Sommaire

Relevant de la gestionnaire de la comptabilité et de l’administration, le(la) adjoint(e) administratif(ve)/réceptionniste assure un soutien le soutien administratif quotidien de l’entreprise en effectuant diverses tâches liées à la gestion des fournisseurs, du courrier, des fournitures de bureau ainsi qu’au traitement de la documentation administrative. La personne contribue au suivi des dossiers, à la qualité des informations administratives ainsi qu’à l’efficacité des opérations quotidiennes. En tant que premier point de contact de l’entreprise, elle accueille les visiteurs, répond aux appels et veille à offrir un service courtois, professionnel et efficace à l’ensemble des intervenants.

En tant qu’adjoint(e) administratif(ve)/réceptionniste, la personne aura à :

1. Tâches administratives Acheminer les factures aux personnes responsables pour approbation et assurer leur classement selon les procédures; Participer à la réception et à la création des bons de commandes (PO); Procéder à l’ouvertures de comptes fournisseurs et à la mise à jour de leurs informations administratives (coordonnées, informations bancaires, taxes, licences et autres documents requis); Assurer le suivi des documents requis auprès des fournisseurs à l’aide su système ERP; Préparer et rassembler les factures, pièces justificatives et autres documents requis pour la comptabilité; Compiler les informations nécessaires à la conciliation des relevés de cartes de crédit; Maintenir à jour le fichier cumulatif de consommation d’essence par équipe et par compagnie; Effectuer le classement et l’archivage de documents administratifs; Assurer la gestion des fournitures de bureau et des commandes.
2. Accueil et service à la clientèle Accueillir les visiteurs avec courtoisie et professionnalisme; Répondre aux appels téléphoniques et les acheminer aux personnes concernées; Assurer la réception, le tri et le traitement des courriels entrants; Répondre aux demandes d’informations ou les diriger vers les ressources appropriées; Assurer la distribution interne ainsi que l’envoi et la réception du courrier. Qualifications : Diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat ou bureautique, ou l'équivalence; Expérience pertinente dans un emploi similaire; Avoir une bonne connaissance de la Suite Microsoft Office; Aisance avec les logiciels technologiques; Excellente organisation, rigueur et autonomie; Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément dans un environnement dynamique; Bon sens du service client interne et facilité de communication. Nous offrons : Activités sociales organisées par l’entreprise; Régime REER/RPDB; Assurances collectives (dentaire, invalidité, vie, maladie, complémentaire); Congés mobiles; Environnement de travail stimulant et en pleine croissance.