La firme souhaite accueillir un·e adjoint·e exécutif·ve à temps plein pour soutenir et collaborer étroitement avec son équipe.

Il est à noter que le bureau occupe des locaux sur deux étages. L’entretien des espaces communs et la gestion de l’approvisionnement impliquent régulièrement le transport d’items parfois lourds et/ou encombrants dans des escaliers.

Principales tâches et responsabilités

Produire la facturation mensuelle des projets de l’équipe et en assurer le suivi administratif Assurer la gestion et la préparation des offres de services Apporter un soutien administratif selon les besoins de l’équipe Rédiger, réviser et faire la mise en page de divers documents Rédiger des messages et communications internes Créer et tenir à jour des documents types en respectant les normes graphiques Assurer l’ouverture des nouveaux projets sur le serveur et dans les divers logiciels de gestion Archiver les dossiers physiques et numériques Planifier, organiser et coordonner les réunions, réservations ainsi que les événements et activités sociales. Assurer l’entretien des espaces communs et la gestion administrative de l’approvisionnement (boissons, aliments, fournitures et équipements) Gérer et mettre à jour la matériauthèque, incluant les rencontres avec représentants/fournisseurs et le soutien ponctuel aux designers dans leurs recherches de matérialité. Assurer la gestion des réseaux sociaux Gérer la boîte courriel générale et répondre efficacement aux demandes d’information Prendre et rediriger les appels et accueillir les visiteurs (clients, intervenants, professionnels)

Qualifications

Détenir un DEP en secrétariat, un DEC en bureautique ou toute autre formation jugée équivalente Posséder de 3 à 5 ans d’expérience à titre d’adjoint.e administratif.ve Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit, incluant une excellente capacité à la rédaction Maîtrise fonctionnelle de l’anglais (langue seconde), à l’oral et à l’écrit Maîtrise de la suite Office Maîtrise de la suite Adobe (un atout) Expérience avec des logiciels de gestion de projet (Casserole, Ganttic ou autre)