Voici dix conseils qui vous aideront pour réussir dans l’administration que vous occupiez un emploi de réceptionniste, d’assistant, de technicien en bureautique ou de commis de bureau!
1. Organisez votre journée. Avant toute chose, commencez par prendre connaissance de l’ensemble des tâches que vous aurez à effectuer dans la journée. Triez-les par ordre d’importance, par exemple en fonction du délai qui vous est imparti ou selon la complexité du travail qui vous est demandé. D’une manière générale, il est dangereux de débuter votre journée par les tâches qui vous plaisent le plus, car vous aurez tendance à y passer plus de temps par plaisir et vous risquez de vous retrouver en retard pour le reste.
2. N’oubliez rien. La rigueur est une qualité essentielle pour travailler en administration. Vous aurez souvent à gérer de multiples tâches dans votre journée, et un oubli pourrait nuire à toute votre équipe. Mettez en place des garde-fous pour éviter les oublis : liste des choses à faire, agenda papier ou informatique, alertes sonores…
3. Ayez une organisation à toute épreuve. Courriels, documents, factures, fournitures… un bon classement est à la base de votre travail. Prenez toujours le temps de ranger vos outils de travail sous peine de vous laisser dépasser par la quantité d’informations et de documents que vous aurez à gérer. Vous devez aussi aider votre équipe à acquérir une bonne organisation : proposez une logique de classement pour le réseau informatique, prenez l’initiative de réorganiser correctement les papiers administratifs, proposez des processus pour partager les agendas… Bref, montrez l’exemple en matière d’organisation!
4. Saisissez les caractéristiques de chaque projet. Que ce soit pour éviter de sombrer dans l’ennui ou pour parer les erreurs d’inattention en répétant systématiquement les mêmes opérations pour tous vos projets, veillez à bien déterminer les caractéristiques propres à chacune de vos missions.
5. Dans le doute, posez des questions. Il n’y a pas de honte à vous renseigner pour obtenir des précisions ou pour vous assurer que vous avez bien compris ce que votre employeur vous demande. Veillez à trouver le bon interlocuteur et faites en sorte de regrouper vos questions plutôt que de le déranger plusieurs fois.
6. Restez présent à votre poste. Prendre les appels, accueillir les clients, assister vos collègues… pour toutes ces tâches centrales, mieux vaut rester proche de votre bureau. Votre absence sera d’autant plus remarquée si quelqu’un est obligé de vous remplacer. Votre travail consiste à faciliter celui de votre équipe ; si les rôles s’inversent, votre utilité au sein de l’entreprise pourrait être remise en question…
7. Soignez votre présentation. N’oubliez pas que vous êtes la voix et le visage de votre entreprise. Vous serez souvent la première et la dernière personne que les visiteurs et les clients rencontreront ou appelleront. Il est donc essentiel de faire attention à votre présentation physique et téléphonique. Adaptez-vous au style de votre entreprise pour correspondre à son esprit : une agence de communication ne renvoie pas la même image qu’un cabinet comptable.
8. Renseignez-vous sur les activités et les objectifs de votre entreprise. Votre curiosité vous permettra de mieux aborder votre travail quotidien, car vous connaîtrez dans leur globalité les tenants et les aboutissants de chaque projet. En vous intéressant au fonctionnement et aux réalisations de votre entreprise, vous discernerez mieux l’utilité de chacune de vos missions et pourrez être à même de tenir un rôle de conseiller sur certains projets.
9. Saisissez les occasions de vous former. Pour évoluer professionnellement, mieux vaut être à jour sur vos connaissances. Ne perdez jamais une occasion de vous améliorer sur vos outils de travail, votre secteur, vos activités. Que ce soit au sein de votre entreprise, grâce à l’aide de vos collègues ou en participant à des formations externes, vous gagnerez toujours à apprendre tout le long de votre carrière.
10. Honnêteté et discrétion : les maîtres mots de la profession. Au cours de votre carrière, vous aurez à gérer des documents souvent confidentiels. Prenez garde à ne jamais ébruiter des informations. Votre responsable compte sur votre discrétion et votre droiture. Méfiez-vous des discussions de couloir, certains curieux pourraient être tentés de vous faire parler!