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Affichage 26-25 (Poste régulier à temps plein**)**

Les énoncés suivants sont destinés à décrire la nature et le niveau de travail général. Ils ne représentent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et aptitudes requises.

L’Université Bishop’s est à la recherche d’un·e Coordonnateur.trice – recrutement, marketing et communications pour un poste régulier à temps plein. Relevant de la Vice-principale associée, recrutement, marketing et communications. La personne titulaire du poste sera responsable du Soutien administratif, opérationnel et de coordination à la Vice-principale associée, Recrutement, marketing et communications (RMC), ainsi qu’aux gestionnaires du portefeuille. Ce rôle veille à l’efficacité des opérations quotidiennes du bureau, soutient le suivi des budgets et des dépenses, gère les processus liés aux contrats et aux fournisseurs, et contribue aux initiatives d’amélioration continue. La semaine de travail sera de 35 heures, du lundi au vendredi, avec des possibilités de soirées et fins de semaine lorsque nécessaire.

Nature des tâches et des responsabilités

Soutien administratif

• Gérer l’agenda de la VPA, planifier les réunions et coordonner les rendez-vous internes et externes ;
• Préparer les notes d’information, ordres du jour, procès-verbaux et résumés des suivis d’actions ;
• Coordonner les arrangements de voyage et traiter les rapports de dépenses connexes ;
• Appuyer la préparation de présentations, de rapports et de communications pour les réunions de la haute direction ;
• Soutenir l’organisation d’événements spéciaux ou de formations, selon les besoins de la VPA (visites de délégations, visites du campus, portes ouvertes), incluant la création et la diffusion d’invitations, la réservation des installations, la coordination du service de traiteur et des services d’entretien, etc. ;
• Fournir un soutien pour la production de rapports externes (Maclean’s, etc.).

Budget, finances et suivi des dépenses

• Assurer le suivi des budgets départementaux et surveiller les dépenses dans l’ensemble des unités du RMC ;
• Préparer des mises à jour budgétaires régulières, des prévisions et des rapports d’écarts pour la VPA et les gestionnaires ;
• Traiter les factures, bons de commande, remboursements et demandes d’approvisionnement ;
• Collaborer avec les équipes des finances et de l’approvisionnement afin d’assurer la conformité aux politiques financières institutionnelles et le respect des échéanciers ;
• Recueillir et vérifier les feuilles de temps et soumettre les heures pour le traitement de la paie ;
• Gérer et suivre les budgets de façon ponctuelle, mensuelle et annuelle.

Soutien aux équipes et aux projets

• Fournir un soutien administratif aux gestionnaires du RMC et à leurs équipes (ex. : planification, documentation, tâches d’intégration) ;
• Appuyer la planification et la logistique des réunions d’équipe, retraites et événements départementaux ;
• Aider au suivi des principales étapes, livrables et échéanciers des projets ;
• Maintenir les lecteurs partagés, les systèmes de classement et les bases de données organisationnelles.

Administration des contrats et des fournisseurs

• Maintenir une base de données des contrats à jour, incluant les échéanciers, alertes de renouvellement et livrables ;
• Soutenir la préparation, la révision et le cheminement des contrats, énoncés des travaux (SOW) et accords de confidentialité (NDA) ;
• Coordonner l’intégration des fournisseurs et s’assurer que toute la documentation requise est complétée ;
• Collaborer avec les gestionnaires afin de suivre le rendement des contrats et d’assurer leur renouvellement ou leur clôture en temps opportun.

Communications et coordination

• Agir à titre de point de contact administratif pour les parties prenantes internes ;
• Rédiger et réviser les communications internes, annonces et correspondances courantes ;
• Assurer l’alignement et la circulation efficace de l’information entre les différentes unités relevant du RMC.

Qualifications et exigences

• Diplôme d’études collégiales (DEC) ;
• Plus de 3 ans d’expérience dans un poste similaire ;
• Bilingue en anglais et en français (oral et écrit) ;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office ;
• Expérience en budgétisation et en finances – très à l’aise avec les chiffres et le suivi des données financières ;
• Excellentes compétences organisationnelles ;
• Capacité d’adaptation dans un environnement dynamique et en constante évolution.

À propos de l’Université Bishop’s

Fondée en 1843, l’Université Bishop’s est située au cœur de Lennoxville dans la région des Cantons-de-l’Est, au Québec. Elle se distingue par son aspect résidentiel et sa taille modeste, de même que par son modèle d’éducation libérale de haute qualité et offre principalement des programmes de 1er cycle. Situés à Sherbrooke, à environ une heure et demie de route au sud-est de Montréal, les Cantons-de-l’Est offrent une atmosphère accueillante et sécuritaire, des activités récréatives de plein air exceptionnelles et une excellente qualité de vie. L’Université Bishop’s est située sur le territoire traditionnel des Abénaquis. Nous reconnaissons leur gestion de cette terre et apprécions le fait que nous sommes tous des invité.e.s sur le territoire abénakis.

Bishop’s est une université anglophone. Elle offre à ses étudiants plus de 100 programmes d’études dans cinq divisions : sciences humaines, sciences naturelles et mathématiques, sciences sociales, administration et éducation.

Le campus de 550 acres comprend 25 bâtiments, dont sept résidences, deux bibliothèques, deux théâtres, des salles de classe exceptionnelles, des laboratoires et des installations sportives, un aréna, une chapelle historique, une salle de concert et une garderie. On y retrouve également un étang, un refuge pour la faune et un terrain de golf.

Ce que nous offrons à nos employé**·e·s:**

• un programme d’assurance collective qui comprend : l’assurance médicaments, l’assurance médicale, les soins de la vue et l’assistance-voyage;

• des vacances généreuses ainsi qu’un congé de 10 jours entre décembre et janvier;

• des horaires flexibles et la possibilité de travailler à domicile lorsque la nature du poste le permet;

• des tarifs préférentiels au centre sportif et au terrain de golf;

• un régime de retraite à prestations déterminées et/ou régime de retraite simplifié;

• un programme d’aide aux employés et à la famille (PAEF);

• des initiatives en matière de développement durable et de bien-être;

• l’accès à des événements culturels et éducatifs en continu

Classification: Classe 10 27.99$ à 36.52$ de l’heure ( poste syndiqué)

L’Université Bishop’s applique un programme d’Accès à l’égalité en emploi issu de la Loi sur l’Accès à l’égalité en emplois des organismes publics. L’université accueille les candidat.e.s qui s’engagent à respecter les valeurs d’équité, de diversité et d’inclusion et qui nous aideront à accroitre notre capacité en matière de diversité et d’inclusion. Nous encourageons les candidatures de membres de groupes historiquement défavorisés et marginalisés, notamment les peuples autochtones, les membres des minorités visibles et ethniques, les personnes handicapées, les femmes et les personnes LGBTQ2S+.

S.V.P. faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation, en indiquant pour quel poste vous appliquez à careers@ubishops.ca.

Date limite pour les candidat·e·s internes : le 22 mai 2026 à 16 h

Date limite pour les candidatures externes : le 31 mai 2026 à 16 h

Tel que prévu à la Convention Collective, la priorité sera accordée à un candidat interne qualifié. Veuillez noter que seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées, et que des tests de sélection peuvent être administrés ; merci pour l’intérêt manifesté. Dans le processus de recrutement, nous fournissons un soutien aux personnes handicapées afin de répondre aux besoins en prévenant et en éliminant les obstacles à l’accessibilité. Si vous nécessitez de mesures d’adaptation pour participer en tant que candidat.e dans le processus de recrutement, veuillez contacter careers@ubishops.ca.

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POSTING 26-25 ( Regular full-time position)

The following statements are intended to describe the general nature and level of work performed. They are not representing an exhaustive list of all responsibilities, duties and skills required.

Bishop’s University is seeking a Coordinator – Recruitment, Marketing and Communications for a regular full-time position. Reporting to the Associate Vice-Principal, Recruitment, Marketing and Communications, the incumbent will be responsible for providing administrative, operational, and coordination support to the Associate Vice-Principal, Recruitment, Marketing and Communications (RMC), as well as to the managers within the portfolio. This role ensures the efficient day-to-day operations of the office, supports budget and expense tracking, manages contract and vendor processes, and contributes to continuous improvement initiatives. The work week will be 35 hours, from Monday to Friday, with occasional evenings and weekends (if applicable).

Nature of duties and responsibilities

Administrative Support

• Manage the AVP’s calendar, schedule meetings, and coordinate internal and external appointments.

• Prepare briefing notes, meeting agendas, meetings minutes and follow‑up action summaries.

• Coordinate travel arrangements and process related expense reports.

• Support preparation of presentations, reports, and communications for senior leadership meetings.

• Support the organization of special events or trainings as required by the AVP (delegation visits, campus tours, open-house,) which could include creating and distributing invitations, booking facilities, catering and maintenance arrangements etc.;

• Provide support for external reporting (Macclean’s, etc.)

Budget, Finance & Expense Tracking

• Track departmental budgets and monitor expenditures across RMC units.
• Prepare regular budget updates, forecasts, and variance reports for the AVP and managers.
• Process invoices, purchase orders, reimbursements, and procurement requests.
• Liaise with finance and procurement teams to ensure compliance with institutional financial policies and deadlines.
• Collect and verify time sheets; submit hours for payroll processing
• Track and manage budgets on an ad hoc, monthly and annual basis;

Team & Project Support

• Provide administrative support for RMC managers and their teams (e.g., scheduling, documentation, onboarding tasks).
• Support planning and logistics for team meetings, retreats, and departmental events.
• Assist with tracking key project milestones, deliverables, and deadlines.
• Maintain shared drives, filing systems, and organizational databases.

Contract & Vendor Administration

• Maintain an up‑to‑date contract database, including timelines, renewal alerts, and deliverables.
• Support preparation, review, and routing of contracts, SOWs, and NDAs.
• Coordinate vendor onboarding and ensure required documentation is completed.
• Work with managers to track contract performance and ensure timely renewals or closures.

Communications & Coordination

• Serve as the administrative point of contact for internal stakeholders.
• Draft and edit internal communications, announcements, and routine correspondence.
• Ensure alignment and information flow across the various units under RMC.

Qualifications and requirements

• College diploma DEC;
• Over 3 years of experience in a similar position;
• Fluent in both English and French (oral and written)
• Proficient with Microsoft Office Suite;
• Budgeting and finance experience – very comfortable with numbers and tracking financial data.
• Exceptional organizational skills;
• Ability to adapt in a dynamic, evolving environment.

About BU

Founded in 1843, Bishop’s is a primarily undergraduate university offering an outstanding liberal education in a small, residential setting in Quebec’s Eastern Townships region. Located in Sherbrooke, about 1.5 hour drive southeast of Montreal, the Eastern Townships offers a safe and welcoming atmosphere, exceptional outdoor recreational opportunities, and a great quality of life. Bishop’s University is located on the traditional and unceded territory of the Abenaki people. We acknowledge their stewardship of this land and appreciate that we are all guests on Abenaki territory.

We offer our students over 100 majors within five academic divisions: humanities, natural sciences and mathematics, social sciences, business, and education. The language of instruction at Bishop’s is English.

Our 550-acre campus contains 25 buildings including seven residences, two libraries, two theatres, outstanding classrooms, laboratory and athletic facilities, an arena, a historic chapel, a music recital hall, and a daycare centre. A duck pond, wildlife refuge, and golf course are also found on campus.

What We Offer – Employees benefit from:

• Medical, vision, health and travel insurance;

• Generous vacation as well as a 10-day holiday break between December and January;

• Flexible scheduling and work from home possibility if applicable;

• Employee discounts to our sports centre and Golf course;

• Defined benefit and/or simplified pension plan;

• Employee Family Assistance Plan (EFAP);

• Sustainable development and Wellness initiatives;

• Access to ongoing cultural and educational events ;

Classification: Class 10 $27.99 to $36.52 per hour ( unionized position)

Bishop’s University implements an equal access employment / program under the Act respecting equal access to employment in public bodies. The University welcomes applicants who are committed to upholding the values of equity, diversity and inclusion and who will assist us expand our capacity for diversity and inclusion. We encourage applications from members of groups that have been historically disadvantaged and marginalized, including Indigenous peoples, visible and ethnic minorities, persons living with disabilities, women and LGBTQ2S+ persons.

If interested, please submit your curriculum vitae and cover letter, including what position you are applying for to careers@ubishops.ca.

Priority deadline for internal applicants: May 22, 2026, at 4:00 p.m.
Closing date for external applicants: May 31, 2026, at 4:00 p.m.

Per the Collective Agreement, priority will be given to qualified internal applicants. Please note that only candidates selected for an interview will be contacted and testing may be required; thank you for your interest. We provide support in the recruitment processes to applicants with disabilities, including accommodation that takes into account an applicant’s accessibility needs. If you require accommodation in order to participate as a candidate in the recruitment process, please contact careers@ubishops.ca.