The Role: We’re looking for a dynamic Freight Forwarding Coordinator with strong freight forwarding experience to manage and coordinate international and domestic shipments across ocean, air, and ground transport. You’ll lead in negotiating rates, booking shipments, preparing documents, and handling invoicing while ensuring smooth operations with clients, carriers, customs brokers, and internal teams. Your freight forwarding knowledge will help navigate the complexities of global logistics. If you're passionate about logistics, thrive in a fast-paced environment, and want to make an impact, we’d love to hear from you!

About Us: Founded in 1947, Gillespie Munro is a full-service Canadian international freight forwarding firm specializing in innovative solutions to meet clients’ and agents’ transportation needs. The company's international operations are divided into four principal areas: international freight forwarding agency, marine chartering, international projects, and air freight. With offices in Montreal, Vancouver, and Toronto, we are currently undergoing growth and the opportunities to expand your career at Gillespie Munro are limitless.

This is an in-office position. Monday – Friday 9am-5pm

Key Responsibilities: General Shipment Coordination: Manage all types of shipments across different transport modes. Coordinate Container & Air Shipments: Oversee regular import/export containers and air freight shipments. Customs Documentation: Ensure all required documents are provided to customs brokers for timely clearance and proper export documentation to avoid issues with carriers. Inland Deliveries: Manage and coordinate inland deliveries for timely execution. Cross-Border Shipments: Arrange shipments from U.S. suppliers to Canadian clients via truck (FTL or LTL), air, or courier. Obtain Quotes/Costs: Request and gather quotes for various shipping services and modes. Quoting: Offer quotes to agents and clients based on shipment details. Client Communication: Keep clients updated on shipment status through email, phone, or spreadsheets (monthly updates for mining accounts). Project Cargo Knowledge: Considered an asset.

Key Attributes: Attention to Detail: Ensure accuracy in shipment documentation and logistics coordination. Multitasking: Manage multiple shipments simultaneously. Problem-Solving: Quickly address shipping or logistics issues. Customer Service: Provide timely updates and effectively address client concerns. Negotiation Skills: Negotiate rates with carriers and suppliers. Organizational Skills: Track shipments, documents, and schedules. Freight Forwarding Knowledge: Understand international shipping, customs, and logistics. Teamwork: Collaborate with internal teams, brokers, carriers, and clients for smooth operations.

Career Rewards: Competitive compensation package Yearly performance reviews Paid vacation and personal time off Prime and scenic office location Fully paid comprehensive benefits package, including dental and vision Group RSP matching

Le rôle : Nous sommes à la recherche d’un(e) Coordonnateur(trice) en Expédition Internationale dynamique, possédant une solide expérience en freight forwarding, pour gérer et coordonner les envois internationaux et nationaux par mer, air et transport terrestre. Vous serez responsable de négocier les tarifs, de réserver les expéditions, de préparer les documents et de gérer la facturation tout en assurant le bon déroulement des opérations avec les clients, les transporteurs, les courtiers en douane et les équipes internes. Vos connaissances en expédition internationale vous permettront de naviguer efficacement dans la complexité de la logistique mondiale. Si vous êtes passionné(e) par la logistique, que vous aimez travailler dans un environnement dynamique et souhaitez avoir un réel impact, nous aimerions vous rencontrer !

À propos de nous : Fondée en 1947, Gillespie Munro est une entreprise canadienne offrant des services complets en expédition internationale et spécialisée dans des solutions innovantes pour répondre aux besoins de transport de ses clients et agents. Les opérations internationales de l’entreprise sont divisées en quatre principaux secteurs : services d’expédition internationale, affrètement maritime, projets internationaux et transport aérien. Avec des bureaux à Montréal, Vancouver et Toronto, nous sommes actuellement en pleine croissance et les possibilités d’évolution de carrière chez Gillespie Munro sont illimitées.

Poste en présentiel. Lundi au vendredi, de 9 h à 17 h

Responsabilités clés : Coordination générale des expéditions : Gérer tous types d’envois, quel que soit le mode de transport. Coordination des expéditions par conteneur et par avion : Superviser les envois réguliers d’importation/exportation par conteneur et par fret aérien. Documents douaniers : Veiller à ce que tous les documents requis soient fournis aux courtiers en douane pour un dédouanement rapide et que la documentation d’exportation soit complète afin d’éviter tout problème avec les transporteurs. Livraisons intérieures : Gérer et coordonner les livraisons terrestres pour assurer leur exécution en temps voulu. Expéditions transfrontalières : Organiser les envois depuis des fournisseurs américains vers des clients canadiens par camion (FTL ou LTL), avion ou service de messagerie. Obtention de soumissions/coûts : Demander et rassembler des soumissions pour différents services et modes de transport. Soumissions aux clients : Fournir des devis aux agents et clients selon les détails des expéditions. Communication avec les clients : Tenir les clients informés de l’état des expéditions par courriel, téléphone ou tableaux de suivi (mises à jour mensuelles pour les comptes miniers). Connaissance du project cargo : Un atout.

Compétences clés : Souci du détail : Assurer l’exactitude de la documentation et de la coordination logistique. Multitâche : Gérer plusieurs expéditions simultanément. Résolution de problèmes : Réagir rapidement aux problèmes logistiques. Service à la clientèle : Fournir des mises à jour rapides et traiter efficacement les préoccupations des clients. Compétences en négociation : Négocier les tarifs avec les transporteurs et fournisseurs. Organisation : Suivre les expéditions, documents et échéanciers. Connaissance du freight forwarding : Comprendre le transport international, la douane et la logistique. Travail d’équipe : Collaborer avec les équipes internes, courtiers, transporteurs et clients pour assurer le bon déroulement des opérations.

Avantages de carrière : Rémunération concurrentielle Évaluations de performance annuelles Vacances payées et congés personnels Bureaux situés dans des emplacements privilégiés Régime complet d’assurances payé (dentaire et vision inclus) Régime collectif d’épargne-retraite (RÉER) avec contribution de l’employeur