Description du poste Le ou la commis de campement joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement des opérations administratives et logistiques du campement. En assurant la gestion des documents, le suivi des feuilles de temps, la coordination des déplacements des travailleurs ainsi que l'organisation des hébergements, cette personne contribue à maintenir un environnement de travail efficace, sécuritaire et accueillant. Son sens de l'organisation, sa polyvalence et son professionnalisme permettent de soutenir les travailleurs et les équipes opérationnelles au quotidien. Responsabilités principales Gestion des feuilles de temps Recevoir les feuilles de temps de l'ensemble des projets et les classer selon les chantiers ou départements concernés. Vérifier l'exactitude des dates, des heures travaillées et l'exhaustivité des informations requises. Numériser les feuilles de temps et les transmettre aux personnes concernées. Effectuer le suivi auprès des travailleurs lorsque les feuilles de temps sont remises en retard, incomplètes ou comportent des erreurs. Gestion documentaire Numériser, classer et transmettre divers documents administratifs et opérationnels. Assurer l'organisation et l'archivage adéquat des dossiers. Effectuer le suivi des fiches d'inspection, certifications, feuilles de présence et autres documents requis. Correspondance Répondre aux courriels de façon professionnelle et dans des délais raisonnables. Assurer le suivi des demandes et transmettre l'information aux personnes concernées. Coordination des déplacements Effectuer les demandes de réservation de billets d'avion pour les travailleurs. Surveiller quotidiennement l'état des vols et communiquer rapidement tout changement ou retard. Accueillir les travailleurs à l'aéroport et assurer leur transport vers leur lieu d'hébergement ou de travail. Organiser les retours à l'aéroport selon les horaires établis. Gestion des hébergements Maintenir à jour le registre des arrivées et des départs. Planifier et coordonner l'attribution des chambres. Gérer l'inventaire et l'occupation des chambres du campement. Effectuer les demandes de nettoyage et vérifier l'état des chambres. Accueillir les arrivées de dernière minute et coordonner les solutions d'hébergement en cas d'imprévus. Approvisionnement des chambres Veiller à ce que les chambres soient adéquatement approvisionnées en articles essentiels. Effectuer l'inventaire du matériel et des fournitures nécessaires. Coordonner les commandes de réapprovisionnement au besoin. S'assurer que les chambres sont prêtes à accueillir les travailleurs dans un environnement propre, fonctionnel et sécuritaire. Exigences Diplôme d'études secondaires ou expérience pertinente. Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Excel, Word). Excellentes aptitudes organisationnelles et administratives. Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément. Bon sens du service à la clientèle et des relations interpersonnelles. Permis de conduire valide. Bilinguisme français/anglais (un atout). Qualités recherchées Rigueur et souci du détail. Autonomie et débrouillardise. Professionnalisme et discrétion. Capacité d'adaptation et de gestion des priorités. Esprit d'équipe et attitude positive.