Le ou la représentant(e) du soutien sur le terrain est responsable d’appuyer les opérations quotidiennes d’un ou de plusieurs sites de services gérés, notamment les activités de production et de finition liées à l’impression, à la copie et à la numérisation, l’exploitation d’un centre de courrier et de messagerie, ainsi que la tenue des journaux et des rapports de facturation. Le poste soutient les services gérés de la région lors des phases d’implantation et assure le remplacement lors des absences et des vacances dans les différents sites de services gérés de Ricoh. La personne titulaire du poste est responsable de soutenir les objectifs opérationnels de tous les sites clients existants dans un territoire géographique donné.

Responsabilités

• Maintenir des guides de procédures du site, des formulaires et des registres exacts, complets et à jour
• Recueillir les données nécessaires à la préparation du rapport de gestion mensuel, selon les directives du ou de la gestionnaire/superviseur(e) de site
• Commander le papier, le toner et autres fournitures de bureau
• Aider le ou la gestionnaire/superviseur(e) de site en proposant des améliorations aux processus et procédures nouveaux ou existants
• Aider à la formation des nouveaux employés et des employés en poste
• Être en mesure de se présenter et de travailler dans divers sites clients de services gérés au sein d’un territoire géographique, selon les besoins opérationnels et l’horaire établi
• Effectuer toute autre tâche connexe assignée par le gestionnaire

En l’absence de personnel sur place, les responsabilités peuvent inclure (sans s’y limiter) : Courrier

• Traiter l’ensemble du courrier entrant et sortant
• Effectuer diverses fonctions de salle du courrier, incluant le traitement du courrier, le tri, le classement, l’emballage et la préparation des envois destinés à plusieurs emplacements
• Classer et étiqueter les documents et autres matériaux pour l’entreposage et la récupération
• Effectuer les tâches d’expédition et de réception, incluant le déplacement de boîtes et/ou d’équipement
• Fournir des services de messagerie pour la collecte et la livraison du courrier et des travaux de copie, sur le campus et à l’extérieur

Copy Centre

• Aider au centre de reprographie et effectuer toutes les tâches requises pour la réalisation des demandes de copie, incluant l’utilisation d’équipements de reliure, de dossiers, de plastification, etc.
• Effectuer la numérisation et l’indexation de documents clients
• Effectuer le dépannage de base (ex. : bourrages papier) sur tout l’équipement utilisé dans le centre Ricoh

Général

• Effectuer des tâches de réception et d’accueil à la réception
• Aider à la coordination des affectations de travail afin de respecter les échéanciers et les engagements de service
• Gérer l’ensemble des opérations du centre Ricoh en l’absence du ou de la gestionnaire/superviseur(e) de site

Exigences

• Diplôme d’études secondaires ou expérience de travail équivalente
• Minimum d’une (1) année d’expérience dans un environnement de salle du courrier, de centre de reprographie ou de service à la clientèle

Compétences

• Expérience avec les photocopieurs, numériseurs, imprimantes, perforatrices, équipements de reliure, agrafeuses électriques, balances, trieuses et autres équipements connexes
• Excellentes habiletés interpersonnelles et capacité à établir rapidement des relations professionnelles
• Capacité démontrée à effectuer plusieurs tâches simultanément
• Forte motivation personnelle et orientation vers les résultats
• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite
• Connaissance de base des applications Microsoft Office 365
• Capacité de projeter une image professionnelle auprès des clients et des fournisseurs

Exigences physiques Capacité de soulever jusqu’à 50 lb, au besoin

The Field Support Representative is responsible for supporting the daily operations of one or more Managed Services locations, including copy, print, and scanning production and finishing work; operation of a mail and courier centre; and maintaining billing logs and reports. The position supports the region’s Managed Services during implementation and fills in for absences and vacations throughout Ricoh Managed Services locations. This role is responsible for supporting operational objectives at all existing customer sites within a geographic territory.

Responsibilities

• Maintain accurate, complete, and up-to-date Site Procedure Guides, forms, and logs
• Collect data for the completion of the monthly management report, as directed by the Site Manager/Supervisor
• Order paper, toner, and other office supplies
• Assist the Site Manager or Supervisor by offering suggestions for improvements to new or existing processes and procedures
• Assist in the training of new and existing employees
• Report to and work at various Managed Services client locations within a geographic territory, based on business needs and scheduling
• Perform other duties as assigned by the manager

In the Absence of Onsite Personnel, Duties May Include (but Are Not Limited To): Mail

• Process all incoming and outgoing mail
• Perform other mailroom functions, including mail fulfillment, sorting, filing, packaging, and processing shipments for delivery to multiple locations
• File and label documents and other materials for storage and retrieval
• Perform shipping and receiving duties, including the movement of boxes and/or equipment
• Provide courier services for the pickup and delivery of mail and copy jobs, on campus and offsite

Copy

• Assist in the Copy Centre and perform all functions required for the completion of copy requests, including the use of binding equipment, folders, laminators, etc.
• Perform scanning and indexing of client documents
• Perform basic troubleshooting (e.g., paper jams) on all equipment used within the Ricoh Centre

General

• Perform front desk and receptionist duties
• Assist with coordinating work assignments to meet specific deadlines and service deliverables
• Manage all aspects of the Ricoh Centre in the absence of the Site Manager/Supervisor

Qualifications

• High School Diploma or equivalent work experience
• Minimum of one (1) year of experience working in a mailroom, copy centre, or customer service environment

Skills

• Experience using photocopiers, scanners, printers, hole drills, bindery equipment, electric staplers, scales, collators, and related equipment
• Excellent interpersonal skills with the ability to quickly develop business relationships
• Demonstrated ability to multitask
• Strong self-motivation with a results-driven approach
• Excellent verbal and written communication skills
• Basic knowledge of Microsoft Office 365 applications
• Ability to present a professional image to customers and vendors

Physical Requirements

• Ability to lift up to 50 lbs., as required