**Veuillez référer au guide****Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)**pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

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Résumé du poste :

Sous la supervision de la directrice associée, Administration, la personne titulaire du poste fournit au vice-recteur, Communications et relations institutionnelles, ainsi qu’au directeur principal, Relations gouvernementales et institutionnelles, un soutien de haut niveau sur les plans suivants : organisation, planification et administration.

Il/elle gère l’horaire et les priorités du vice-recteur et du directeur principal, , à les préparer en vue des réunions auxquelles ceux-ci participent et dirige les communications entrantes (courriels, appels) vers les personnes ou les unités concernées.

Le/la titulaire du poste doit faire preuve d’une rigueur, d’un jugement, d’une autonomie, d’une efficacité et d’une discrétion remarquables. Il ou elle doit également pouvoir s’adapter au quotidien à des situations changeantes et ambiguës, notamment en cas d’urgence, et ajuster les priorités opérationnelles, au besoin.

Responsabilités principales :

• Planifier et organiser l’horaire du vice-recteur et du directeur principal, en établissant le degré de priorité des événements et des réunions.
• Fournir au vice-recteur et au directeur principal de la documentation précise et complète : les dossiers d’information pour les réunions et les événements quotidiens, y compris les ordres du jour, les notes documentaires et d’allocution, l’horaire des événements et les biographies utiles.
• Travailler en étroite collaboration avec les équipes du Vice-rectorat, les autres bureaux administratifs de l’Université et les bureaux externes afin de veiller à ce que le vice-recteur et le directeur principal reçoivent l’ensemble des documents et des informations nécessaires à temps et de manière coordonnée.
• De manière autonome ou à la demande du vice-recteur et du directeur principal, traiter un éventail de dossiers sensibles et urgents. À mesure qu’ils se présentent, cerner les problèmes à porter immédiatement à l’attention du vice-recteur, du directeur principal ou de la directrice associée, Administration.
• Au nom du vice-recteur, du directeur principal ou du Vice-rectorat, rédiger des documents et de la correspondance dans les deux langues officielles, à l’intention de parties prenantes internes et externes.
• Participer à des réunions du Vice-rectorat ou d’autres unités, contribuer à la préparation de l’ordre du jour, rédiger le procès-verbal et assurer le suivi des décisions relevant de sa sphère de responsabilité.
• Prendre en charge, de bout en bout et de façon autonome, le suivi des mesures qui s’imposent, au sujet des déplacements, des événements, des réunions et des demandes de renseignements.
• Veiller à ce que les parties concernées examinent les documents à signer en amont. Soumettre au vice-recteur et au directeur principal les documents officiels pour signature et veiller à leur numérisation et à leur classement, conformément au processus de gestion des documents.
• Vérifier que les demandes de remboursement des subalternes directs soient conformes à la politique en matière de remboursement des frais avant de les soumettre au vice-recteur pour signature.
• Mettre en place des systèmes et des processus permettant de gérer le flux d’informations que reçoivent le vice-recteur et le directeur principal.
• Gérer les ressources matérielles de l’unité, notamment le stock de fournitures de bureau et de produits pour la cuisine, et agir à titre de responsable du matériel informatique.
• Communiquer avec les unités chargées des installations pour la prestation de services, comme les rénovations, la sécurité, les interventions d’urgence, etc.
• Soutenir les membres du personnel dans leurs démarches de formation et faciliter leur intégration.
• Effectuer des tâches connexes et participer à des projets spéciaux, au besoin.

Autres compétences et aptitudes :

• Aptitude à travailler dans un environnement dynamique et complexe.
• Expérience dans la gestion d’horaires complexes et de priorités changeantes.
• Capacité à établir et à entretenir des relations de travail productives avec des parties prenantes internes et externes.
• Bon jugement, sens de l’initiative, créativité et capacité à gérer des situations stressantes avec tact, diplomatie et ingéniosité.
• Capacité démontrée à travailler tant de façon autonome qu’au sein d’une équipe.
• Excellences compétences organisationnelles et de gestion du temps, et capacité à cerner des améliorations à apporter aux processus et à les mettre en œuvre.
• Rigueur dans la documentation et le suivi des mesures à prendre concernant les dossiers en cours.
• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite, en français et en anglais.
• Expérience dans la réalisation de tâches administratives comme le traitement des factures et des notes de frais.
• Capacité à travailler dans un environnement PC à l’aide des logiciels de la suite Microsoft Office (Teams, Word, Excel, PowerPoint et Outlook), de Minerva et de Workday.

En tant que l'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :

• Ensemble d'avantages sociaux compétitifs (assurance maladie, assurance dentaire, assurance vie)
• Régime de retraite à cotisations définies (avec une cotisation de l'employeur pouvant atteindre 10 %)
• Régime collectif d'épargne-retraite (REER) et compte d'épargne libre d'impôt (CELI)
• Politique de congés compétitive
• Deux (2) jours de congé pour raisons personnelles
• Deux (2) jours fériés mobiles
• Neuf (9) « vendredis d'été » - jours de congé payés entre la fête de la Saint-Jean-Baptiste et la fête du Travail
• Congés payés pendant la période des fêtes de fin d’année
• Exemption des frais de scolarité pour les employés permanents et leurs personnes à charge
• Jusqu’à deux (2) jours de télétravail par semaine lorsque le poste le permet

Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l’Université McGill, vous devez être à la fois autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec, sur le campus où le poste est basé / situé. Connaissance de l'anglais : L'Université McGill est une université anglophone où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter de communiquer en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.

Le niveau d'anglais requis pour ce poste a été évalué à 4 sur une échelle de 0 à 4. Pour obtenir une définition de nos niveaux de compétence linguistique, veuillez cliquer ici

Formation et expérience minimales requises :

DEC III 3 Ans Expérience pertinente /

Salaire annuel :

(MPEX – Classe 03) $61,990.00 - $72,930.00 - $83,870.00

Profil d'emploi:

MPEX-ADM1A - Administration générale – Professionnel 1 (exclu)

Heures par semaine :

33.75 (Temps plein)

Superviseur :

Directeur(rice) assoccie(e), administration (Bureau du Vice-Président communication et des relations institutionnelles)

Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :

Date limite pour postuler :

2026-06-09

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca***.***