Adjoint administratif

Description de l'entreprise PEGASE Construction, entrepreneur général et spécialisé, réalise des projets de diverses natures sur les marchés institutionnel, municipal et commercial. L’entreprise se distingue en offrant des solutions globales à sa clientèle en intégrant toutes les disciplines du bâtiment et en offrant des projets clé-en-main répondant aux besoins du client. L'entreprise œuvre notamment dans les secteurs récréatif et environnemental en mécanique de procédé et en tuyauterie industrielle pour la réalisation de projets de construction et mise à niveau de système de traitement de l'eau potable, des eaux usées et des procédés environnementaux. Nous sommes à la recherche d'une personne pour assister le chargé de projets dans les tâches administratives dans le secteur de la construction. Description du poste Assister les chargés de projet au quotidien ; Préparer la facturation mensuelle ; Émettre des PO ; Tenir à jour les outils de suivis et diverses bases de données ; Suivre le budget global des projets ; Recommander les paiements des comptes payables ; Participer à la rédaction des rapports mensuels de suivi des activités ; Recevoir et gérer les communications avec les professionnels, les fournisseurs et les sous-traitants ; Assurer le suivi avec les divers intervenants et tenir les dossiers à jour ; Produire des procès-verbaux des réunions ; Préparation et gestion documentaire ; Assistance dans le processus d’appel d’offres et d’octroi de contrats pour services et travaux de construction ; Assistance dans la production des rapports mensuels de suivi de projet ; Qualifications Formation scolaire pertinente ; Expérience en milieu institutionnel (un atout) Connaissance de logiciels de la suite MS Office et de gestion de projet ; Capacité à gérer plusieurs dossiers en simultané ; Polyvalence, sens du détail, sens de l’organisation et des priorités ; Capacité de communication interpersonnelle ; Autonomie et esprit d’équipe ; Maîtrise du français et de l’anglais (un atout) ; Informations supplémentaires Profite de plein d’avantages ! Opportunités de développement professionnel ; Conciliation travail/famille ; Flexibilité des horaires de travail ; Régime complet d'assurance collective (vision et dentaire incluses) payée à 50% par l'employeur ; Programme de télémédecine et d'aide aux employés ; Rabais corporatif dans les salles de gym et les forfaits mobiles ; Formations continues ; Opportunités de développement de carrière ; Cadre de travail et projets stimulants. Nous reconnaissons la valeur de la diversité et souscrivons au principe d'égalité des chances en matière d'emploi. Le masculin est utilisé dans le seul but d'alléger le texte et désigne indifféremment les personnes de tout genre. Statut de poste: Permanent Quart de travail: Jour Horaire de travail: Du lundi au vendredi

The administrative assistant will support project managers with daily tasks, including invoicing, purchase order issuance, and budget tracking. They will also manage communications with stakeholders, prepare meeting minutes, and assist with the tender and contract award process.

Candidates should have relevant educational training and experience in an institutional environment is considered an asset. Proficiency in MS Office and project management software, along with strong organizational and communication skills, is required.

• Professional development opportunities • Work-life balance • Flexible work hours • Group insurance plan • Vision care • Dental care • Telemedicine program • Employee assistance program • Corporate gym discounts • Mobile plan discounts • Continuous training

• TeamworkPreferred
• OrganizationPreferred
• Attention to detailPreferred
• CommunicationPreferred
• Project managementPreferred

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative support
• Project management
• Invoicing
• Purchase orders
• Budget tracking
• Accounts payable
• Report writing
• Document management
• Tender process
• Communication
• Organization
• Attention to detail
• Teamwork
• MS Office
• Report Writing
• Document Management
• Administrative Support
• Accounts Payable
• Budgeting
• Management
• Procurement
• Contract Management
• Project Management Software
• Project Management
• Taking Meeting Minutes
• Microsoft Office
• Purchasing
• Subcontracting
• Detail Oriented

• Administrative
• Construction
• Management & Leadership
• Administrative Assistant
• Office / Administrative Assistant (General)
• Administrative and Executive Secretaries
• Secretaries and Administrative Assistants, Except Legal, Medical, and Executive

Minimum experience

2+ years

Posting language

French

Working hours

40 hours per week