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Sous la supervision immédiate du superviseur immédiat, la personne titulaire du poste fournit un soutien administratif et de secrétariat. Elle contribue au bon fonctionnement des opérations de l’unité, agit à titre de personne-ressource en matière de politiques et de procédures, administre les comptes de l’unité, participe à l’organisation des activités et assure la gestion des documents et dossiers de l’unité. Elle veille également à la maintenance des systèmes d’information informatisés.

Responsabilités principales :

• Agir à titre de personne-ressource concernant les politiques et procédures de l’unité. Résoudre les problèmes relevant de son champ de responsabilité. Consulter la documentation pertinente et collaborer avec les personnes-ressources appropriées afin d’obtenir et de fournir des renseignements sur des questions variées et complexes.
• Contribuer au bon fonctionnement de l’unité. Recommander des améliorations aux procédures afin d’accroître l’efficacité des opérations. Collaborer avec le superviseur et les autres membres de l’équipe pour établir les priorités de travail. Assurer le suivi et la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le superviseur.
• Mettre à jour, préparer et coordonner la publication de documents tels que des brochures promotionnelles, des guides départementaux et des rapports annuels. Rédiger de la correspondance ainsi que divers documents complexes de courte durée. Effectuer la mise en page des documents et en assurer la révision grammaticale, orthographique et factuelle. Prendre des notes et saisir divers documents, notamment de la correspondance, des rapports et des notes de service. Signer certains documents autorisés.
• Administrer les comptes de l’unité. Préparer des budgets ou des propositions budgétaires. Effectuer le suivi et le rapprochement de divers comptes, relevés et rapports. Identifier et analyser les écarts et les erreurs, apporter les corrections nécessaires et assurer le suivi des problèmes. Comptabiliser les dépenses et produire des relevés de compte sur demande.
• Participer aux activités liées aux affaires étudiantes, notamment l’admission, la préinscription, l’inscription, l’aide financière et les dossiers des étudiants internationaux. Assurer le suivi des inscriptions, des modifications de cours, des relevés de résultats, des prêts, des bourses et des distinctions académiques. Diriger les problèmes dépassant son domaine d’expertise vers les personnes-ressources ou autorités compétentes.
• Fournir des renseignements aux appelants et aux visiteurs. Déterminer la raison de l’appel ou de la visite et préparer les documents requis. Orienter les personnes vers les ressources appropriées. Évaluer la nécessité de l’intervention d’autres personnes-ressources et fixer des rendez-vous au besoin.
• Organiser les réunions, communiquer avec les participants et réserver les salles. Participer à la préparation des ordres du jour. Assister aux réunions, rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des décisions relevant de son secteur de responsabilité.
• Utiliser divers logiciels informatiques. Assurer la gestion des systèmes d’information informatisés et contribuer à leur développement afin d’améliorer l’efficacité de l’unité. Agir à titre de personne-ressource pour l’utilisation des logiciels. Expliquer et démontrer leur utilisation, résoudre les problèmes relevant de son expertise et collaborer avec les spécialistes informatiques au besoin. Maintenir et mettre à jour les dossiers administratifs, les systèmes de classement et les archives.

La liste des fonctions et responsabilités ci-dessus est représentative et ne constitue pas une liste exhaustive des tâches pouvant être effectuées par une personne occupant ce poste générique.

Autres compétences et aptitudes requises :

• Expérience dans un poste de première ligne auprès d’une clientèle et de partenaires issus de divers milieux culturels.
• Expérience en soutien administratif dans un environnement de bureau.
• Une expérience dans le milieu de l’éducation constitue un atout.
• Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité démontrée à gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement axé sur le travail d’équipe.
• Fortes aptitudes en service à la clientèle et orientation marquée vers le service.
• Excellentes compétences en communication, avec une capacité démontrée à recevoir, retenir et transmettre l’information de façon claire et efficace à tous les niveaux.
• Capacité à maintenir des systèmes de classement papier et électroniques ainsi qu’à gérer les inventaires.
• Grande rigueur et souci du détail. Capacité démontrée à faire preuve d’initiative, à résoudre des problèmes relevant de son champ de responsabilité, ainsi qu’à gérer les priorités afin de respecter plusieurs échéances simultanément.
• Discrétion démontrée dans le traitement de renseignements confidentiels.
• Maîtrise des environnements informatiques PC et des logiciels de traitement de texte, de feuilles de calcul, de bases de données, de présentation, de messagerie électronique, ainsi que des systèmes Minerva, Banner (FIS, SIS) et Workday (HRIS).
• Maîtrise de l’anglais et du français, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Une expérience auprès des communautés des Premières Nations et inuit constitue un atout.

Informations complémentaires:

• Contrat d’une durée d’un (1) an.
• Présence sur site requise quatre (4) jours par semaine.

Formation et expérience minimales requises :

DEP - Études de secrétariat 4 ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautique

Salaire horaire :

(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46

Heures par semaine :

33.75 (Temps plein)

Superviseur :

Associate Director, Office of First Nations & Inuit Education (OFNIE)

Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :

2027-05-25

Date limite pour postuler :

2026-06-08

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca***.***