Adjoint administratif

Job summary

Coordinate translation projects from intake through delivery, including managing communications, project data, schedules, documents, translator availability, and client platform requirements. Prepare client and freelancer invoices, process biweekly payroll, validate freelancer invoices, and organize financial and expense information.

Job details

Nous sommes à la recherche d’une personne organisée et polyvalente pour soutenir le travail de bureau et la coordination de projets au sein d’un cabinet de traduction en pleine croissance. Le rôle consiste à appuyer l’équipe dans la gestion quotidienne des mandats, le suivi des communications et diverses tâches administratives. Une expérience en traduction ou dans un environnement linguistique constitue un atout, mais n’est pas obligatoire; nous privilégions avant tout la rigueur, la fiabilité et la capacité à apprendre rapidement. IMPORTANT : La personne doit absolument pouvoir venir travailler sur place, car nous traitons des renseignements confidentiels qui doivent être traités sur place uniquement. Les tâches du poste sont les suivantes : Volet assistance coordination de projets (85 %) Réceptionner, répondre ou transférer aux personnes concernées, tous les courriels de l’externe et en assurer le suivi Répondre à tous les appels et transmettre les messages aux personnes concernées Accepter, inscrire et compiler les différentes données des projets dans le SYM Orders (transition vers Monday) (nombre de demandes reçues et le nombre de mots de communiqués de presse reçus par jour, etc.) Accepter et télécharger les projets gouvernementaux, privés et protégés dans la plateforme du client et veiller au respect des modalités et consignes spéciales du contrat Analyser les paramètres des différents projets gouvernementaux, privés et protégés, les préparer dans le logiciel de gestion, aviser les traducteurs concernés et répondre aux questions de l’équipe reliées à l’échéancier Discuter avec le coordonnateur des solutions à mettre en place lorsqu’un traducteur ne croit pas être en mesure de terminer selon l’échéancier prescrit (ajouter un autre traducteur au projet, demander une prolongation d’échéance au client, etc.) Classer les documents de référence des clients et des projets dans Sharepoint et dans memoQ Livrer les traductions au client dans les plateformes adéquates en respectant l’échéance prescrite Créer des banques terminologiques ou des mémoires temporaires à la demande du coordonnateur Assurer l’accès des traducteurs au local des contrats protégés Sauvegarder les versions des textes, comparer avec les versions relues, et envoyer la comparaison aux personnes concernées Effectuer la recherche documentaire et aligner les textes dans AlignFactory Envoyer les courriels aux pigistes pour leurs disponibilités et mettre à jour continuellement les disponibilités des pigistes ainsi que les traducteurs internes Procéder aux affichages de postes sur les plateformes de recrutement et faire la pré-sélection des candidats Effectuer toute autre tâche connexe demandé par le coordonnateur Volet facturation (15 %) Préparer toutes les factures pour chaque client Procéder à l’envoi des factures à tous les clients gouvernementaux Envoyer par courriel les factures des clients privés au coordonnateur Traiter la paie à la quinzaine Valider les factures des pigistes, communiquer avec l’équipe de coordination pour toute question, et procéder au paiement Rassembler dans un fichier Excel toutes les données des fournisseurs Rassembler et détailler les informations requises pour les états financiers dans un fichier Excel Organiser et structurer les comptes de dépenses des employés Études, expérience et compétences recherchées Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration, gestion ou tout autre domaine pertinent Expérience pertinente en gestion de projets (coordination) ou en administration (un atout) Expérience pertinente en traduction (un atout important) Expérience avec des logiciels de gestion (un atout) Excellente maîtrise des outils informatiques et de la suite Office Bonne maitrise des logiciels de traduction (un atout) Excellente maîtrise des langues française et anglaise écrites Bonne maîtrise du français parlé Bonne maîtrise de l’anglais parlé Qualités essentiells Rigueur et souci du détail Polyvalence, autonomie et aisance à communiquer Capacité d’adaptation Débrouillardise Esprit d’équipe et de collaboration Bonne gestion des priorités Axé service client Discrétion et confidentialité

What you’ll do

Coordinate translation projects from intake through delivery, including managing communications, project data, schedules, documents, translator availability, and client platform requirements. Prepare client and freelancer invoices, process biweekly payroll, validate freelancer invoices, and organize financial and expense information.

Requirements

A college diploma in administration, management, or another relevant field is sought; relevant project coordination or administrative experience is an asset, as is translation experience. Candidates should be proficient with computer tools and Microsoft Office, have strong written French and English and good spoken ability in both, and demonstrate accuracy, adaptability, communication, teamwork, prioritization, customer service, and discretion.

Listed skills

• Project Coordination · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• SharePoint · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• data management · Preferred
• invoicing · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Project Coordination
• Administrative Support
• Client Communication
• Email and Phone Management
• Project Scheduling
• Translation Project Management
• Document Management
• Microsoft Office
• SharePoint
• memoQ
• AlignFactory
• Invoicing
• Payroll Processing
• Data Management
• Attention to Detail
• Confidentiality

Job areas

• Administrative
• Customer Service & Support
• Finance & Accounting
• Human Resources