**Veuillez référer au guide****Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)**pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Date limite pour postuler : 3 juin 2026, 23 h 59.

Les candidatures doivent répondre aux critères de sélection et être accompagnées d’une lettre de motivation ainsi que d’un curriculum vitae.

Nous prévoyons tenir des entrevues durant la deuxième semaine de juin 2026.

Sommaire du poste :

L’adjoint(e) au doyen Trenholme des bibliothèques fournit un leadership administratif de haut niveau ainsi qu’un soutien afin de faire progresser la mission académique, de recherche et administrative des bibliothèques. Relevant directement du doyen, la personne titulaire est responsable de la planification, du développement et de la mise en œuvre de processus, politiques et systèmes administratifs favorisant l’atteinte des objectifs institutionnels, tout en assurant leur conformité avec les politiques de l’Université, les cadres de gouvernance et la culture organisationnelle.

Agissant comme point central de coordination, l’adjoint(e) au doyen joue un rôle clé de liaison entre le Bureau du doyen, les unités de la bibliothèque, les services centraux de l’Université et les partenaires externes. Le poste couvre un large éventail de fonctions administratives, notamment en finances, ressources humaines, développement, communications, affaires académiques, ressources matérielles, gouvernance, archives et affaires juridiques.

La personne titulaire soutient également l’administration de la recherche, les contrats, les subventions, les dons philanthropiques et autres relations formelles, tout en contribuant à la planification stratégique, à la reddition de comptes et à l’analyse institutionnelle.

Responsabilités principales :

• Fournir un soutien administratif complet au doyen Trenholme des bibliothèques, notamment gérer et prioriser son agenda, coordonner et organiser les réunions, ainsi que préparer les ordres du jour et la documentation.
• Maintenir des systèmes de classement et des dossiers numériques exacts et à jour pour le Bureau du doyen, conformément aux politiques institutionnelles.
• Coordonner et soutenir les opérations quotidiennes du Bureau du doyen, en veillant à une prestation efficace et opportune des services administratifs en lien avec les priorités stratégiques.
• Élaborer, mettre en œuvre et maintenir des procédures et systèmes administratifs de complexité modérée afin de soutenir les opérations des bibliothèques, en assurant cohérence, qualité et conformité.
• Administrer, analyser et superviser les politiques, procédures et processus administratifs afin d’assurer le fonctionnement efficace et conforme des bibliothèques et du Bureau du doyen.
• Agir comme personne-ressource auprès des services centraux de l’Université, des unités internes et des organisations externes, notamment le Bureau du vice-principal aux études (Provost), les Archives, les Services juridiques, l’Avancement universitaire, le PBUQ, le CARL, les ministères gouvernementaux et les établissements homologues.
• Contribuer aux initiatives de planification, de reddition de comptes et d’analyse institutionnelle pour soutenir la prise de décision.
• Rédiger et réviser la correspondance, les rapports, les déclarations et les documents d’information, ainsi que maintenir certaines sections de l’intranet ou des plateformes internes de communication des bibliothèques.
• Organiser les déplacements et l’hébergement du doyen, des membres du comité de direction des bibliothèques et des visiteurs externes.
• Soutenir les interactions avec les Amis des bibliothèques de McGill, le conseil d’avancement des bibliothèques et l’Avancement universitaire, notamment en coordonnant les réunions et la documentation.
• Soutenir les processus de promotion académique et de nomination, en assurant le respect des calendriers, politiques et procédures établis.
• Coordonner avec les membres du groupe de gestion des bibliothèques concernant les protocoles d’intervention d’urgence et les exigences en matière de santé et sécurité au travail.
• Fournir un soutien administratif aux processus de nomination et de désignation des comités des bibliothèques.
• Organiser les réunions ; consigner, préparer et diffuser les ordres du jour et les procès-verbaux ; assurer le suivi des actions à entreprendre.
• Contribuer à la planification et à la coordination d’événements spéciaux et de fonctions officielles.
• Superviser et assurer l’application uniforme des politiques et processus de gestion documentaire de l’Université dans les unités de la bibliothèque.
• Compiler, analyser et maintenir des données statistiques et administratives aux fins de rapports, de planification et d’évaluation ; mettre à jour la documentation et les rapports au besoin.
• Repérer, évaluer et résoudre les enjeux administratifs ; transmettre les dossiers au besoin et formuler des recommandations au doyen.
• Favoriser des relations de travail solides et promouvoir une culture de service, de collaboration, de responsabilisation et d’amélioration continue.
• Assister à des réunions internes et externes, au besoin, et représenter le Bureau du doyen lorsque requis.
• Peut superviser du personnel administratif et de soutien, y compris du personnel occasionnel ; contribuer à leur accueil, leur formation et leur accompagnement en rendement.

Autres compétences et aptitudes requises :

• Diplôme universitaire de premier cycle, souhaité.
• Expérience significative en soutien administratif de haut niveau dans un établissement postsecondaire ou un environnement organisationnel de complexité comparable.
• Connaissance démontrée des processus administratifs universitaires, des politiques et des structures de gouvernance.
• Excellentes compétences organisationnelles, analytiques et communicationnelles, avec la capacité de gérer plusieurs priorités et de faire preuve de discernement.
• Capacité démontrée à travailler de manière autonome, à faire preuve de discrétion et de confidentialité, et à établir des relations de travail efficaces avec des groupes de parties prenantes diversifiés.
• Connaissance du français, à l’oral et à l’écrit.

Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.

Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau # (4) sur une échelle de 0-4.

Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer ici***.***

Formation et expérience minimales requises :

DEC III 3 Ans Expérience pertinente /

Salaire annuel :

(MPEX – Classe 03) $61,990.00 - $72,930.00 - $83,870.00

Profil d'emploi:

MPEX-ADM1A - Administration générale – Professionnel 1 (exclu)

Heures par semaine :

33.75 (Temps plein)

Superviseur :

Bibliothécaire titulaire

Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :

Date limite pour postuler :

2026-06-03

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca***.***