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Job details

Job Description: DESCRIPTIF DE POSTE Contexte/Environnement du poste : En tant que véritable partenaire de confiance de la Direction, votre rôle est d'assurer un soutien exécutif et opérationnel de haut niveau. Dans un environnement dynamique et en évolution rapide, vous assurez la fluidité de la coordination des priorités et la livraison efficace des objectifs de l'équipe et de la Direction. Responsabilités ● Coordonner, planifier et gérer de manière proactive les agendas complexes des Directeurs, en veillant à l'optimisation de leur temps. ● Connaître le processus d’achat (DA) et fournir l’aide nécessaire pour le suivi dans le système SAP. ● Effectuer le suivi de la facturation et de la réception, suivre les dépenses du département administratif des directeurs. ● Gérer l'organisation complète des voyages d'affaires (réservations, itinéraires, logistique) et assurer la préparation des notes de frais (rapports de dépenses) des directeurs. ● Assurer un bon suivi hebdomadaire de la main d’œuvre. ● Accompagner l’adjointe exécutive dans la planification et la coordination des grands événements. ● Suivi des comptes: création des profils pour les nouveaux arrivants, fermetures lors des départs ● Maintenir une bonne connaissance et application des politiques et procédures de l’entreprise afin de pouvoir fournir un support fiable et cohérent à l'équipe. ● Gérer l'inventaire des fournitures de bureau. ● Rédiger de la correspondance interne et externe, autant en français qu’en anglais. ● Effectuer toute autre tâche connexe requise PROFIL RECHERCHÉ ● Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques administratives, bureautique ou toute autre formation jugée pertinente. ● Minimum de cinq (5) années d'expérience dans un rôle similaire d'Adjoint(e) de Direction ● Bilinguisme essentiel (français et anglais) ● Maîtrise avancée de la suite Google Workspace ou MS Office. ● Capacité démontrée à gérer l'agenda et la logistique (déplacements complexes, réunions) des directeurs. ● Solide capacité à prioriser les tâches, à gérer l'urgence et le stress, et à mener de front plusieurs dossiers complexes. ● Organisé(e), autonome et rigoureux(se), capable de travailler de manière proactive avec un souci du détail impeccable. This job requires an awareness of any potential compliance risks and a commitment to act with integrity, as the foundation for the Company’s success, reputation and sustainable growth. Company: Airbus Atlantique Canada Inc. Contract Type: Permanent ----- Experience Level: Professional Job Family: Administration / Documentation By submitting your CV or application you are consenting to Airbus using and storing information about you for monitoring purposes relating to your application or future employment. This information will only be used by Airbus. Airbus is committed to achieving workforce diversity and creating an inclusive working environment. We welcome all applications irrespective of social and cultural background, age, gender, disability, sexual orientation or religious belief. Airbus is, and always has been, committed to equal opportunities for all. As such, we will never ask for any type of monetary exchange in the frame of a recruitment process. Any impersonation of Airbus to do so should be reported to [email protected] [[email protected]]. At Airbus, we support you to work, connect and collaborate more easily and flexibly. Wherever possible, we foster flexible working arrangements to stimulate innovative thinking.

What you’ll do

Provide high-level executive and operational support to Directors, including complex calendar and travel management. Handle administrative tasks such as SAP purchasing, billing follow-ups, and internal/external correspondence in French and English.

Requirements

Requires a college diploma in administrative techniques and at least five years of experience in a similar executive assistant role. Essential requirements include bilingualism in French and English and advanced proficiency in Google Workspace or MS Office.

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Executive Support
• Calendar Management
• SAP
• Travel Coordination
• Expense Reporting
• Bilingualism
• Google Workspace
• MS Office
• Administrative Coordination
• Priority Management
• Office Management
• Business Correspondence

Job areas

• Administrative
• Management & Leadership
• Manufacturing
• Transportation