Adjoint administratif

Job summary

Support the association and its software subsidiary by assisting the board, preparing meeting minutes, handling calls and emails, coordinating administrative files, and communicating with members and clients. Provide customer service, support membership administration, help organize events, and perform basic accounting tasks such as processing and depositing checks.

Job details

Vous avez une belle plume, un excellent sens de l’organisation et le service à la clientèle à cœur? On vous reconnaît pour votre rigueur, votre fiabilité et votre capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément? Nous aimerions vous rencontrer! L’Association des médecins vétérinaires praticiens du Québec (AMVPQ) est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour se joindre à son équipe. Dans ce poste polyvalent, vous travaillerez pour l’AMVPQ ainsi que DSAHR, une entreprise spécialisée dans le développement de logiciels en santé animale, détenue à 100 % par l’Association. Votre rôle au quotidien En étroite collaboration avec le directeur général et les membres de l’équipe, vous contribuerez au bon fonctionnement des deux organisations, notamment en : * Soutenant le conseil d’administration et en rédigeant les procès-verbaux des réunions; * Recevant les appels et les courriels, en répondant aux demandes ou en les dirigeant vers les bonnes personnes; * Assurant les suivis administratifs et la coordination de plusieurs dossiers; * Préparant et en effectuant des envois de masse aux membres et aux clients; * Offrant un service à la clientèle attentionné et professionnel; * Assurant le suivi des membres, des adhésions et des communications; * Participant à l’organisation et au déroulement du congrès annuel, de webinaires et d’autres événements; * Effectuant certaines tâches de soutien comptable, notamment l’encaissement et le dépôt de chèques. Le profil que nous recherchons Nous recherchons avant tout une personne : * Organisée et rigoureuse, capable de gérer efficacement ses priorités; * Autonome, débrouillarde et proactive, qui sait prendre des initiatives et mener ses dossiers à terme; * Fiable et minutieuse, avec un réel souci du détail; * Excellente en communication, avec une très bonne maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit; * Polyvalente et adaptable, capable de coordonner plusieurs dossiers et de s’ajuster aux imprévus; * Dotée d’un excellent sens du service à la clientèle, faisant preuve d’écoute, de jugement et de professionnalisme; * À l’aise avec Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint et Outlook) ainsi qu’avec Adobe. Une formation en secrétariat, en bureautique ou dans un domaine connexe, ou encore une expérience pertinente, sera considérée. Des notions de comptabilité et un anglais fonctionnel constituent des atouts. Que vous soyez en début de carrière ou que vous possédiez déjà de l’expérience, votre candidature nous intéresse! Les personnes nouvellement diplômées sont les bienvenues. Pourquoi vous joindre à nous? * Poste permanent de 35 heures par semaine; * Télétravail avec une seule journée obligatoire au bureau par semaine, * Vacances reconnues selon votre expérience; * Assurances collectives payées à 50 % par l’employeur, incluant les soins dentaires, de la vue et paramédicaux; * Assurance invalidité, service de télémédecine et rabais sur votre forfait cellulaire; * Une équipe à taille humaine, un environnement collaboratif et une intégration structurée avec accompagnement. Cette occasion vous interpelle? 📩 Faites parvenir votre CV et votre lettre de motivation à amvpq@amvpq.ca avant le 29 octobre 2026. Au plaisir de faire votre connaissance! L’AMVPQ remercie toutes les personnes qui soumettront leur candidature. Seules les personnes retenues seront contactées. Moi

What you’ll do

Support the association and its software subsidiary by assisting the board, preparing meeting minutes, handling calls and emails, coordinating administrative files, and communicating with members and clients. Provide customer service, support membership administration, help organize events, and perform basic accounting tasks such as processing and depositing checks.

Requirements

The ideal candidate is organized, reliable, proactive, detail-oriented, adaptable, and skilled in customer service and communication, with strong spoken and written French. Comfort with Microsoft 365 and Adobe is expected; relevant training or experience is considered, while accounting knowledge and functional English are assets.

Benefits

• Paid Vacation Based on Experience
• Group Insurance Partially Paid by Employer
• Dental, Vision, and Param medical Care Coverage
• Disability Insurance
• Telemedicine Service
• Mobile Plan Discount
• Structured Onboarding and Support

Listed skills

• Adobe · Preferred
• Customer service · Preferred
• written communication · Preferred
• Organization · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Microsoft 365 · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Prioritization · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Support
• Board Support
• Meeting Minutes
• Customer Service
• Administrative Follow-Up
• File Coordination
• Mass Communications
• Membership Administration
• Event Coordination
• Basic Accounting Support
• Organization
• Prioritization
• Written Communication
• Microsoft 365
• Adobe
• Attention to Detail

Job areas

• Administrative
• Customer Service & Support
• Finance & Accounting
• Software
• Healthcare