Adjoint·e administratif·ve et aux opérations / Administrative and Operations Assistant

La Fondation Miriam et le Centre d’apprentissage et de recherche Abe Gold sont à la recherche d’un·e Adjoint·e administratif·ve et aux opérations hautement organisé·e et proactif·ve pour soutenir les services cliniques, les programmes, les événements et les opérations de la Fondation. Ce rôle partagé est essentiel au fonctionnement quotidien des deux organisations et comporte un large éventail de responsabilités administratives, de coordination et de soutien opérationnel. Le poste comprend également des tâches à l’accueil et à la réception, assurant une expérience professionnelle et chaleureuse pour les familles, les partenaires et les visiteurs. Responsabilités principales : Soutien administratif et opérationnel aux services cliniques et aux activités de la Fondation Planification et coordination des entrevues, des évaluations d’admission, des réunions et des calendriers internes Accueil des clients, préparation des contrats, gestion des dossiers et saisie de données Administration de la Fondation, incluant le soutien aux donateurs et aux commanditaires, les suivis et la gestion des dossiers (ex. : Blackbaud) Soutien aux événements de la Fondation, aux commandites et aux activités du conseil d’administration Communications internes, préparation de documents et mises à jour de contenu de base Accueil à la réception, coordination des rendez‑vous et service professionnel auprès de la clientèle Profil recherché : Expérience dans un rôle administratif ou de soutien de bureau Excellentes capacités d’organisation et de gestion de plusieurs priorités Excellentes aptitudes en communication Bilinguisme français et anglais Professionnalisme, fiabilité et souci du détail Industrie Organismes sans but lucratif Type d’emploi Temps plein -- The Miriam Foundation and the Gold Learning & Research Centre are seeking a highly organized and proactive Administrative and Operations Assistant to support clinical services, programs, events, and foundation operations. This shared role is central to the day-to-day functioning of both organizations and involves a wide range of administrative, coordination, and operational responsibilities. The position also includes front-desk coverage and client reception, ensuring a professional and welcoming experience for families, partners, and visitors. Key responsibilities include: Administrative and operational support across clinical services and foundation activities Scheduling and coordination of intakes, interviews, meetings, and internal calendars Client onboarding, contract preparation, records management, and data entry Foundation administration, including donor and sponsor support, acknowledgements, and record management (e.g., Blackbaud) Administrative support for foundation events, sponsorships, and board-related activities Internal communications, document preparation, and basic content updates Front-desk reception, appointment coordination, and professional client-facing support Profile we’re looking for: Experience in an administrative or office support role Strong organizational and multitasking skills Excellent communication skills Fluent in English and French Professional, reliable, and detail-oriented Industry Non-profit Organizations Employment Type Full-time

The role involves providing administrative and operational support to clinical services and foundation activities. Key tasks include scheduling, client onboarding, and managing records.

Candidates should have experience in an administrative role and possess strong organizational and communication skills. Bilingualism in French and English is required.

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Support
• Organization
• Multitasking
• Communication
• Bilingual
• Client Reception
• Data Entry
• Record Management
• Event Support
• Scheduling
• Document Preparation
• Professionalism
• Detail-Oriented

Minimum experience

0+ years

Apply by

Dec 26, 2026