Administrative Assistant

Job summary

The administrative assistant provides comprehensive support to the team by managing correspondence, budgets, and office logistics. Responsibilities include scheduling, meeting coordination, data entry, and maintaining office inventory.

Job details

Official Internal Job Title: Administrative Assistant Status: Regular Job Description: En tant que secrétaire, votre rôle consiste à assurer un support à l'équipe dans l'exécution des tâches administratives variées pour maintenir l'efficacité des opérations. Vous vous réaliserez dans les fonctions suivantes : Transcrit et rédige des lettres, des textes, des tableaux ou des présentations à partir de notes, d’enregistrements ou de manuscrits. Aide à la préparation des budgets et effectue la saisie informatique des données. Conçoit certains rapports, en assure leur mise à jour, les imprime et les distribue. Reçoit et achemine les appels téléphoniques, fournit les renseignements d’usage, s’il y a lieu, prend en note les messages et accueille les visiteurs. Assiste à des comités, rédige les comptes rendus et voit à la planification et au suivi des divers comités. Prépare les comptes de dépenses et les autorisations de débours. Tient à jour l’agenda du directeur, les dossiers et les registres. Assure la logistique d’événements spéciaux de la direction. Reçoit, ouvre, trie et distribue le courrier. Saisit les permis d’absences de tous les employés de la direction. Maintient un inventaire suffisant de matériel, d’articles de bureau et informatiques nécessaires au bon fonctionnement du service. Effectue le classement des dossiers et documents de la direction. Vos talents et vos qualifications : Diplôme d’études collégiales en technique bureautique ou l’équivalent. Douze (12) mois d’expérience pertinente. Maîtrise de la langue française tant parlée qu’écrite. Les candidats devront se soumettre à un test de français. Beneva is an equal opportunity employer, so we encourage all Women, persons with disabilities, Indigenous people as well as visible and ethnic minorities to apply. Purpose : True to its purpose, Beneva places people at the heart of its actions and contributes to the well-being of the community. It accompanies its clients in all stages of their lives, both for their insurance and for their financial services. Follow us on Instagram ! @beneva.ca

What you’ll do

The administrative assistant provides comprehensive support to the team by managing correspondence, budgets, and office logistics. Responsibilities include scheduling, meeting coordination, data entry, and maintaining office inventory.

Requirements

Candidates must hold a college diploma in office technology or an equivalent qualification. A minimum of 12 months of relevant experience and proficiency in French are required.

Listed skills

• Filing · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• telephone communication · Preferred
• Data entry · Preferred
• Event Logistics · Preferred
• Inventory management · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative support
• Transcription
• Budget preparation
• Data entry
• Report generation
• Telephone communication
• Meeting minutes
• Expense reporting
• Calendar management
• Event logistics
• Mail distribution
• Inventory management
• Filing
• Office software proficiency
• Calendar Management
• Mail Distribution
• Administrative Support
• Expense Reports
• Software Proficiency
• Budgeting
• Clerical Works
• Communication
• Data Entry
• Expense Management
• Financial Services
• French Language
• Inventory Management
• Taking Meeting Minutes
• Scheduling
• Coordinating
• Transcribing

Job areas

• Administrative
• Finance & Accounting
• Administrative Assistant
• Office / Administrative Assistant (General)
• Administrative and Executive Secretaries
• Secretaries and Administrative Assistants, Except Legal, Medical, and Executive