Technicien en administration/adjoint de direction | Présidence Direction Générale

Description :

Vous souhaitez vous engager dans un milieu où l'humanisme est au coeur des soins et services?
Vous souhaitez vous développer dans un milieu innovant?
Nous sommes à la recherche de Technicien en administration/Adjoint de direction | Présidence Direction Générale


La balle est dans votre camp! Faites partie de l'équipe!

Toute une gamme d'avantages s'offrent à vous au CIUSSS de l'Estrie - CHUS:
-4 semaines de vacances
-Régime d'assurance collective
-Régime de retraite
-Avantages sociaux
-Prime(s) et plus encore, CLIQUEZ ICI

Ce que nous recherchons:
Relevant de la Présidence-direction générale, la Direction adjointe des affaires juridiques et publiques est à la recherche d'une personne qui va assister le président-directeur général (PDG) dans ses fonctions administratives et professionnelles. La personne sera appelée à accomplir des travaux de secrétariat de nature complexe qui nécessitent des connaissances approfondies à ce niveau et travaillera en étroite collaboration avec les différents secteurs relevant directement du PDG, soient : la Direction des services professionnels, la Direction de santé publique, la Direction des ressources humaines, la Direction des ressources financières, la Direction de la protection de la jeunesse, les communications et les relations médias ainsi que le département régional de médecine générale.

La personne titulaire de l'emploi est responsable du fonctionnement administratif pour le PDG et assure le suivi des décisions auprès des personnes concernées. Elle traite les requêtes acheminées au PDG et répond adéquatement et de façon autonome aux demandes. Elle gère les situations problématiques et détermine les actions à poser afin d'assurer les suivis dans les délais requis. Elle est également appelée à travailler dans des dossiers particuliers ou encore plus stratégiques dépendamment des besoins. Elle assure le contrôle qualité des documents et propose des moyens d'améliorer l'organisation du travail.

Possédant une grande capacité d'initiative, ainsi qu'un souci marqué pour le service à la clientèle et les communications interpersonnelles, la personne est appelée à travailler en collaboration avec différentes équipes à l'interne et à l'externe.

-Assurer le traitement diligent des courriels et de l'ensemble des demandes adressés au PDG et en faire les suivis requis.
Gérer l'agenda du PDG en planifiant les rencontres et la logistique (convocations, réservations de salles, préparation des dossiers, etc.).
-Soutenir, élaborer, rédiger et corriger différents documents (ordres du jour, comptes rendu, présentations, lettres, etc.) et faire les liens auprès des personnes concernées.
-Assurer un soutien constant pour les suivis et le traitement des urgences dans les délais demandés, et ce, en étroite collaboration avec le bureau du PDG.
-Contribuer au travail d'équipe avec les autres adjointes de la Présidence-direction générale.
-Proposer et élaborer des procédures et suggérer des modifications susceptibles d'améliorer le fonctionnement administratif, et ce, en partenariat avec les principaux collaborateurs.
-Offrir un service à la clientèle hors pair autant avec les partenaires internes qu'externes.
-Participer activement à l'accueil et l'intégration des nouvelles ressources en soutien administratif dans l'équipe.

TECHNICIENNE EN ADMINISTRATION
Personne qui accomplit des travaux reliés à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou de l'approvisionnement. Elle assume des responsabilités liées à l'organisation du travail et à la planification de l'exécution de travaux complexes à caractère administratif tels que la cueillette et l'analyse de données. Elle peut également être responsable du fonctionnement administratif de son milieu et voit aux relations internes et externes de celui-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction.

ADJOINTE DE DIRECTION
Personne qui assiste un cadre supérieur ou un hors-cadre dans ses fonctions administratives et professionnelles. Elle exerce des attributions relatives au secrétariat et à la bureautique de nature complexe qui nécessitent des connaissances approfondies de tous les programmes reliés à la direction. Elle est responsable du fonctionnement administratif d'une direction et voit aux relations internes et externes de celle-ci. Elle assure le suivi des décisions de la personne qu'elle assiste auprès du personnel de la direction et des gestionnaires concernés. Elle traite les requêtes acheminées au cadre supérieur ou au hors-cadre et répond adéquatement et de façon autonome aux demandes. Elle règle des situations problématiques. Elle détermine les actions à poser, informe le cadre supérieur ou le hors-cadre ou dirige les demandes aux personnes concernées pour le suivi. Elle assiste un cadre supérieur ou un hors-cadre dans les dossiers particuliers ou plus stratégiques. Elle assure le contrôle de la qualité des documents et propose des moyens d'améliorer l'organisation du travail et les services offerts par le personnel de bureau.


Aptitudes requises
- Connaissance de l'organisation et/ou du poste
- Autonomie
- Sens des responsabilités
- Sens des priorités
- Organisation
- Communication organisationnelle
- Capacité décisionnelle et initiative
- Introspection

Port d'attache : Hôpital-Ctr héb Argyll (Hôpital et centre d'hébergement Argyll, 375, rue Argyll, Sherbrooke)
Possibilité de faire du télétravail après entente avec le supérieur.

**Veuillez noter que si vous êtes un(e) employé(e) du CIUSSS de l'Estrie - CHUS, vous devez postuler via le logiciel weblogibec de l'établissement, sinon, votre candidature ne sera pas considérée au premier (1er) tour.(exemple: no. poste à l'interne 2024-9990-0862)**.

Exigences :

TECH.ADMINISTRATION
Doit détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une
autre discipline collégiale appropriée d'une école reconnue par le ministère compétent ou Doit détenir un diplôme d'étude collégiale (DEC) combiné à un certificat
universitaire terminal pertinent de 30 crédits et plus ou Doit détenir un (AEC) pertinente de huit cents heures et plus + 2 ans d'expérience dans les 5 dernières années,
dans un emploi à caractère administratif.
ADJ A LA DIRECTION
DES en secrétariat ou DES dans une autre discipline appropriée ou DEP en secrétariat ou DEP en comptabilité ou DEP dans une autre discipline appropriée* ou ASP médical ou ASP dentaire ou ASP juridique

Si la personne a travaillé 2 ans au cours des 5 dernières années dans l'un des titres d'emploi suivant : 5314-5313-5312-5311-2101 du secteur bureau sans détenir de DEPou DEC, elle répond à l'exigence des TE :5314-5313-5312-5311 9990 -

Veuillez noter que ce poste est affiché comme technicien(ne) en administration et adjoint(e) de direction. Les candidatures seront analysées en trois (3) tours :
1er tour : Technicien(ne) en administration avec six mois d'expérience dans des fonctions similaires
2ème tour : Technicien(ne) en administration sans expérience
3ème tour : Adjoint(e) à la direction avec six mois d'expérience dans des fonctions similaires
Avant de passer au tour suivant, tous les candidats rencontrant les exigences du tour précédent se doivent d'être rencontrés. La suite des tours sera effectuée seulement si aucun candidat ne rencontre la norme de passage.

Test de français (75 %)
Test Word (Base)
Test Excel (Base)

Remarques :

Pour faciliter votre intégration au CIUSSS de l'Estrie - CHUS, nous vous inviterons à une journée d'accueil et d'intégration. Vous bénéficierez aussi d'une période d'orientation dans le service qui vous accueillera.

Le CIUSSS de l'Estrie - CHUS applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités ethniques et visibles, et les personnes handicapées à soumettre leur candidature. Sur demande, des mesures d'adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leurs besoins.

Nous remercions toutes les personnes qui postulent mais devons les aviser que seules celles dont la candidature est retenue seront contactées.