avec cette agence, à quelque niveau que ce soit. Vous n'êtes pas responsable d'une seule fonction. Vous êtes responsable de l'expérience. Cela signifie que vous êtes la personne qui veille à ce que notre bureau soit un endroit dont l'équipe est fière de venir chaque matin. Vous êtes le premier visage qu'un client voit lors de sa visite — et la raison pour laquelle il se sent mémorisé longtemps après son départ. C'est grâce à vous que le communiqué de presse est sorti à temps, que l'assemblée générale s'est déroulée sans accroc, et que la carte est arrivée exactement au bon moment. La portée de vos responsabilités est délibérément large — et c'est précisément cette étendue qui rend ce rôle véritablement intéressant. De l'entretien de l'espace physique à la coordination de la présence publique de l'agence, de la préparation d'une salle de réunion à l'organisation d'une attention pour le jalon d'un client, chacune de ces responsabilités est l'expression d'une même chose : l'expérience VML Montréal. Elles comptent toutes autant. Ce qui vous rendra exceptionnel·le ici, c'est votre capacité à gérer l'ensemble de ces responsabilités sans en laisser passer aucune. CE QUE VOUS PRENEZ EN CHARGE L'espace et tous ceux qui s'y trouvent Vous maintenez le bureau dans un état impeccable pour l'équipe qui en dépend chaque jour — propre, ordonné, approvisionné. Vous préparez chaque salle de réunion avant l'arrivée d'un client et rangez après chaque réunion. Vous accueillez chaque visiteur chaleureusement et lui faites se sentir chez lui dès l'instant où il entre. Vous gérez la relation avec la direction de l'immeuble et mettez en œuvre tout changement dans l'aménagement physique de l'espace, selon les directives de la direction générale. Lorsque le comité social a un événement à organiser, c'est vous qui le concrétisez. L'hospitalité au-delà de ces murs Un grand hôte ne s'arrête pas lorsque la réunion se termine. Vous tenez à jour un registre vivant des relations clients clés de la direction générale — anniversaires, familles, moments importants de la vie — et vous signalez ce qui est à venir chaque semaine, en organisant la bonne attention au bon moment, sans qu'on vous le demande. Vous n'attendez pas un rappel. Vous êtes le rappel. L'épine dorsale opérationnelle Vous êtes responsable de l'assemblée générale hebdomadaire de l'agence — consulter chaque partie prenante, renseigner chaque section, gérer les listes de rotation, et veiller à ce que tout se déroule sans friction chaque jeudi. Vous coordonnez le pipeline RP de l'agence, en suivant les délais et en responsabilisant les contributeurs afin que les communiqués de presse soient rédigés, relus et envoyés à temps. Vous êtes le prolongement direct de la direction générale — appuyant l'équipe de direction locale sur tout ce qui façonne la façon dont cette agence est perçue à Montréal, à tous les niveaux. CE QUE NOUS RECHERCHONS Une personne pour qui l'hospitalité est un état d'esprit, pas une liste de tâches Proactif·ve par nature — vous voyez ce qui doit se passer et vous agissez avant que quiconque ait à le demander À l'aise avec l'ensemble des responsabilités du rôle — rien n'est en dessous de vous, rien n'est au-dessus de vous Vif·ve d'esprit et éloquent·e — vous communiquez clairement et avec assurance à tous les niveaux de l'organisation Discret·ète — on vous confiera des informations sensibles et vous les traitez en conséquence Bilingue français/anglais — pleinement opérationnel·le dans les deux langues Une personne qui est véritablement fière des détails — parce qu'ici, les détails, c'est l'expérience À VML, nous nous engageons à favoriser un environnement de travail inclusif stimulant qui permet également de faire avancer sa carrière. Nos initiatives d’inclusion, d’équité et d’appartenance, ainsi que la Fondation VML, reflètent notre détermination à redonner à notre prochain et à exercer une influence positive dans nos communautés et au-delà. Nos gens sont le cœur de notre organisation. Ce sont des créateurs, des faiseurs, des innovateurs, des bâtisseurs ou des penseurs qui ne propulsent pas seulement le marketing, mais aussi des expériences qui résonnent dans chaque action et interaction. Lorsque vous cliquez sur « Soumettre », les informations que vous fournirez ci-après seront envoyées à VML. Avant que vous procédiez à l’envoi, nous estimons que c’est une bonne idée de lire notre politique de confidentialité en matière de recrutement. Celle-ci explique comment nous utilisons vos renseignements personnels quand vous postulez pour obtenir un poste au sein de notre entreprise, en plus de détailler comment vous pouvez mettre à jour ou effacer les renseignements que vous nous avez fournis.

The Office Manager is responsible for overseeing the physical office environment and ensuring a welcoming experience for employees, clients, and visitors. They also manage operational tasks, including event coordination, public relations pipelines, and administrative support for the leadership team.

The ideal candidate possesses a proactive mindset with a strong focus on hospitality and attention to detail. They must be fully bilingual in French and English and capable of handling diverse responsibilities with discretion and clear communication.

• OrganizationPreferred
• Attention to detailPreferred
• CommunicationPreferred

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Office Management
• Hospitality
• Event Coordination
• Public Relations
• Communication
• Bilingualism
• Attention To Detail
• Proactivity
• Facility Maintenance
• Client Relations
• Administrative Support
• Organization
• Discretion
• Facility Repair And Maintenance
• Pipelines
• Bilingual (French/English)
• Multilingualism
• Event Planning
• Facility Management
• Leadership
• Operations
• Stakeholder Management
• Detail Oriented

• Administrative
• Customer Service & Support
• Creative & Media
• Hospitality
• Management & Leadership
• Bureau Manager
• Clinical Office Manager
• Health Service Managers
• First-Line Supervisors of Office and Administrative Support Workers

Minimum experience

2+ years

Posting language

French

Working hours

40 hours per week