Avec des bureaux situés à Montréal, Québec, Sherbrooke et Trois-Rivières, Lavery est le plus important cabinet d'avocats indépendant au Québec. Lavery a été nommé cabinet de l?année du Québec à plusieurs reprises par les Canadian Law Awards et figure au palmarès des plus importants cabinets d?avocats indépendants au Québec selon le Top 10 Quebec Regional Law Firms du magazine Canadian Lawyer.

Notre équipe intégrée compte 200 professionnels dont des avocats, notaires, agents de marques de commerce et agents de brevets qui ?uvrent chaque jour à offrir une gamme complète des services juridiques aux organisations qui font des affaires au Québec. Nous offrons à nos clients des solutions juridiques personnalisées et innovantes en droit des affaires, en droit du travail et de l?emploi, en litige et en règlement des différends, en propriété intellectuelle et en droit public et administratif.

Plus d?un siècle de conseils juridiques donne à notre organisation une âme que l?on ne retrouve nulle part ailleurs. L?authenticité et la poursuite des plus hauts standards de la profession cohabitent avec nos valeurs d?excellence, de collaboration, d?audace et d?entrepreneuriat, qui guident nos actions chaque jour.

Sommaire du poste

La secrétaire, réceptionniste est responsable d'accueillir les clients et partenaires, de voir à répondre à leurs besoins en plus d'acheminer les appels. Il/elle voit à la coordination et à l?organisation des salles de conférence et assure, au besoin, un soutien administratif aux adjointes et à la direction.

Rôle et responsabilités

Tâches administratives

• Recevoir et diriger les appels téléphoniques et fournir les informations appropriées lorsque requis;
• Accueillir les clients, assurer leur confort et répondre aux besoins de chacun (ex. : paiement compte d?honoraires, photocopies, assermentation, demande d?informations);
• Procéder à la réservation et la réception des traiteurs et restaurants;
• Voir à la réservation et la coordination des salles de conférence, incluant la coordination avec le service des technologies de l?information, et voir à la libération et à la propreté des salles après utilisation;
• Recevoir et remettre les documents des huissiers afin de respecter urgences et délais;
• Recevoir et distribuer les différents courriers et autres (documents, marchandises, etc) et gérer les urgences, lorsqu?applicables;
• Répartir les documents reçus par télécopieur et les notifications reçues par courriel à leurs destinataires respectifs;
• Compiler les preuves d?expédition des envois par service de messagerie pour être en conformité à la facture et transmettre aux services comptables pour paiement;
• Faire des comptes de dépenses pour les professionnels et compiler les informations bancaires pour les cartes de crédit ;
• Effectuer les commandes auprès des épiceries afin de veiller au confort de l'équipe.

Tâches juridiques (selon les besoins)

• Procéder à l?ouverture de clients et de dossiers;
• Assister les adjointes lors de l?archivage de dossiers (lettre aux clients, formulaire d?archivage);
• Effectuer des entrées de temps;
• À l?occasion, assister les avocats et/ou les adjointes pour l?exécution de certaines tâches juridiques.

Exigences

• Expérience dans un milieu professionnel, un atout
• Bilinguisme, un atout
• Bonne qualité du français, tant à l?écrit qu?à l?oral
• Excellent sens du service à la clientèle
• Sens de la débrouillardise
• Bonne connaissance de la suite Microsoft Office
• Bonne aptitude à la collaboration et au travail d?équipe
• Très bonne aptitude à gérer plusieurs tâches à la fois
• Polyvalence
• Bonne résistance au stress

Pourquoi rejoindre Lavery

• Un cabinet d?envergure réputé pour son excellence et son leadership, tant dans le secteur des services juridiques que dans la communauté d?affaires locale et étrangère.
• Un environnement stimulant et un centre décisionnel à Montréal où vous serez encouragé(e) à faire une différence et à avoir un impact véritable sur les