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Service étudiant d’accessibilité et d’aide à la réussite

Le Service étudiant d’accessibilité et d’aide à la réussite offre une gamme de services de soutien à l’apprentissage aux étudiantes et étudiants de McGill, tous niveaux d’études confondus, y compris des mesures d’adaptation scolaire raisonnables pour les personnes qui ont des incapacités documentées de nature permanente, temporaire ou épisodique. Il favorise une expérience universitaire accessible et inclusive pour la population étudiante diversifiée de McGill en collaboration avec d’autres Services aux étudiants et l’ensemble de la communauté McGill au moyen de ressources et de services.

Sommaire du poste

Sous la supervision de la directrice associée ou du directeur associé, Examens et opérations, aider à l’organisation et à l’administration des examens faisant l’objet de mesures d’adaptation pour les étudiantes et étudiants en situation de handicap. Surveiller et tenir à jour la base de données des examens prévus, s’assurer que les mesures d’examen appropriées sont en place, dont le formatage technique, la configuration du logiciel et de l’équipement, la sécurité des examens. Agir à titre de personne-ressource pour les politiques et procédures régissant les examens et la sécurité des examens, résoudre les problèmes, donner des consignes aux autres sur le protocole d’examen. Assurer la liaison avec/entre les facultés et la population étudiante. Préparer des ébauches de documents liés aux examens utilisés pour communiquer et faire connaître les services et les renseignements importants à la population étudiante, au corps professoral et à l’administration. En consultation avec la direction du Centre d’examens, mettre à jour le contenu lié aux examens de la page Web du Service étudiant d’accessibilité et d’aide à la réussite et des sections sur le Service étudiant d’accessibilité et d’aide à la réussite dans les publications de l’Université. Assumer la responsabilité des documents et des dossiers de l’unité. Tenir à jour les systèmes d’information informatisés. S’acquitter, au besoin, d’autres tâches connexes.

Responsabilités Et Tâches Principales

Fournir un soutien à l’organisation et à la coordination des demandes d’étudiantes et d’étudiants pour tous les examens de mi-session, les épreuves finales, les tests, les questionnaires et les examens différés faisant l’objet de mesures d’adaptation, ainsi que pour les examens spéciaux accessoires. Établir la liaison avec le corps professoral pour s’assurer que tous les examens sont reçus et que les politiques régissant l’information et le formatage sont respectées. Veiller à ce que les examens soient présentés dans un autre format au besoin, p. ex. en braille, en gros caractères. S’assurer que le matériel et les logiciels nécessaires et appropriés sont disponibles pour la séance d’examen. Vérifier et compiler les renseignements relatifs aux examens. Collaborer avec les membres du corps professoral et d’autres membres du personnel administratif pour gérer les mesures d’adaptation liées aux examens. Superviser et coordonner le retour en temps opportun du matériel d’examen au département ou au membre du corps professoral. Regrouper les examens et tenir à jour les dossiers de remise des examens. Agir à titre de personne-ressource pendant les heures prolongées pour la rédaction des examens. Aider à préparer les horaires et les calendriers des examens. Distribuer les horaires aux étudiants et étudiantes ainsi qu’aux surveillants et surveillantes. Résoudre les conflits d’horaire. Affecter les surveillants et surveillantes à leurs salles d’examen et leur fournir l’équipement, les pièces et les clés spécialisés nécessaires. Résoudre les problèmes liés à la surveillance, aux salles, à l’horaire des examens, aux dispositions/instructions spéciales du corps professoral, des concierges de bâtiments, etc. Coordonner l’impression, le regroupement, l’emballage, l’entreposage et la livraison confidentiels des documents d’examen. Vérifier les résultats pour s’assurer que les instructions ont été suivies correctement. Veiller à la mise en œuvre et à l’application de mesures de sécurité des examens dans tous les emplacements d’examen. Formuler des recommandations en matière de changement aux procédures pour améliorer l’efficacité de l’unité, notamment des recommandations sur les besoins en personnel occasionnel. Assurer le suivi et la mise en œuvre appropriée et en temps opportun des décisions prises par la superviseure ou le superviseur. S’assurer que toutes les normes et procédures sont respectées. Participer à la formation interdisciplinaire au sein de l’équipe responsable des examens et occuper d’autres rôles au sein du Service étudiant d’accessibilité et d’aide à la réussite, au besoin. Assurer la relève pour les tâches administratives à la réception en cas d’absences prévues ou imprévues. Faire partie de l’équipe administrative interdisciplinaire du Service étudiant d’accessibilité et d’aide à la réussite. Agir à titre de personne-ressource relativement aux politiques et aux procédures de l’unité. Résoudre des problèmes complexes dans sa sphère de responsabilité. Consulter les documents pertinents et assurer la liaison avec les personnes-ressources compétentes afin d’obtenir et de fournir des renseignements sur des questions variées et complexes. Rédiger la correspondance et d’autres courts documents de nature complexe. Formater des documents, en vérifier l’exactitude et en corriger les fautes de grammaire et d’orthographe. Prendre des notes et taper divers documents, comme de la correspondance, des rapports et des notes de service. Signer certains documents. Fournir des renseignements détaillés aux personnes qui appellent et qui visitent les lieux. Déterminer la raison de l’appel ou de la visite et préparer les documents nécessaires. Aiguiller les personnes qui appellent ou qui visitent les lieux vers les personnes-ressources appropriées. Évaluer le besoin d’intervention d’autres personnes-ressources et prendre des rendez-vous, au besoin. Préparer les dossiers en y joignant les pièces justificatives appropriées et en recherchant des renseignements, au besoin. Répondre aux demandes dans sa sphère de responsabilité. Noter les mesures à prendre et en assurer le suivi. Tenir et mettre à jour la base de données sur les examens prévus (la base de données peut comprendre : la date de l’examen, le nom de l’étudiante ou de l’étudiant, le numéro du cours, le nom de l’enseignante ou de l’enseignant, l’heure de l’examen, l’attribution de la salle, le nom de la surveillante ou du surveillant, les mesures d’adaptation à utiliser et tout autre commentaire). Organiser et réserver des salles pour tous les examens. Planifier les examens, communiquer avec les participantes et participants, préparer la documentation pertinente et réserver les locaux appropriés. Veiller à ce que les copies de sauvegarde et d’urgence appropriées des documents et des dossiers importants soient conservées et organisées. Surveiller les stocks et acheter des fournitures et de l’équipement. Organiser l’entretien de l’équipement de bureau. Participer à la formation du personnel universitaire (conseillères et conseillers en écriture, interprètes en langue des signes, aides-enseignantes et aides-enseignants, etc.) et du personnel administratif occasionnel. Participer au recrutement et à la formation des surveillantes et des surveillants (environ 30 000 examens sont surveillés chaque année).

Soutien technique

Mettre en place l’équipement technique nécessaire aux examens, puis le démonter. Assurer la sécurité des examens numériques en collaboration avec d’autres membres du personnel administratif. Préparer le personnel étudiant à l’utilisation de la technologie d’assistance dans un contexte d’examen. Coordonner et terminer les conversions de documents d’examen (p. ex. texte numérique, autres formats). Grossir les caractères sur les documents.

Autres compétences et aptitudes couramment utilisées

Compréhension des besoins des étudiantes et étudiants en situation de handicap et sensibilité à cet égard. Souci de la clientèle et du service offert; aider l’ensemble des clientes et clients avec tact et diplomatie tout en maintenant une attitude et une apparence professionnelles en tout temps. Aptitude éprouvée à faire preuve d’ingéniosité et à bien comprendre l’information, à la retenir et à la communiquer clairement, et capacité reconnue à communiquer clairement, efficacement et respectueusement avec les diverses parties prenantes. Capacité d’exactitude et souci supérieur du détail. Capacité démontrée de soutenir diverses activités administratives, dont l’administration d’examens faisant l’objet de mesures d’adaptation et la conversion des documents. Capacité manifeste de travailler de façon autonome et en équipe. Excellentes aptitudes à la résolution de problèmes, capacité démontrée d’évaluer les situations stressantes et d’y réagir adéquatement. Fortes compétences organisationnelles accompagnées d’une capacité à accomplir plusieurs tâches en même temps, à établir des priorités et à travailler sous pression pour respecter de multiples échéances dans un milieu au rythme rapide et en constante évolution. Aptitude éprouvée à agir avec discrétion dans le traitement de renseignements confidentiels. Grande aisance démontrée à utiliser des applications technologiques et capacité reconnue à travailler dans un environnement informatique en utilisant MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook, ainsi que Banner (système Banner d’aide aux étudiants, SIS) et Minerva. Connaissance du français et de l’anglais : L’Université McGill est une université anglophone où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été évalué à 3 (avancé) sur une échelle de 0 à 4.

Horaire: Les horaires seront compris entre 7h30 et 18h00 ; ils sont variables et dépendent des besoins opérationnels du Bureau. Des restrictions concernant les vacances s'appliquent pendant les périodes de pointe.

Formation Et Expérience Minimales Requises

DEP - Études de secrétariat 4 ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautique

Salaire Horaire

(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46

Heures Par Semaine

33.75 (Temps plein)

Superviseur

Associate Director, Exams & Operations

Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :

2026-12-31

Date Limite Pour Postuler

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.