Réceptionniste et responsable du milieu de vie

Job summary

Welcome and direct visitors, answer and route calls in French and English, manage shared inboxes, and provide administrative support to several teams. Maintain office supplies and services, coordinate business meals and travel, prepare meeting rooms, and help organize office events and special projects.

Job details

Québec · Présentiel · Lundi au vendredi, 8 h 30 à 16 h 30 Tu as le service à cœur, tu es débrouillard(e) et tu aimes quand les journées ne se ressemblent pas? Nous cherchons la personne qui accueillera nos visiteurs avec le sourire et qui deviendra la référence de ses collègues au quotidien. À propos d’EgR EgR est un cabinet québécois de courtage en assurance de dommages et de cautionnement qui accompagne les moyennes et grandes entreprises partout au Canada. Fondé en 2015, le cabinet compte aujourd’hui 225 collaborateurs répartis dans plusieurs bureaux au Québec. Ton rôle Au cœur du bureau, tu offres un accueil chaleureux à nos visiteurs et tu assures le bon fonctionnement de la réception. Tu soutiens aussi l’équipe administrative dans divers mandats et tu contribues à faire de notre milieu de travail un endroit agréable et bien organisé. Grâce à ton sens du service et à ta débrouillardise, tu deviens rapidement un repère pour tes collègues. Accueil et service Accueillir les visiteurs et les diriger avec courtoisie; Répondre aux appels en français et en anglais et les acheminer à la bonne personne; Gérer les boîtes courriels partagées; Faire circuler l’information au cœur du bureau. Soutien administratif Épauler la coordonnatrice des services administratifs, les ressources humaines et l’adjointe de direction dans divers mandats; Récupérer des rapports sur les portails des assureurs et coordonner les demandes d’accès informatiques; Faire le suivi des dépenses de formation (loi du 1 %); Gérer le courrier, les colis et la numérisation. Milieu de vie Gérer les inventaires de papeterie et de fournitures, puis passer les commandes et les appels de service auprès des fournisseurs; Organiser les dîners d’affaires et les déplacements (restaurants, train, vols); Préparer les salles de réunion (café, eau, vidéoconférence); Participer à l’organisation des événements au bureau et à des projets spéciaux. Ton profil Le service à la clientèle, c’est ta force : tu es accueillant(e), patient(e) et souriant(e); Tu es débrouillard(e) : devant un imprévu, tu cherches une solution avant de lever la main; Tu es polyvalent(e) et tu sais gérer plusieurs priorités en même temps; Tu es organisé(e), minutieux(se) et discret(ète); Tu as une très bonne maîtrise du français écrit et parlé; Tu as une bonne maîtrise de l’anglais oral et écrit. Elle est requise au quotidien pour répondre aux appels et aux courriels de clients, fournisseurs et partenaires situés partout au Canada; Une expérience en service à la clientèle ou en réception et un DEP sont des atouts. Ce qu’on t’offre Une ambiance où le plaisir et la collaboration font partie de notre ADN; Des journées de congé pour raisons personnelles; De la formation payée par l’employeur et le soutien de l’équipe tout au long de ton parcours; Des assurances dentaires, médicaments, paramédicaux et voyage; Un programme d’aide aux employés et un accès à la télémédecine; Une aide financière pour l’activité physique et la santé mentale. Tu te reconnais ? Postule dès maintenant !

What you’ll do

Welcome and direct visitors, answer and route calls in French and English, manage shared inboxes, and provide administrative support to several teams. Maintain office supplies and services, coordinate business meals and travel, prepare meeting rooms, and help organize office events and special projects.

Requirements

The role calls for strong customer service, resourcefulness, versatility, organization, attention to detail, and discretion. Excellent spoken and written French and good spoken and written English are required; customer service or reception experience and a vocational diploma are assets.

Benefits

• Personal Days Off
• Employer-Paid Training
• Dental Insurance
• Prescription Drug Coverage
• Paramedical Coverage
• Travel Insurance
• Employee Assistance Program
• Telemedicine
• Financial Assistance for Physical Activity and Mental Health

Listed skills

• Customer service · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Vendor Coordination · Preferred
• telephone communication · Preferred
• Inventory management · Preferred
• Bilingual communication · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Customer Service
• Reception
• Visitor Greeting
• Telephone Communication
• Bilingual Communication
• Shared Email Management
• Administrative Support
• Information Sharing
• Expense Tracking
• Mail and Package Handling
• Document Scanning
• Inventory Management
• Vendor Coordination
• Business Travel Coordination
• Meeting Room Preparation
• Event Planning

Job areas

• Administrative
• Customer Service & Support