Please note: If you are a current Collège Boréal employee, please apply to this job via the Workday application. Collège Boréal is committed to upholding the values of equity, diversity, inclusion and human rights in our living, learning and working environments. We know that diversity fosters excellence and we all share the responsibility to foster an equitable, diverse and inclusive community. In keeping with our values, we are looking for staff who will work respectfully and constructively with everyone who attends our college. We invite applications from any qualified individual and actively encourage applications from members of groups with historical or current equity barriers, including, but not limited to, women, people of Indigenous descent, racialized people, people with disabilities, and members of the 2SLGBTQI+ community. We support diversity and equity and are committed to creating a workplace free of harassment and discrimination and an inclusive and barrier-free environment. If we contact you for a job interview, please inform us of any accommodations you require with respect to any materials or processes used, so that we can ensure you receive a fair and equitable assessment of your qualifications. Alternative formats will be provided upon request throughout the recruitment and selection process. Please let us know if you require accommodations to apply for the position. Job Type: Support Staff - Appendix D (Fixed Term) Additional Locations: Weekly Hours: 35 Position End Date: 2028-01-21 Job Category: Soutien Salary Range: Compensation grade: SOU-P-I Job Description Sous la supervision du ou de la gestionnaire des programmes d’apprentissage et métiers, la personne titulaire de ce poste appuie l’organisation des programmes et des cours d’apprentissage et de préapprentissage offerts par le Collège Boréal. Elle planifie l’offre de programmes, soutient le bon déroulement des activités et assure la prestation des programmes d’apprentissage en présentiel et en ligne. Elle travaille en étroite collaboration avec le Ministère du Travail, de l’Immigration, de la Formation et du Développement des compétences, les personnes en apprentissage, le personnel scolaire et les différentes parties prenantes pour assurer le bon fonctionnement des programmes. Enfin, elle appuie la ou le gestionnaire dans l’exercice de ses fonctions. Responsabilités: Planification et coordination de l’offre de programmes Recueillir, compiler, analyser et interpréter des données liées à l’offre de programmes, aux inscriptions et à la prestation des formations afin de soutenir la planification, la prise de décision et l’amélioration des programmes; Collaborer avec le personnel de supervision à la planification, à la coordination et à la mise en œuvre de l’offre de programmes d’apprentissage et de préapprentissage ainsi que de cours en ligne; analyser les besoins, valider les informations requises, coordonner les ressources nécessaires et assurer la mise à jour des données dans les systèmes du Collège; Recommander des méthodes et procédures au personnel de supervision pour améliorer le fonctionnement des programmes; Préparer et tenir à jour un tableau résumant l’offre de cours afin de répertorier les cours offerts, le personnel scolaire et les technologues, entre autres, puis effectuer les suivis nécessaires auprès des différents secteurs; Analyser les contraintes liées à l’élaboration des horaires des programmes, notamment la disponibilité du personnel scolaire, des salles et de l’équipement ainsi que les échéanciers, et coordonner les ajustements nécessaires pour assurer une prestation efficace des formations. Soutien aux ressources humaines et à la prestation des programmes Préparer les contrats d’embauche du personnel temporaire du secteur et en assurer le suivi; transmettre l’information pertinente; vérifier que tous les documents requis sont dûment remplis et signés; effectuer les suivis nécessaires en cas de problème; gérer l’acheminement des documents; Fournir un appui logistique à la gestion des dossiers du personnel (p. ex., dossiers scellés, orientation du personnel et absences du personnel scolaire); Participer activement au processus de dotation du personnel scolaire à temps partiel et organiser le recrutement ainsi que les communications connexes, notamment en recueillant et en transmettant l’information nécessaire à la préparation des ébauches d’affichage de postes; Collaborer avec le personnel de supervision à la planification de la prestation des programmes en déterminant et en fournissant les ressources nécessaires, notamment celles liées au recrutement, à l’embauche et aux besoins pédagogiques du personnel scolaire; Compiler les données nécessaires à la validation des statuts d’emploi du personnel scolaire temporaire dans les programmes du secteur et dans les autres programmes du Collège, puis vérifier auprès des Ressources humaines les charges d’enseignement attribuées au personnel scolaire à temps partiel afin d’en assurer la conformité aux directives internes. Soutien au développement et à l’évolution des programmes Appuyer le personnel scolaire dans l’élaboration du contenu des cours et du matériel pédagogique, y compris la création de présentations et la recherche de contenu; Assurer la mise à jour des résultats d’apprentissage des programmes et appuyer la modification et l’amélioration des cursus, selon les directives du Ministère du Travail, de l’Immigration, de la Formation et du Développement des compétences ou du personnel de supervision; Agir à titre de personne-ressource pour le personnel scolaire en lui fournissant les ressources nécessaires, comme les résultats d’apprentissage, les horaires, les manuels et les autres documents pertinents, tout en lui offrant un appui technique et en traitant les cas particuliers selon les lignes directrices établies. Analyse des données et conformité Agir à titre de personne-ressource auprès du Ministère et du personnel scolaire pour résoudre les problèmes au besoin, dans le respect des lignes directrices ministérielles; Collaborer à la planification annuelle avec le Ministère concernant les besoins en sièges; recueillir, analyser et interpréter les données sur les inscriptions, les tendances et les besoins afin de soutenir les discussions et les décisions liées à l’offre de programmes; Repérer et signaler les problèmes liés à l’offre de programmes au personnel de supervision afin d’en assurer le suivi; Effectuer l’entrée et la validation des notes finales dans le système informatisé Boréal (SIB) et ministériels puis traiter toute irrégularité concernant les programmes d’apprentissage en bloc et les programmes de préapprentissage; Valider l’exactitude des listes des personnes en apprentissage dans le SIB et dans l’EOIS selon les critères établis pour les programmes en ligne; effectuer les suivis nécessaires en cas de problème pour assurer la rémunération; Effectuer les demandes d’augmentation du nombre de sièges auprès du Ministère au besoin; Compiler des données statistiques à partir du système informatisé de gestion afin de répondre aux demandes du comité de gestion de la présidence, des instances ministérielles et aux autres demandes reçues; Assurer la validation des informations liées aux programmes dans les systèmes institutionnels et ministériels effectuer les suivis nécessaires et corriger les écarts afin d’assurer l’exactitude des données et la conformité aux exigences établies. Soutien aux activités étudiantes et aux indicateurs de rendement Agir à titre de personne-ressource auprès de tous les campus du Collège en ce qui concerne les programmes d’apprentissage et de préapprentissage ainsi que les programmes en ligne; Offrir un service à la clientèle exceptionnel en répondant aux questions avec courtoisie et en orientant la clientèle, tout en préservant l’image de marque et le professionnalisme du Collège; examiner les dossiers étudiants, cerner leurs besoins et communiquer avec divers intervenants; Coordonner le processus de sondage sur les indicateurs de rendement (IR), y compris la logistique des convocations, l’administration des sondages et les demandes d’ouverture auprès des Services corporatifs pour les programmes d’apprentissage et les cours en ligne; Organiser, avec les entités du Ministère, des séances d’accueil à l’intention des personnes en apprentissage et présenter les services offerts. Effectuer toute autre tâche connexe jugée nécessaire par la personne superviseure. Exigences : Programme d'études de deux ans menant à un diplôme ou l'équivalent en administration de bureau ou commerce; Minimum de cinq années d'expérience pertinente; Expérience dans la coordination de programmes; Expérience dans la compilation et l’analyse de données ainsi que dans la préparation de rapports; Expérience dans la gestion de dossiers assortis d’échéanciers serrés; Excellentes compétences en gestion du temps; Expérience de travail avec des fournisseurs, des personnes représentant différents ministères et des organismes communautaires; Entregent et bonnes habiletés interpersonnelles; Expérience en soutien au personnel administratif; Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit; Expérience dans la préparation et l’animation de présentations destinées à divers groupes; Bonne connaissance de logiciels comme Word, PowerPoint et Excel ainsi que des technologies Internet; Expérience en service à la clientèle. Closing Date: 2026-07-16 11:59pm Note: Posting is no longer available as of date cited above at 11:59 p.m. First consideration will be given to internal applicants in accordance with their respective Collective Agreements. We recognize the efforts of our employees by offering them competitive base salaries, generous and flexible holiday and leave programs, interesting benefits, as well as an outstanding pension plan. See what Collège Boréal has to offer. Boréal is proud to offer a lifetime retirement pension. Find out more information on the CAAT Pension Plan website: Full-time Employees DB Prime Member Handbook Part-time Employees DB Plus Member Handbook Need help? Consult our ressources and users' guides. If you have any questions, please do not hesitate to contact us at ressources.humaines@collegeboreal.ca