Office Assistant

Job summary

Support daily office operations by handling phone inquiries, scheduling appointments, managing correspondence, and organizing documents. Prepare meetings, assist visitors, and ensure office equipment and supplies are reliably maintained.

Job details

Unternehmensbeschreibung Blockchain for the Next Billion ist die exklusive LinkedIn-Plattform für zugängliche und verständliche Inhalte rund um Blockchain-Technologie. Das Unternehmen verfolgt das Ziel, Blockchain, KI und Fintech zu entmystifizieren und einem breiten Publikum praxisnah zu erklären. Im Fokus steht, die nächsten Milliarden Nutzer:innen mit Wissen auszustatten, um die Chancen dieser Technologien sicher und kompetent nutzen zu können. Bewerbende treffen auf ein Umfeld, das Wert auf klare Kommunikation, Bildung und technologische Innovation legt. Rollenbeschreibung Als Office Assistant unterstützen Sie den täglichen Büroablauf und sorgen für eine effiziente Organisation des Arbeitsumfelds. Zu Ihren Aufgaben gehören die Bearbeitung von Telefonanfragen, die Koordination von Terminen, das Führen von Korrespondenz sowie die Verwaltung und Ablage von Dokumenten. Sie kümmern sich um die Vorbereitung von Meetings, die Betreuung von Besucher:innen und den zuverlässigen Einsatz von Büroausstattung und -materialien. Die Position ist in Teilzeit angesetzt, findet vollständig vor Ort statt und ist in Toronto, ON, angesiedelt. Qualifikationen Sie verfügen über professionelle Telefonkompetenz und angemessene Phone Etiquette im Umgang mit internen und externen Ansprechpartner:innen. Sie bringen Erfahrung in administrativer Unterstützung und klassischen Clerical Skills mit, einschließlich Terminverwaltung, Dokumentenorganisation und Datenpflege. Sie besitzen ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, um Informationen klar und respektvoll mündlich wie schriftlich zu vermitteln. Sie sind sicher im Umgang mit Office Equipment und gängigen Büro- und Kollaborationstools (z. B. Drucker, Scanner, MS Office, Online-Kalender). Zusätzlich von Vorteil sind Organisationsstärke, Zuverlässigkeit, Diskretion, grundlegendes Interesse an Themen wie Blockchain, KI und Fintech sowie gute Englischkenntnisse; eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsnahe Ausbildung ist wünschenswert

What you’ll do

Support daily office operations by handling phone inquiries, scheduling appointments, managing correspondence, and organizing documents. Prepare meetings, assist visitors, and ensure office equipment and supplies are reliably maintained.

Requirements

Candidates should have professional telephone skills, administrative or clerical experience, and strong written and verbal communication abilities. Familiarity with office equipment and common office and collaboration tools is expected; organizational ability, reliability, discretion, and an interest in blockchain, AI, or fintech are advantageous.

Listed skills

• Appointment Scheduling · Preferred
• written communication · Preferred
• Organization · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• Data entry · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Telephone Etiquette
• Administrative Support
• Clerical Skills
• Appointment Scheduling
• Document Management
• Data Entry
• Written Communication
• Verbal Communication
• Office Equipment Operation
• Microsoft Office
• Online Calendar Management
• Meeting Preparation
• Visitor Reception
• Organization
• Discretion

Job areas

• Administrative
• Technology
• Customer Service & Support