Secrétaire-réceptionniste (Thetford Mines)

Job summary

Manage the company reception by handling calls, emails, mail, visitors, and technical support ticket intake and prioritization. Provide administrative and accounting support, manage office supplies and deliveries, make reservations, and maintain a welcoming reception area.

Job details

DESCRIPTION DU POSTE : Sous la supervision de la direction de la comptabilité, le titulaire du poste est responsable de veiller au bon fonctionnement de la réception de l’entreprise, de travailler en collaboration avec le support technique pour le traitement des billets, effectuer du travail administratif concernant les divers dossiers employés, clients et fournisseurs. FONCTIONS PRINCIPALES : Traiter les divers appels, courriels, courrier, les acheminer à qui de droit en effectuant une bonne gestion des priorités; Accueillir les visiteurs de l’entreprise et les partenaires d’affaires; Effectuer l’ouverture des billets pour le support technique et les trier en fonction de priorités; Effectuer diverses tâches de bureau (photocopies, numérisation, correction de documents, classement de dossier, etc); Support à la comptabilité (saisie de données, sortie de rapport, compte de dépense et autres tâches reliés à de l’aide administrative pour le département); Commander sur demande les fournitures de bureau, s’assurer d’avoir la papeterie nécessaire, expédier et recevoir des colis et faire le suivi des livraisons; Faire les réservations nécessaires; Tenir la réception propre et accueillante; EXIGENCES : DEP en secrétariat ou un DEC en bureautique (toute autre combinaison de formation ou d’expérience connexe seront jugés pertinentes); Essentiel : Connaissance des logiciels Microsoft Office, Word, Outlook, Excel; Excellente maîtrise du français autant à l’oral que à l’écrits; Anglais fonctionnel pour la communication avec les clients, fournisseur et partenaires commercial; Atout – Connaissance du logiciel d’infogérance (Autotask); Orienté client et habilité de communiquer efficacement; Vivre les valeurs de l’entreprise : professionnalisme, engagement, intégrité, confidentialité, compétence, qualité et humour; Présence physique au bureau (pas de télétravail); Démontrer l’acquisition des compétences suivantes : Gestion des priorités; Effectuer un travail de façon organisé; De la minutie et une attention aux détails; Effectuer un travail de qualité; Être à l’aise avec l’apprentissage de logiciels.

What you’ll do

Manage the company reception by handling calls, emails, mail, visitors, and technical support ticket intake and prioritization. Provide administrative and accounting support, manage office supplies and deliveries, make reservations, and maintain a welcoming reception area.

Requirements

Requires a secretarial vocational diploma or an office administration college diploma, or relevant equivalent education or experience, along with proficiency in Microsoft Office, Word, Outlook, and Excel. Candidates need excellent spoken and written French, functional English, strong organization and prioritization skills, attention to detail, customer communication abilities, and willingness to learn software; Autotask knowledge is an asset.

Listed skills

• Customer service · Preferred
• Organization · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• Data entry · Preferred
• Microsoft Word · Preferred
• Priority Management · Preferred
• Microsoft Outlook · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Reception Management
• Call and Email Handling
• Visitor Reception
• Ticket Triage
• Administrative Support
• Data Entry
• Microsoft Word
• Microsoft Outlook
• Microsoft Excel
• French Communication
• English Communication
• Priority Management
• Organization
• Attention to Detail
• Customer Service
• Autotask

Job areas

• Administrative
• Customer Service & Support
• Finance & Accounting
• Technology