Office Manager / Coordonnateur.trice de bureau

Job summary

Manage daily office operations and provide administrative support, serving as a point of contact for employees, managers, visitors, and external partners. Coordinate vendors, purchasing, IT equipment and access, office security, travel, events, and administrative materials for professional service proposals across the Montreal office and other Canadian offices.

Job details

Internal Role Breadcrumb Home > Office Manager / Coordonnateur.trice de bureau Office Manager / Coordonnateur.trice de bureau 294 Rue Saint-Paul Ouest, H2Y 2A3 Montréal, Canada I'm interested Share this job Company Description Sia est un groupe international de conseil en management de nouvelle génération. Fondé en 1999, nous sommes nés à l’ère du numérique. Aujourd’hui, nos services en stratégie et management sont augmentés par la data science, enrichis par la créativité et guidés par la responsabilité. Nous sommes "optimists for change" et aidons nos clients à initier, naviguer et tirer profit des transformations. Nous croyons que l’optimisme est un accélérateur de performance, permettant de réduire les risques et de maximiser les opportunités. Grâce à une expertise couvrant de nombreux secteurs et services, nos 3 000 consultants accompagnent nos clients dans le monde entier depuis 48 bureaux répartis dans 19 pays. Notre expertise produit des résultats concrets. Notre optimisme change la donne. Job Description Sous la direction du Chef des opérations canadiennes, vous mènerez à bien les missions suivantes, pour notre bureau de Montréal principalement, mais aussi ceux d’Ottawa, Toronto et Calgary : Assurer la logistique des opérations Servir de point de contact entre les gestionnaires, les employés et les autres partenaires externes. Accueillir les visiteurs. Assurer la gestion du bureau Fournir un soutien administratif complet au bureau de Montréal, en appuyant l'équipe de gestion, les opérations, la sécurité et les ressources humaines. Gérer les opérations quotidiennes du bureau. Tenir à jour l'inventaire des fournitures de bureau. Offrir un lieu sécuritaire et agréable. Gérer les relations fournisseurs et les achats Gérer l’ensemble du parc informatique Gérer tout ce qui a trait à la sécurité du bureau de Montréal (système d’alarme, puces d’accès, imprimantes, caméras). Gérer l’inventaire IT de tous les bureaux, de la validation des besoins jusqu’à la livraison. Gérer les accès. Veiller au règlement des problématiques, en collaboration avec le support informatique basé à Paris. Gérer les déplacements Assurer la gestion de l’événementiel : Organiser en entier et/ou coordonner avec le comité vie de bureau différents événements :voyages d’affaires, 5@7, départ à la retraite, réunions d’équipe, cocktail d’été, BBQ, party de Noël Offrir un soutien administratif dans la préparation des offres de services professionnelle : Collaborer avec les différents directeurs dans la préparation des documents administratifs, l’impression et la livraison des documents d’appels d’offres dans les délais requis. Cette liste est non exhaustive et pourra évoluer en fonction du potentiel de la personne. Qualifications Issu(e) d'une formation pertinente, vous justifiez idéalement d’une première expérience pertinente réussie. Souci du détail, sens de l'organisation, excellentes aptitudes dans la gestion du temps et volonté de produire constamment un travail de qualité. Solides compétences interpersonnelles et capacité d'interagir efficacement avec tous les niveaux de l'organisation pour assurer un niveau supérieur de soutien administratif en mettant l'accent sur la satisfaction du client. Compétences informatiques avec un haut niveau de maîtrise de Microsoft Office et des applications Internet. Joueur.se d'équipe hautement professionnel.le, rigoureux.se et excellentes aptitudes en communication. Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à faire preuve de minutie. Vous parlez anglais et français couramment. Additional information Poste basé à Montréal (Vieux-Port). Station de métro Square-Victoria. Vous souhaitez rejoindre un environnement professionnel motivant où vous partagerez les valeurs que sont la culture du résultat, la qualité et la satisfaction client ? Rejoignez-nous ! Sia Partners est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Tous les aspects de l’emploi, tels que le recrutement, les promotions, la rémunération, ou les sanctions sont basés uniquement sur les performances, les compétences, et le comportement des employés ou les besoins de l’entreprise. Sia est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Tous les aspects de l’emploi, tels que le recrutement, les promotions, la rémunération, ou les sanctions sont basés uniquement sur les performances, les compétences, et le comportement des employés ou les besoins de l’entreprise. I'm interested

What you’ll do

Manage daily office operations and provide administrative support, serving as a point of contact for employees, managers, visitors, and external partners. Coordinate vendors, purchasing, IT equipment and access, office security, travel, events, and administrative materials for professional service proposals across the Montreal office and other Canadian offices.

Requirements

A relevant educational background and ideally some successful relevant experience are sought. Candidates should be organized, detail-oriented, professional, proficient in Microsoft Office and internet applications, able to multitask and communicate effectively, and fluent in English and French.

Listed skills

• Administrative Support · Preferred
• Procurement · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• Time management · Preferred
• Organization · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Bilingual communication · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Office Operations
• Administrative Support
• Office Management
• Vendor Relations
• Procurement
• IT Inventory Management
• Access Management
• Office Security
• Travel Coordination
• Event Planning
• Proposal Preparation
• Microsoft Office
• Time Management
• Organization
• Attention to Detail
• Bilingual Communication

Job areas

• Administrative
• Management & Leadership
• Technology
• Logistics
• Consulting