Adjoint.e administratif.ve

Emplacement: Montréal (4 jrs/semaine en présentiel) Société: Optimum Gestion de Placements inc.

Nous sommes à la recherche d’un·e Adjoint·e administratif·ve qui sera un élément clé dans le bon déroulement de nos opérations. Le/la titulaire apportera un soutien administratif au Président et à la Vice-présidente Exécutive et travaillera en étroite collaboration avec l’ensemble de l’équipe en offrant un support administratif aux activités de ventes et de marketing.

Responsabilités spécifiques :

Coordination et production de document Réviser, corriger et mettre en page divers documents; Préparer les documents pour les réunions internes et externes Responsable de la coordination des rencontres corporatives et de la distribution des documents Volet administratif Mettre à jour périodiquement des documents destinés à la clientèle et les distribuer ; Effectuer la mise à jour des certains documents pour la conformité; Prendre en charge les appels téléphoniques, la préparation et la gestion de courriels; Mettre à jour les calendriers et planifier les réunions des différentes équipes; Offrir un soutien aux équipes : distribution des correspondances, numérisation et impression de documents, autres tâches administratives; Réviser, corriger et mettre en page divers documents et présentations en utilisant les standards du Groupe Optimum; Commander les fournitures de bureau et gérer les demandes de maintenance (néons, thermostat, machines à eau, etc.); Gérer les stationnements et organiser les lunchs lorsque requis Participer au comité social et collaboration aux événements corporatifs et internes (cocktails, activités d’été, party de Noël); Élaborer le plan d’intégration et préparer l’espace de travail pour les nouveaux employé.es Support à l'équipe vente, marketing et projets spéciaux Préparer et diffuser les publications web. Assister l’équipe dans ses projets et assurer le suivi de certains dossiers; Participer à des projets spéciaux selon les besoins. Qualités et aptitudes :

Excellent sens de l’organisation et bonne gestion de temps et des priorités. Excellente capacité à travailler en équipe et à respecter des échéanciers serrés. Bonne flexibilité et capacité à relever des défis. Bonne capacité d’analyse et de synthèse. Rigueur, efficacité et autonomie. Intégrité et respect de la confidentialité.

Expérience / Formation DEC en bureautique ou formation connexe; Expérience confirmée en support administratif; Maîtrise de Teams, Zoom ainsi que de la suite Office : Excel, Word, PowerPoint; Excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit; Connaissance fonctionnelle de l’anglais (interactions occasionnelles avec nos équipes unilingues anglophone à l’extérieur du Québec).