Adjoint administratif / Adjointe administrative du directeur de la sécurité institutionnelle

Job summary

Provide executive, administrative, and operational support to the Director of Institutional Security, coordinating the office’s daily activities, priorities, schedule, meetings, travel, and information flow. Track files, deadlines, and inquiries; liaise with internal and external stakeholders; prepare and format documents and minutes; and provide bilingual translation and quality control.

Job details

DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES HUMAN RESOURCES DIRECTORATE Adjoint administratif / Adjointe administrative du directeur de la sécurité institutionnelle No du processus de sélection : 13564405 Direction : Sécurité institutionnelle Classification : SEN 5: 65 482 $ - 82 858 $ Type d’emploi : Nomination pour une durée déterminée (6 mois et -) Lieu de travail : Ottawa, Ontario, Canada Date de clôture : Le jeudi 19 novembre 2026 À propos du Sénat Le Sénat joue un rôle unique dans le façonnement de la démocratie canadienne. En tant que membres de la Chambre haute du Parlement, les sénateurs étudient des projets de loi, examinent des politiques d’intérêt public, défendent des causes et participent à la diplomatie interparlementaire. Le Sénat est un lieu de travail formé de gens dynamiques qui représentent la diversité des talents, des parcours et des perspectives au Canada. Nous nous engageons à créer et à maintenir un lieu de travail diversifié et inclusif où chacun a le plein accès à l’égalité en emploi, au perfectionnement et à l’avancement. Faites progresser votre carrière en vous joignant à une équipe de professionnels dévoués qui ont à cœur l’excellence des services offerts aux sénateurs et à l’institution. Votre contribution Vous aimez travailler dans un milieu dynamique où les priorités évoluent? Vous excellez à structurer le travail, à coordonner des activités et à assurer le suivi de dossiers complexes et délicats? À titre d’adjointe administrative ou d’adjoint administratif au sein de la Direction de la sécurité institutionnelle (DSI) du Sénat, vous offrirez un soutien exécutif, administratif et opérationnel au directeur. Vous assurerez la coordination globale et la gestion quotidienne de son bureau, tout en gardant une vue d’ensemble des activités et des priorités de la Direction. Vous coordonnerez les priorités et les activités administratives, assurerez le suivi des dossiers, des échéanciers et des demandes de renseignements, et appuierez la planification et la coordination des activités de gestion. Comme principal point de coordination avec les intervenants internes et externes, vous faciliterez la circulation de l’information entre les équipes. Vos tâches comprendront également la gestion de l’agenda, la coordination des réunions et des déplacements, la rédaction et la mise en forme de documents et de procès-verbaux, ainsi que la gestion de l’information. Vous offrirez aussi un soutien bilingue en traduction, en contrôle de la qualité et en mise en forme de documents. Ce rôle exige du jugement, de la discrétion, un excellent sens de l’organisation et la capacité d’anticiper les besoins et de gérer des priorités concurrentes. Votre initiative, votre capacité d’adaptation et votre esprit de collaboration contribueront à l’excellence du service. Admissibilité Le grand public pour doter un (1) poste à temps plein d’une durée de moins de six (6) mois dans la direction de la sécurité institutionnelle. Il pourrait être utilisé pour pourvoir d’autres postes à durée déterminée ou indéterminée de même niveau et comportant des exigences similaires. Le Sénat du Canada est déterminé à mettre en place une main-d’œuvre qualifiée, reflétant la diversité des Canadiens que nous servons, en commençant par un processus d'embauche inclusif et sans obstacle. Vous pouvez présenter votre candidature dans la langue officielle de votre choix (anglais ou français) et demander des mesures d’adaptation à n'importe quelle étape du processus d'évaluation. Toutes les informations reçues à ce sujet resteront confidentielles. Nous encourageons l'équité en matière d'emploi et vous encourageons à indiquer si vous appartenez à l'un des groupes désignés lorsque vous posez votre candidature. Conditions préalables Au moins trois (3) années d’expérience en soutien administratif dans un environnement de bureau, notamment dans la coordination de réunions et d’activités administratives, la rédaction de correspondance, la préparation de documents d’information et de rapports, ainsi que la gestion de dossiers électroniques; Expérience en soutien au sein du bureau d’un cadre supérieur, notamment dans la coordination des priorités, le suivi des dossiers, des échéanciers et des demandes de renseignements, la gestion de la correspondance et de la circulation de l’information, ainsi que la liaison avec les intervenants internes et externes; Souci du détail et solides compétences en recherche, en analyse et en communication écrite, y compris la capacité de préparer des documents clairs et professionnels; Maîtrise des outils MS Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint et Teams); Excellentes compétences organisationnelles et interpersonnelles, capacité à travailler de façon autonome et en collaboration, à gérer des priorités concurrentes et à communiquer efficacement dans les deux langues officielles (français et anglais); Capacité à traduire, à réviser et à corriger des documents en français et en anglais, notamment des documents d’information, des présentations, des rapports et des communiqués; La connaissance du Sénat, de ses politiques ou du milieu parlementaire est considérée comme un atout; Une expérience de travail dans un milieu de la sécurité constitue un atout important. Exigences linguistiques Compréhension de l’anglais écrit : C Expression de l’anglais à l’écrit : C Intéraction orale en anglais : C Compréhension du français écrit : C Expression du français à l’écrit : C Intéraction orale en français: C Compétences Intégrité Respect Service Communication Capacité d'adaptation Fiabilité Jugement Travail d’équipe et coopération Gestion de l’action Besoins organisationnels Le Sénat du Canada est résolu à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif où tout le personnel a un accès complet et équitable à l’emploi, au perfectionnement professionnel et à l’avancement. Conditions d’emploi Les candidats doivent consentir à fournir des informations personnelles et obtenir une accréditation de sécurité pour être admissibles à une nomination. Ce poste nécessite de travailler à des heures irrégulières et/ou de faire des heures prolongées à l'occasion. Les personnes qui postulent doivent être légalement autorisées à travailler au Canada. Veuillez conserver une copie de l’affiche du poste, car elle ne sera plus accessible après la date limite de candidature.

What you’ll do

Provide executive, administrative, and operational support to the Director of Institutional Security, coordinating the office’s daily activities, priorities, schedule, meetings, travel, and information flow. Track files, deadlines, and inquiries; liaise with internal and external stakeholders; prepare and format documents and minutes; and provide bilingual translation and quality control.

Requirements

Applicants must have at least three years of office administrative support experience, including experience supporting a senior executive and coordinating priorities, correspondence, meetings, records, and stakeholder communications. They must be proficient in Microsoft Office, communicate and translate effectively in English and French, and demonstrate strong organization, judgment, research, analysis, and interpersonal skills; security-sector experience and knowledge of the Senate are assets.

Listed skills

• Administrative Support · Preferred
• scheduling · Preferred
• document preparation · Preferred
• written communication · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• Organization · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Support
• Executive Support
• Meeting Coordination
• Scheduling
• Correspondence Writing
• Document Preparation
• Records Management
• Information Management
• Bilingual Translation
• Editing and Proofreading
• Research
• Written Communication
• Microsoft Office
• Organization
• Judgment
• Stakeholder Coordination

Job areas

• Administrative
• Government & Public Sector
• Security & Safety

More jobs from Senate of Canada | Sénat du Canada