Description

The Shipping Clerk plays a key role in supporting corporate search, supplies, and fulfilment operations. This role is responsible for preparing and delivering accurate search results, maintaining inventory and supplier relationships, and ensuring timely, high-quality order fulfilment. The successful candidate will be highly organized, detail-oriented, and comfortable working in a fast-paced, deadline-driven environment while collaborating closely with internal teams and external vendors.

Key Responsibilities

• Prepare and deliver search results to internal teams and clients with accuracy and speed.
• Maintain detailed records of all searches for audit readiness and easy retrieval.
• Monitor volumes and prioritize tasks to meet SLAs and filing deadlines.
• Maintain an up-to-date inventory and perform weekly inventory counts.
• Plan and place supply orders with vendors in a timely manner to ensure continuity of operations.
• Support corporate supplies processing, including minute books, share certificates, and seals
• Manage supplier relationships related to ordering, fulfilment and shipments.
• Oversee quality control across order fulfilment, ensuring accuracy and timely product shipping.
• Coordinate with delivery and courier services to ensure smooth and reliable distribution.
• Provide updates to teams, respond to inquiries, and escalate issues that may impact workflows.
• Collaborate with clerks, filing specialists, and service teams to ensure efficient end-to-end processes.
• Uphold confidentiality standards and identify opportunities to improve accuracy and efficiency.

Skills, Knowledge and Expertise

• Fluent in French
• Post-secondary education in business administration, legal studies, or a related field preferred.
• 1–2 years of experience in a corporate services, legal, or administrative role is an asset.
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook).
• Strong attention to detail, organizational skills, and ability to meet strict deadlines.
• Excellent written and verbal communication skills.
• Strong data entry skills and accuracy.
• Ability to work both independently and collaboratively in a high-volume environment.

Benefits

At Dye & Durham we strive to be visionaries! As a leader in our field, we ensure our employees are ready for the next challenge in their journey with us by offering internal and external training opportunities. We offer competitive salaries and a whole host of benefits including healthcare, pension, company discounts, wellness programs, and paid days off to move house or volunteer for your favourite charity.

In line with the amended Employment Standards Act 2000, the salary for this role is:

$50K, dependent on assessment of skills during the interview process.

Do you share our DNA?

• We ask how tomorrow can be better than today
• We are passionate about solving our customer's challenges
• Our ideas break boundaries
• We value different perspectives and encourage dialogue
• We take ownership and celebrate together

#DDhp

Commis à l’expédition

Le commis à l’expédition joue un rôle clé dans le soutien des opérations de recherche d’entreprise, d’approvisionnement et d’exécution. Ce rôle est responsable de la préparation et de la diffusion de résultats de recherche précis, de la gestion des stocks et des relations avec les fournisseurs, ainsi que de l’exécution rapide et de haute qualité des commandes. Le candidat retenu sera très organisé, soucieux du détail et à l’aise de travailler dans un environnement au rythme rapide, axé sur les échéances, tout en collaborant étroitement avec les équipes internes et les fournisseurs externes.

Principales responsabilités

• Préparer et livrer des résultats de recherche aux équipes internes et aux clients avec exactitude et rapidité.
• Tenir des registres détaillés de toutes les recherches pour la préparation à l’audit et la récupération facile.
• Surveiller les volumes et prioriser les tâches afin de respecter les niveaux de service et les délais de dépôt.
• Tenir un inventaire à jour et effectuer des décomptes d’inventaire hebdomadaires.
• Planifier et passer les commandes auprès des fournisseurs en temps opportun afin d’assurer la continuité des opérations.
• Soutenir le traitement des fournitures d’entreprise, y compris les livres de procès-verbaux, les certificats d’actions et les sceaux.
• Gérer les relations avec les fournisseurs en ce qui a trait aux commandes, à l’exécution et aux expéditions.
• Superviser le contrôle de la qualité de l’exécution des commandes, en assurant l’exactitude et l’expédition rapide des produits.
• Coordonner avec les services de livraison et de messagerie pour assurer une distribution fluide et fiable.
• Fournir des mises à jour aux équipes, répondre aux demandes de renseignements et transmettre les problèmes qui pourraient avoir une incidence sur les flux de travail.
• Collaborer avec les commis, les spécialistes du classement et les équipes de service pour assurer l’efficacité des processus de bout en bout.
• Respecter les normes de confidentialité et trouver des occasions d’améliorer l’exactitude et l’efficience.

Compétences, connaissances et expertise

• Parle couramment le français.
• Études postsecondaires en administration des affaires, en études juridiques ou dans un domaine connexe, de préférence.
• 1 à 2 ans d’expérience dans un rôle de services d’entreprise, juridique ou administratif est un atout.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
• Grand souci du détail, sens de l’organisation et capacité à respecter des échéances serrées.
• Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale.
• Solides compétences en saisie de données et précision.
• Capacité de travailler de façon autonome et en collaboration dans un environnement à volume élevé.

Avantages sociaux

Chez Dye et Durham, nous nous efforçons d’être des visionnaires! En tant que leader dans notre domaine, nous veillons à ce que nos employés soient prêts pour le prochain défi de leur parcours avec nous en leur offrant des possibilités de formation interne et externe. Nous offrons des salaires concurrentiels et toute une gamme d’avantages, notamment les soins de santé, un régime de retraite, des rabais offerts par l’entreprise, des programmes de bien-être et des jours de congé payés pour déménager ou faire du bénévolat pour l’organisme de bienfaisance de votre choix.

Conformément à la Loi de 2000 sur les normes d’emploi modifiée, le salaire pour ce poste est le suivant : 50 K$, selon l’évaluation des compétences au cours du processus d’entrevue.

Partagez-vous notre ADN?

• Nous nous demandons comment demain peut être meilleur qu’aujourd’hui.

• Nous sommes passionnés par la résolution des défis de nos clients.

• Nos idées repoussent les limites

• Nous accordons de l’importance à différentes perspectives et encourageons le dialogue.

• Nous nous approprions les choses et célébrons ensemble.

About Dye & Durham

Dye & Durham is a global leader in legal technology. The company’s three categories of integrated solutions – practice management, data insights and due diligence, and client onboarding – give solicitors the essential tools they need to run their firms, from client acquisition to case management and legal accounting, and everything in between.

Trusted by thousands of legal practitioners globally, Dye & Durham helps law firms achieve more growth with less effort.