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Résumé du poste

Sous la supervision générale de la doyenne adjointe des étudiants, la ou le gestionnaire du soutien à la conduite étudiante assure l’orientation nécessaire au bon fonctionnement du Décanat à la vie étudiante (Odos) et à son alignement avec les politiques universitaires. Le rôle dirige l’administration complète des dossiers disciplinaires étudiants (académiques et non académiques) — y compris les ordonnances provisoires, les entrevues disciplinaires, les audiences du Comité de discipline étudiante (CDE) et les appels — et agit comme principale personne‑ressource opérationnelle auprès du Secrétariat pour la planification des audiences du CDE et du Comité d’appel.

En collaboration avec les Communications de l’OAPSLL, la personne titulaire soutient les communications et l’engagement numérique de l’ODoS, supervise les portefeuilles de prix majeurs, gère les événements commémoratifs institutionnels et fournit un soutien administratif, de conformité et de production de rapports de haute qualité. En protégeant les documents sensibles, en assurant la gestion des rapports, en maintenant des suivis rigoureux et en favorisant la collaboration au sein de la Vie étudiante et apprentissage (SLL) et avec d’autres unités, le poste renforce l’impact de l’ODoS et contribue à la mission de McGill en matière de réussite et de bien‑être étudiant.

La ou le gestionnaire supervise également directement le personnel administratif.

Responsabilités principales

Administration disciplinaire étudiante

• Développer et maintenir un système centralisé de suivi pour tous les dossiers disciplinaires nécessitant l’intervention de l’ODoS (c.-à-d. les dossiers académiques au niveau du CDE et des appels, ainsi que tous les dossiers non académiques), en assurant l’exactitude, l’exhaustivité et le suivi en temps opportun à chaque étape (réception, enquête, entrevues disciplinaires, audiences du CDE, appels).
• Agir comme point de contact opérationnel de l’ODoS avec le Secrétariat pour la planification des audiences du CDE et du Comité d’appel : gérer les échéanciers, assurer le transfert de la documentation et veiller au respect des procédures.
• Sous la supervision de la doyenne adjointe des étudiants, soutenir les dossiers nécessitant des évaluateurs externes : référer les cas.
• Élaborer des processus standardisés, des gabarits (ordonnances provisoires, convocations à entrevue, décisions, autres avis), des procédures et des listes de vérification afin d’assurer l’équité, la cohérence et le respect du processus dans tous les dossiers.
• Surveiller et faire respecter l’adhésion aux politiques (p. ex., Code de conduite et de procédures disciplinaires de l’étudiant, politiques connexes), identifier les risques et recommander des mesures d’atténuation.
• Préparer les rapports disciplinaires annuels et les analyses (p. ex., volume de dossiers, délais, résultats, appels) pour la direction de l’ODoS et les instances de gouvernance.

Communications et engagement numérique

• En collaboration avec les Communications de l’OAPSLL, diriger les communications et les canaux numériques de l’ODoS (site Web, chatbot, messages clés) afin d’assurer une information exacte, accessible et conforme aux directives universitaires.
• Maintenir et mettre à jour le site Web de l’ODoS pour en assurer l’exactitude, la clarté et la cohérence avec les politiques de McGill; collaborer avec les Communications de l’OAPSLL pour assurer l’uniformité des messages.
• Gérer le chatbot de l’ODoS en collaboration avec les TI : organiser le contenu, valider les réponses et surveiller la performance; mettre à jour régulièrement pour refléter les services et politiques actuels.
• En collaboration avec l’OAPSLL, promouvoir les initiatives de l’ODoS au sein de SLL et sur l’ensemble du campus.

Gestion des prix et distinctions

• Superviser l’administration des principaux prix étudiants (p. ex., Rhodes, Forces AVENIR, Mary H. Brown), en gérant l’ensemble du cycle : liaison avec les organismes de financement, appels de candidatures, comités de sélection, processus d’évaluation, communications avec les récipiendaires et conformité aux exigences d’admissibilité et de reddition de comptes.
• Créer les calendriers annuels des prix, les grilles d’évaluation et les plans de communication; suivre les indicateurs (candidatures, sélections, échéances).

Coordination d’événements

• Siéger aux comités de planification des événements commémoratifs institutionnels (p. ex., Journée internationale dédiée à la mémoire des victimes de l’Holocauste, conférences commémoratives de l’attentat à la mosquée du CCIQ); collaborer avec des spécialistes et partenaires institutionnels.
• Planifier et exécuter la logistique des formations, ateliers, événements commémoratifs et activités destinées aux étudiants organisés par l’ODoS, en partenariat avec SLL et les communications centrales; veiller à ce que les événements soient alignés sur les objectifs de l’ODoS et de l’Université et qu’ils favorisent l’engagement étudiant.

Administration et production de rapports

• Fournir un soutien administratif de haut niveau à la doyenne et à la doyenne adjointe : préparer des notes d’information et participer aux réunions pertinentes (en leur nom ou à leurs côtés).
• Générer et analyser des rapports provenant de Phoenix et d’autres systèmes pour soutenir la prise de décision et l’efficacité opérationnelle (discipline, prix, communications, indicateurs de service).
• Assurer la conformité aux exigences institutionnelles et réglementaires (protection des renseignements personnels, conservation des dossiers, accessibilité, santé et sécurité).
• Superviser directement la ou le responsable des affaires étudiantes musulmanes (MSAL) et la ou le responsable des affaires étudiantes juives (JSAL), en assurant une coordination des activités de sensibilisation, de programmation et de soutien axé sur l’équité, en cohérence avec les priorités institutionnelles.
• Rencontrer régulièrement l’équipe, attribuer les objectifs, priorités et échéances, vérifier le travail, participer aux processus d’embauche avec les RH, réaliser les évaluations de rendement et approuver les vacances et absences.
• Superviser le personnel administratif, en assurant un triage rapide et exact des courriels entrants, des demandes de service et des références; établir des normes de service et surveiller la répartition de la charge de travail.

Collaboration avec les parties prenantes

• Agir comme liaison opérationnelle de l’ODoS avec le Secrétariat (discipline), les agentes et agents disciplinaires (facultés, résidences, sports), la défense étudiante, les TI, les communications institutionnelles, les unités d’accessibilité/équité et d’autres partenaires du campus.
• Faciliter l’harmonisation interunités afin de réduire les points de friction (p. ex., cohérence des échéanciers, normes de documentation, messages).

Autres compétences et/ou aptitudes requises

• Doit faire preuve d’initiative, d’empathie, d’accessibilité et d’autonomie, et démontrer une capacité à assumer des responsabilités et à obtenir des résultats avec un minimum de directives et de supervision.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale, et capacité à travailler de manière autonome et en collaboration avec des personnes issues de différents domaines fonctionnels et niveaux hiérarchiques.
• Compétences avérées en matière de planification, d’administration et d’organisation, ainsi que la capacité à hiérarchiser les tâches.
• Expérience en planification et organisation d’événements.
• Capacité avérée à établir et à entretenir des relations constructives et efficaces avec toutes les parties prenantes, tant internes qu’externes.
• Capacité à travailler sous pression, à respecter des délais serrés et à gérer efficacement l’évolution des priorités.
• Expérience dans l’élaboration de supports de communication adaptés à différents publics et plateformes.
• Une expérience dans la gestion des réseaux sociaux et de sites web et/ou en conception graphique constitue un atout.
• Capacité à partager de l’information de manière collaborative et efficace.
• La connaissance du Code de conduite des étudiants et des procédures disciplinaires de l’Université McGill constitue un atout.
• Une expérience de travail en milieu universitaire est considérée comme un atout.
• La maîtrise de l’anglais (parlé, lu et écrit) et du français (parlé) est essentielle.
• Capacité avérée à travailler dans un environnement informatique utilisant des logiciels de traitement de texte, des tableurs et des systèmes de gestion de données. Expérience des solutions et outils Microsoft 365, ainsi que des plateformes de réunion et de communication en ligne (Microsoft Teams, Zoom).

Ce que nous offrons (employeur parmi les meilleurs à Montréal)

• Régime d’avantages sociaux compétitif (santé, dentaire, assurance vie) (si admissible)
• Régime de retraite à cotisations déterminées (avec contribution de l’employeur jusqu’à 10 %) (si admissible)
• Régime collectif d’épargne-retraite (REER) et compte d’épargne libre d’impôt (CELI)
• Politique de vacances compétitive
• Deux (2) journées personnelles
• Deux (2) congés flottants
• Neuf (9) « vendredis d’été » – congés payés entre la fête nationale et la fête du Travail
• Congé payé pendant la période des Fêtes en décembre
• Exonération des frais de scolarité pour les employés réguliers et leurs personnes à charge
• Jusqu’à deux (2) jours de télétravail par semaine lorsque le poste le permet

Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l’Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec, sur le campus où le poste est basé.

Connaissance de l’anglais : McGill est une université anglophone où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter des communications en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. Le niveau d’anglais requis pour ce poste est évalué à niveau 4 sur une échelle de 0 à 4.

Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer ici***.***

Formation et expérience minimales requises :

Baccalauréat 3 Ans Expérience pertinente /

Salaire annuel :

(MPEX – Classe 05) $71,890.00 - $89,860.00 - $107,830.00

Profil d'emploi:

MPEX-SAF2B - Services aux étudiants – Professionnel 2

Heures par semaine :

33.75 (Temps plein)

Superviseur :

Associé(e) aux activités professorales

Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :

Date limite pour postuler :

2026-06-05

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca***.***