Résumé du poste

Le ou la Coordonnateur(trice) des opérations de service assure le soutien administratif, documentaire et réglementaire du département de service dans un environnement en évolution rapide. Le rôle est centré sur la communication avec les clients, la gestion des dossiers dans Salesforce, la conformité aux exigences ISO 13485 et les procédures internes de l’entreprise, ainsi que la coordination des activités internes liées au service. La personne recherchée est organisée, rigoureuse, proactive et motivée par l’amélioration continue des processus.

Responsabilités principales

Communiquer avec les clients pour recueillir l’information liée aux appels de service, fournir des mises à jour et assurer un suivi professionnel. Créer, mettre à jour et maintenir les cas de service, bons de travail et dossiers clients dans Salesforce. Gérer et suivre les contrats de service, échéances, renouvellements et documents associés. Compléter, organiser et archiver la documentation de service (rapports d’installation, formulaires de maintenance, certificats, listes de déballage, etc.) conformément à l’ISO 13485 et aux procédures internes. Préparer et vérifier la documentation requise pour les audits internes, inspections réglementaires et revues de conformité. Coordonner les expéditions, retours, prêts d’équipements et suivi logistique avec les équipes internes. Assurer le suivi des cas ouverts, des délais, des documents manquants et des actions requises. Préparer des devis pour les programmes de service, pièces et contrats. Entrer les commandes de service (équipements, échantillons, contrats, pièces) et assurer le suivi des ETA pour les commandes d’injecteurs. Collaborer avec l’équipe marketing pour maintenir à jour le matériel promotionnel lié aux programmes de service. Participer à l’amélioration continue des processus, modèles de documents, flux de travail et outils administratifs. Identifier les incohérences, lacunes documentaires ou risques de non‑conformité et les escalader au besoin. Contribuer à une expérience client positive par une communication claire, professionnelle et proactive.

Qualifications

Diplôme collégial en administration, gestion de bureau, technologie biomédicale ou domaine connexe. 0 à 3 ans d’expérience dans un rôle administratif ou de coordination (expérience en industrie réglementée : atout). Capacité démontrée à apprendre rapidement de nouveaux systèmes, processus et exigences réglementaires. Connaissance de base des outils CRM (Salesforce : atout important). Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail. Communication professionnelle, écrite et verbale. Capacité à s’adapter à un environnement en croissance et en changement.

Compétences clés

Rigueur documentaire Orientation conformité Souci du détail Agilité d’apprentissage Collaboration d’équipe Orientation client Proactivité