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Affichage 26-24 (Poste régulier à temps plein**)**

Les énoncés suivants sont destinés à décrire la nature et le niveau de travail général. Ils ne représentent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et aptitudes requises.

L’Université Bishop’s est à la recherche d’un·e coordonnateur·trice des services de courrier et d’impression pour un poste régulier à temps plein. Relevant de la directrice des services auxiliaires, la personne titulaire du poste coordonne les activités quotidiennes de l’imprimerie et du service du courrier de l’université. Il encadre et soutient le personnel de première ligne ; veille à ce que la production imprimée et la distribution du courrier sur le campus soient effectuées dans les délais, avec précision et de manière efficace ; assure la maintenance de l’équipement et de l’inventaire ; et veille à offrir un service à la clientèle d’exception. Le coordinateur veille au respect des exigences en matière de droits d’auteur (y compris Copibec) et des politiques internes, et veille à l’amélioration continue, à la sécurité et au développement durable dans l’ensemble des services. La semaine de travail sera de 35 heures, du lundi au vendredi, avec des soirées et fins de semaine occasionnelles.

Nature des tâches et des responsabilités

Services d’impression

• Coordonner la production quotidienne des documents imprimés
• Superviser la production des dossiers de cours en veillant au respect des droits d’auteur et des règles de Copibec, et en effectuant les paiements de droits d’auteur
• Fixer les tarifs en collaboration avec son supérieur immédiat
• Apporter son aide pour les travaux d’impression selon les besoins
• Fournir des conseils en matière d’impression et gérer les relations avec les fournisseurs
• Assurer le programme d’entretien préventif du matériel d’impression

Operations des services postaux

• Superviser les opérations quotidiennes du service postal du campus
• Assister aux tâches liées au courrier selon les besoins
• Coordonner les services de messagerie et gérer la logistique des fournisseurs
• Veiller à la gestion sécurisée du courrier confidentiel
• S’assurer que les formulaires douaniers appropriés sont dûment remplis, conformément à la législation

Service client et relations avec les parties prenantes

• Assister le service au comptoir lorsque nécessaire
• Suivre les niveaux de service et mettre en œuvre des améliorations

Finances et administration

• Vérifier les factures/codes, les signer et gérer les comptes.
• Participer à l’élaboration du budget annuel – formuler des recommandations concernant les améliorations des actifs/le recrutement, etc.
• Compiler et envoyer les factures pour les dossiers de cours
• Préparer les rapports mensuels d’utilisation et de refacturation
• Documenter les frais postaux du département et vérifier les factures du courrier deux fois par semaine, avant de les envoyer au service comptable pour paiement
• Rapprocher les frais postaux mensuels et les rapports de Postes Canada

Inventaire, fournitures et développement durable

• Gérer les inventaires liés au courrier et à l’impression
• Veiller à ce que les inventaires de bureau soient suffisants et mettre en place un processus de gestion de l’inventaire et de réapprovisionnement
• Facturer/commander les fournitures de bureau particulières pour le personnel/les enseignants, selon les besoins
• Coordonner les pratiques de recyclage et de développement durable

Leadership du personnel, sécurité et conformité

• Former le personnel aux procédures relatives aux services de courrier et d’impression
• Veiller à la formation croisée du personnel
• Promouvoir la sécurité et la conformité
• Documenter toutes les procédures par écrit

Autres tâches

• Accomplir toute autre tâche connexe qui lui est confiée

Qualifications et exigences

• Diplôme d’études collégiales (DEC technique) ou expérience et formation équivalentes
• Plus de 3 ans d’expérience
• Maîtrise de l’anglais et du français
• Expérience préalable dans le milieu de l’imprimerie
• La connaissance de la réglementation Copibec serait un atout
• Connaissances en comptabilité ou en tenue de livres
• Maîtrise de Microsoft Excel et Word
• Très bonne maîtrise du numérique
• Excellentes compétences en relations interpersonnelles et en service à la clientèle
• Solides aptitudes à travailler en équipe
• Très organisé(e), débrouillard(e) et doué(e) pour la résolution de problèmes
• Permis de conduire valide
• Effort physique modéré à intense ; capacité à soulever au moins 40 lbs.

À propos de l’Université Bishop’s

Fondée en 1843, l’Université Bishop’s est située au cœur de Lennoxville dans la région des Cantons-de-l’Est, au Québec. Elle se distingue par son aspect résidentiel et sa taille modeste, de même que par son modèle d’éducation libérale de haute qualité et offre principalement des programmes de 1er cycle. Situés à Sherbrooke, à environ une heure et demie de route au sud-est de Montréal, les Cantons-de-l’Est offrent une atmosphère accueillante et sécuritaire, des activités récréatives de plein air exceptionnelles et une excellente qualité de vie. L’Université Bishop’s est située sur le territoire traditionnel des Abénaquis. Nous reconnaissons leur gestion de cette terre et apprécions le fait que nous sommes tous des invité.e.s sur le territoire abénakis.

Bishop’s est une université anglophone. Elle offre à ses étudiants plus de 100 programmes d’études dans cinq divisions : sciences humaines, sciences naturelles et mathématiques, sciences sociales, administration et éducation.

Le campus de 550 acres comprend 25 bâtiments, dont sept résidences, deux bibliothèques, deux théâtres, des salles de classe exceptionnelles, des laboratoires et des installations sportives, un aréna, une chapelle historique, une salle de concert et une garderie. On y retrouve également un étang, un refuge pour la faune et un terrain de golf.

Ce que nous offrons à nos employé**·e·s:**

• un programme d’assurance collective qui comprend : l’assurance médicaments, l’assurance médicale, les soins de la vue et l’assistance-voyage;

• des vacances généreuses ainsi qu’un congé de 10 jours entre décembre et janvier;

• des horaires flexibles et la possibilité de travailler à domicile lorsque la nature du poste le permet;

• des tarifs préférentiels au centre sportif et au terrain de golf;

• un régime de retraite à prestations déterminées et/ou régime de retraite simplifié;

• un programme d’aide aux employés et à la famille (PAEF);

• des initiatives en matière de développement durable et de bien-être;

• l’accès à des événements culturels et éducatifs en continu.

Classification: Classe 10 27.04$ à 35.29$ de l’heure ( poste syndiqué)

L’Université Bishop’s applique un programme d’Accès à l’égalité en emploi issu de la Loi sur l’Accès à l’égalité en emplois des organismes publics. L’université accueille les candidat.e.s qui s’engagent à respecter les valeurs d’équité, de diversité et d’inclusion et qui nous aideront à accroitre notre capacité en matière de diversité et d’inclusion. Nous encourageons les candidatures de membres de groupes historiquement défavorisés et marginalisés, notamment les peuples autochtones, les membres des minorités visibles et ethniques, les personnes handicapées, les femmes et les personnes LGBTQ2S+.

S.V.P. faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation, en indiquant pour quel poste vous appliquez à careers@ubishops.ca.

Date limite pour les candidat·e·s internes : le 22 mai 2026 à 16 h00

Date limite pour les candidatures externes : le 31 mai 2026 à 16 h00

Tel que prévu à la Convention Collective, la priorité sera accordée à un candidat interne qualifié. Veuillez noter que seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées, et que des tests de sélection peuvent être administrés ; merci pour l’intérêt manifesté. Dans le processus de recrutement, nous fournissons un soutien aux personnes handicapées afin de répondre aux besoins en prévenant et en éliminant les obstacles à l’accessibilité. Si vous nécessitez de mesures d’adaptation pour participer en tant que candidat.e dans le processus de recrutement, veuillez contacter careers@ubishops.ca.

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Posting 26-24 ( Regular full-time position)

The following statements are intended to describe the general nature and level of work performed. They are not representing an exhaustive list of all responsibilities, duties and skills required.

Bishop’s University is seeking a Coordinator mail and print services for a regular full-time position. Reporting to the Director of Ancillary Services the incumbent coordinates the daily operations of the University’s print shop and mailroom. The role leads and supports frontline staff; ensures timely, accurate, and effective print production and campus mail distribution; maintains equipment and inventories; and ensures the delivery of exceptional customer service. The coordinator ensures compliance with copyright requirements (including Copibec) and internal policies, and drives continuous improvement, safety, and sustainability across services. The work week will be 35 hours, from Monday to Friday, with occasional evenings and weekends.

Nature of duties and responsibilities

Print Services Operations

• Coordinates day‑to‑day print production
• Oversee course pack production ensuring copyright and Copibec compliance and submitting the copyright payments
• Sets pricing in conjunction with their supervisor
• Assist with print jobs as required
• Provide print consultation and manage vendor relationships
• Maintain preventive maintenance program for print equipment

Mail Services Operations

• Oversee daily campus mail operations
• Assist with mail related tasks as required
• Coordinate courier services and manage logistics vendors
• Ensure secure handling of confidential mail
• Ensures the completion of the proper customs forms in accordance with legislation

Customer Service & Stakeholder Relations

• Assist with counter service when required
• Track service levels and implement improvements

Finance & Administration

• Verify invoices/code and sign and manage accounts.
• Assist with annual Budget – make recommendations for capital improvements/staffing etc.
• Compile and send invoices for course packs
• Prepare monthly usage and chargeback reports
• Document departmental mailing costs and verify courier’s billings bi-weekly, before sending them to the Business Office for payment
• Reconcile the monthly postage and Canada Post reports

Inventory, Supplies & Sustainability

• Manage mail and print‑related inventories
• Ensure adequate inventory of basic office supplies and establish a process for inventory management and reorders
• Invoice/order any special request office supplies for staff/faculty as required
• Coordinate recycling and sustainability practices

People Leadership, Safety & Compliance

• Train staff on procedures for both mail and print services
• Ensure cross training of staff
• Promote safety and compliance
• Document all procedures in writing

Other Duties

• Perform related duties as assigned

Qualifications and requirements

• College diploma (Technical DEC) or equivalent experience and education
• Over 3 years of experience
• Fluent in English and French
• Previous experience working in a print shop environment
• Knowledge of Copibec regulations would be considered an asset
• Accounting or bookkeeping knowledge
• Proficient in Microsoft Excel and Word
• Strong digital fluency
• Excellent interpersonal and customer service skills
• Strong team collaboration abilities
• Highly organized, resourceful, and skilled in problem-solving
• Valid driver’s license
• Medium to heavy physical effort; ability to lift a minimum of 40 lbs.

About BU

Founded in 1843, Bishop’s is a primarily undergraduate university offering an outstanding liberal education in a small, residential setting in Quebec’s Eastern Townships region. Located in Sherbrooke, about 1.5 hour drive southeast of Montreal, the Eastern Townships offers a safe and welcoming atmosphere, exceptional outdoor recreational opportunities, and a great quality of life. Bishop’s University is located on the traditional and unceded territory of the Abenaki people. We acknowledge their stewardship of this land and appreciate that we are all guests on Abenaki territory.

We offer our students over 100 majors within five academic divisions: humanities, natural sciences and mathematics, social sciences, business, and education. The language of instruction at Bishop’s is English.

Our 550-acre campus contains 25 buildings including seven residences, two libraries, two theatres, outstanding classrooms, laboratory and athletic facilities, an arena, a historic chapel, a music recital hall, and a daycare centre. A duck pond, wildlife refuge, and golf course are also found on campus.

What We Offer – Employees benefit from:

• Medical, vision, health and travel insurance;

• Generous vacation as well as a 10-day holiday break between December and January;

• Flexible scheduling and work from home possibility if applicable;

• Employee discounts to our sports centre and Golf course;

• Defined benefit and/or simplified pension plan;

• Employee Family Assistance Plan (EFAP);

• Sustainable development and Wellness initiatives;

• Access to ongoing cultural and educational events ;

Classification: Class 10 $27.04 to $35.29 per hour ( unionized position)

Bishop’s University implements an equal access employment / program under the Act respecting equal access to employment in public bodies. The University welcomes applicants who are committed to upholding the values of equity, diversity and inclusion and who will assist us expand our capacity for diversity and inclusion. We encourage applications from members of groups that have been historically disadvantaged and marginalized, including Indigenous peoples, visible and ethnic minorities, persons living with disabilities, women and LGBTQ2S+ persons.

If interested, please submit your curriculum vitae and cover letter, including what position you are applying for to careers@ubishops.ca.

Priority deadline for internal applicants: May 22, 2026, at 4:00 p.m.

Closing date for external applicants: May 31, 2026, at 4:00 p.m.

Per the Collective Agreement, priority will be given to qualified internal applicants. Please note that only candidates selected for an interview will be contacted and testing may be required; thank you for your interest. We provide support in the recruitment processes to applicants with disabilities, including accommodation that takes into account an applicant’s accessibility needs. If you require accommodation in order to participate as a candidate in the recruitment process, please contact careers@ubishops.ca.