Le Groupe Devimco, c’est près de 350 personnes passionnées qui contribuent pleinement à faire valoir notre économie québécoise, avec l'une des plus haute tour jamais construite sur l’île de Montréal, c’est le gagnant de prix architecturaux reconnus à travers le monde, c’est une entreprise qui s’implique auprès des communautés, et plus encore!

Raison d'être du poste :

L'adjoint(e) administratif(ve) aux ventes devra supporter l’équipe de ventes de manière autonome en accomplissant plusieurs tâches administratives variées. Accueillir les visiteurs et les diriger adéquatement en dispensant un service courtois et de qualité afin de favoriser la satisfaction des intervenants internes et externes. Gérer les appels et courriels en répondant aux questions des gens et assurant les différents suivis. De plus, l'adjoint administratif aux ventes aura la responsabilité de participer aux différents évènements de ventes et seconder le gestionnaire de projets dans la vente et la mise en marché.

• Horaire du lundi au vendredi : 8h @ 17h + être flexible durant les périodes achalandés pour travailler les weekends au besoin
• Possibilité de télétravail 1 jour en semaine
• Lieu de travail : hybride entre les bureaux des ventes et le bureau chef

Principales responsabilités :

Expérience client et gestion des prospects Accueil d'excellence : Accueillir chaleureusement les clients et prospects dès leur arrivée et les diriger selon leurs besoins; Prise en charge des flux entrants : Gérer les appels téléphoniques, assurer le transfert de la rotation et optimiser la gestion de la boîte courriels générale du projet; Soutien à la vente : Répondre aux demandes d’information initiales et prêter main-forte à la présentation du projet lors des périodes de forte achalandage.

Gestion administrative des ventes et des contrats Traitement des dossiers : Collecter les informations auprès des représentants pour rédiger les contrats préliminaires et leurs annexes; Suivi transactionnel : Valider la réception du premier dépôt avant l’envoi des contrats pour signature; Gestion numérique : Préparer, envoyer et suivre la signature des documents officiels via DocuSign, et assurer l’envoi des lettres de bienvenue; Modifications contractuelles : Rédiger les amendements, les résiliations et coordonner les remboursements ou annulations avec les départements internes.

Suivi des approbations bancaires et des dépôts Suivi de financement : Assurer la liaison avec les acheteurs, banques et courtiers pour le suivi rigoureux des approbations hypothécaires (AH/LC), des délais et des acceptations; Gestion des dépôts : Effectuer les suivis de dépôts auprès des acheteurs, accuser réception des paiements en personne et tenir à jour le système Lasso.

Logistique, outils de vente et marketing Gestion des stocks : Assurer l’inventaire, l’impression et la disponibilité des outils de vente (brochures, plans, fiches acheteurs); Mise à jour des systèmes : Maintenir à jour les données clients, les prix et les suivis de ventes dans le CRM (Lasso); Technologie et environnement : Veiller au bon fonctionnement des outils audiovisuels et numériques du bureau (ex. : maquette Smartpixel) et gérer l’approvisionnement en fournitures de bureau.

Support à la coordination et suivi financier Gestion des factures : Administrer la boîte programme courtier (boîte tampon comptable), créer les annexes courtiers et effectuer le suivi des dépenses du bureau des ventes; Rapports et analyses : Soutenir la coordonnatrice dans la production des rapports hebdomadaires, des indicateurs de performance (KPI) et de l'analyse de la concurrence (Centris); Vie d'équipe : Rédiger les comptes-rendus des réunions hebdomadaires et participer activement à la coordination et à la réussite des événements de vente (disponibilités requises certains soirs et fins de semaine lors d'événements).

Le.la candidat.e idéal.e possède:

Expérience : Expérience confirmée en tant qu’adjoint(e) administratif(ve) au sein d’une équipe de vente, idéalement dans le secteur de l’immobilier ou de la construction; Bilinguisme : Excellente maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit (le ou la titulaire sera régulièrement en contact avec une clientèle unilingue anglophone); Outils informatiques : Maîtrise de la suite MS Office (Excel et Outlook indispensables). L'aisance avec un CRM (Lasso) et DocuSign est un atout majeur; Aptitudes professionnelles : Grand sens de l'organisation, structure, proactivité et capacité à mener de front plusieurs projets simultanément; Orientation client : Excellentes habiletés relationnelles, entregent et aisance naturelle avec le service à la clientèle et l'univers de la vente.

En plus d’un environnement de travail stimulant, nous offrons:

Un compte mieux-être mis en place pour que tu puisses investir dans ta santé ou tes passions et intérêts; Un programme d’assurances collectives compétitif payé à 100% par l’employeur! Un REER collectif et RPBD pour investir dans ton futur; Un généreux programme de congés annuels, incluant une fermeture rémunérée des bureaux lors de la période des Fêtes de Noël; Un horaire d’été qui te permet de profiter d’une demi-journée de plus par semaine du beau temps; 5 longs weekends ajoutés annuellement au calendrier de l’entreprise; Matériel informatique complet fourni dès le premier jour pour que tu sois bien outillé pour attaquer ton nouveau défi; Un stationnement gratuit ou, si tu préfères, une salle pour y ranger ton vélo (pour le siège social); Et bien plus encore!

Le ou la candidat(e) sera amené(e) à être en contact avec une clientèle unilingue anglophone