Adjoint administratif/Adjointe administratif

Job summary

The administrative assistant will manage internal operations including personnel movements, billing, and inventory tracking. They are also responsible for producing reports, maintaining documentation, and optimizing administrative processes.

Job details

Lieu : Lévis Date de début : Dès que possible Date de fin : 31/12/2026, avec possibilité de permanence Horaire : 37.5 h/semaine, du lundi au vendredi Mode de travail : Hybride, minimum 2 jours/semaine en présentiel Votre rôle À titre d’adjoint(e) administratif(-ive), vous contribuez activement à la réalisation des activités administratives du secteur. Vous collaborez à la résolution de problèmes, à l’analyse de situations et à l’élaboration de recommandations appropriées. Vous évoluez dans un environnement dynamique qui requiert autonomie, rigueur, adaptabilité et une aisance à travailler dans un contexte d’ambiguïté. Vous interagissez avec de nombreuses parties prenantes et travaillez en étroite collaboration avec les équipes internes. Vos principales responsabilités Effectuer des opérations liées aux mouvements de personnel, à la facturation, à la dotation et aux supports opérationnels Réaliser diverses tâches administratives de gestion interne : Tableaux de bord Suivi des comptes de dépenses Gestion de l’inventaire et du matériel Assurer la réalisation et le respect des processus opérationnels administratifs de l’unité Effectuer des analyses et produire, réviser ou mettre à jour des rapports et statistiques Réaliser des contrôles administratifs et opérationnels de qualité, proposer des correctifs et assurer les suivis requis Assurer différentes activités de secrétariat, notamment : Rédaction, mise en page et mise à jour de documents Production et révision linguistique de documents d’information provenant de différents secteurs Mettre à jour les processus existants et proposer des améliorations continues afin d’optimiser les activités administratives Profil recherché Diplôme d’études professionnelles (DEP) dans une discipline appropriée Minimum de trois (3) ans d’expérience pertinente D’autres combinaisons de formation et d’expérience pertinentes pourraient être considérées Excellente connaissance du français, tant à l’oral qu’à l’écrit Connaissance de l’anglais (un atout) Maîtrise de la Suite Office 365 Maîtrise avancée d’Excel

What you’ll do

The administrative assistant will manage internal operations including personnel movements, billing, and inventory tracking. They are also responsible for producing reports, maintaining documentation, and optimizing administrative processes.

Requirements

Candidates must hold a professional diploma (DEP) and possess at least three years of relevant experience. Proficiency in French and advanced skills in Excel and the Microsoft Office 365 suite are required.

Listed skills

• French · Preferred
• Problem solving · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Data analysis · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• Reporting · Preferred
• Inventory management · Preferred
• Process Improvement · Preferred
• English · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative support
• Data analysis
• Reporting
• Microsoft Office 365
• Excel
• Document drafting
• Inventory management
• Expense tracking
• Process improvement
• Problem solving
• French
• English

Job areas

• Administrative
• Human Resources
• Finance & Accounting