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Job details

English will follow QUI NOUS SOMMES Sid Lee est un collectif créatif multidisciplinaire qui cherche à briser l’ordinaire pour repenser la façon dont les marques connectent par la créativité, la culture, l'innovation et le design. Plus de 300 artisan·e·s travaillent avec cœur comme une seule équipe à partir des bureaux de Montréal, Toronto, New York, Paris, Londres et San Francisco. En défiant les attentes, notre travail définit l’avenir des marques et le monde qui les entoure. Sa communauté créative inclut aussi Yard, Digital Kitchen, Sid Lee Sport, Sid Lee Architecture et Haigo. Sid Lee puise dans sa riche palette de disciplines, allant de l’artisanat à la culture et à l’innovation, afin de permettre à ses client·e·s de se surpasser afin de gagner la confiance de leur clientèle et d’accroître leur influence. Sid Lee fait partie de kyu, un collectif mondial d’entreprises créatives de premier plan établi par Hakuhodo DY Holdings. Sid Lee est également à l’origine de C2 Montréal, l’une des plus grandes conférences internationales consacrées à la créativité en affaires. RÔLE Nul besoin de le cacher, nos leaders ont des tendances de savants fous : Experts dans leur domaine, mais un tantinet désorganisé. Pour les aider à être au-dessus de leurs affaires et ne rien échapper, on recherche un.e pro de l’organisation et du multitâche. Au quotidien tu vas: mettre de l’ordre dans leur agenda, leur donner les outils nécessaires pour effectuer leur travail et réaliser toutes autres tâches susceptibles de leur simplifier la vie et leur permettre de mettre leur énergie où ça compte vraiment. Si tu comprends ce que secret professionnel veut dire, que tu sais t’adapter aux environnements semi-chaotique et constamment en changement et que tu crois pouvoir gérer un petit troupeau d’exécutif.ve.s en milieu d’agence créative, tu es LA personne qu’il nous faut! RESPONSABILITÉS Gérer l’agenda, les courriels et les appels, les pigeons voyageurs, les faxes et les télégrammes chantés; Organiser la logistique des réunions - beaucoup de réunions, toujours plus de réunions; Agir comme agence de voyage: Coordonner tous les préparatifs de voyage et les rencontres tenues à l’extérieur du bureau (itinéraires, avions, hôtels, véhicules, etc.); S’occuper des suivis de différentes demandes ou dossiers - organisation de post-its, envois de Slack à profusion, courir après certains documents, rendre des comptes, etc.; Traiter des documents confidentiels - d’où la nécessité du secret professionnel; Remplir des feuilles de temps et comptes de dépenses - genre retrouver des factures perdues et éplucher les meetings passés; Préparer divers documents comme des mémos, lettres et présentations - Pas besoin d’être un pro de design, on a des templates pour t’aider; Gérer certains projets spéciaux - genre Mission Impossible ou James Bond; Préparer l’ordre du jour des rencontres et prendre les minutes au besoin - Rassembler toutes les idées en un document qui se tient et qui fait du sens; Avoir du fun. Ben oui, on est une belle équipe, on veut que tu sentes que tu fais partie de la famille et que tu trip avec nous. REQUIS Expérience dans un poste similaire ou ambitions sans limite qui te permettront de bien réussir les tâches ci-haut; Être à l’aise avec la technologie, les macs et les logiciels comme Outlook, Keynote, Word, Google suite, etc.; Maitrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit : capable de rédiger des textes professionnels sans fautes et de s’exprimer clairement pendant des réunions. WHO WE ARE Sid Lee is a multidisciplinary creative collective striving to make a difference and celebrating culture with bold ideas. Over 300 artisans work as one team from offices in Montreal, Toronto, New York, Paris, London, and San Francisco. They strive to break the ordinary through brand building, brand expression and brand experience. Its creative community also includes Yard, Digital Kitchen, Sid Lee Sport, Sid Lee Architecture, and Haigo. Alongside daring clients, Sid Lee draws on its rich collection of disciplines: from craft to culture and innovation, empowering its clients to outperform their competitors, earn the trust of their customers, and increase their influence. Sid Lee is a member of kyu, a collective of top-tier global creative companies established by Hakuhodo DY Holdings. Sid Lee also imagined C2 Montréal, one of the largest creative-business conferences in the world ROLE No need to hide it, our leaders have mad scientist tendencies: experts in their fields, but a tad disorganized. To help them stay on top of things and not miss a neat, we're looking for an organizational and multitasking pro. On a daily basis, you will: put their agenda in order, give them the tools to do their job, and perform any other tasks that will simplify their life and allow them to put their energy where it really counts. If you understand what professional secrecy means, are able to adapt to semi-chaotic and constantly changing environments, and believe you can manage a small herd of executives in a creative agency environment, you are THE person we need! RESPONSIBILITIES Manage schedules, emails, and calls; Organize meeting logistics; Coordinate travel preparations and meetings held outside the office (itineraries, flights, hotels, transportation, etc.); Manage and follow up on various requests and files; Handle confidential information; Submit timesheets and expense accounts; Write and format various documents such as memos, letters, and presentations; Follow up on and finalize certain special projects; Prepare the order of the day and take meeting minutes; Carry out tasks related to partners’ personal lives, such as travel coordination and invoice payment; Support the associates in the development of certain activities such as business development, new management tools and organizational structure. REQUIREMENTS Experience in a similar position or unlimited drive that will allow you to succeed in the above tasks Comfortable with technology, Macs, and software such as Outlook, Keynote, Word, Google suite, etc. Fluency in French and English, both written and spoken: able to write professional texts without mistakes and express yourself clearly during meetings. Fière de souscrire au principe de l’égalité d’accès à l’emploi, Sid Lee s’engage à créer un milieu de travail reflétant la diversité. Tous les candidates et candidats qualifiés sont pris en considération, sans égard à leur citoyenneté, ethnicité, race, couleur, religion, genre, identité ou expression de genre, orientation sexuelle, handicap, âge ou statut de vétéran. Nous encourageons les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les membres de minorités visibles à postuler nos emplois. Proud to be an equal opportunity employer, Sid Lee is committed to creating a diverse work environment. All qualified applicants are considered without regard to citizenship, ethnicity, race, colour, religion, gender, gender identity or expression, sexual orientation, genetics, disability, age or veteran status. We encourage women, Indigenous people, persons with disabilities and members of visible minorities to apply.#LI-Hybrid

What you’ll do

The executive assistant will manage complex schedules, travel logistics, and meeting coordination for the leadership team. They are also responsible for handling confidential documents, processing expenses, and supporting special projects within a creative agency environment.

Requirements

Candidates should have experience in a similar role and possess strong organizational and multitasking abilities. Proficiency in technology, including Mac systems and office software like Outlook and Google Suite, along with fluency in English and French, is required.

Listed skills

• Time management · Preferred
• Google Suite · Preferred
• Communication · Preferred
• Multitasking · Preferred
• Microsoft Word · Preferred
• Project management · Preferred
• Microsoft Outlook · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Executive support
• Calendar management
• Travel coordination
• Multitasking
• Organizational skills
• Confidentiality
• Communication
• Outlook
• Keynote
• Word
• Google Suite
• Time management
• Expense reporting
• Meeting coordination
• Project management
• Influencing Skills
• Influencing Without Authority
• Bilingual (French/English)
• Slack (Software)
• Business Development
• Management
• English Language
• Innovation
• Invoicing
• Taking Meeting Minutes
• Memos
• Microsoft Outlook
• Organizational Structure
• Presentations
• Templates
• Collections
• Google Workspace

Job areas

• Administrative
• Creative & Media
• Management & Leadership
• Executive Assistant
• Administrative and Executive Secretaries
• Executive Secretaries and Executive Administrative Assistants