Gestionnaire de la documentation de projet

Req ID:426784

À la tête des entreprises qui s’engagent vers un avenir plus vert, Alstom développe et commercialise des solutions de mobilité qui apportent les fondements durables pour l'avenir des transports. Notre portefeuille de produits s'étend des trains à grande vitesse, métros, monorails et tramways jusqu’aux systèmes intégrés, services sur mesure, infrastructures, signalisation et solutions de mobilité numérique. Nous rejoindre, c'est rejoindre une entreprise bienveillante, responsable et innovante où plus de 70 000 personnes ouvrent la voie à une mobilité plus verte et plus intelligente, dans le monde entier.

Principales responsabilités:

• Responsable, au sein de son équipe, du déploiement et de l’exécution du processus de gestion de la documentation
• Créer et mettre à jour les plans de gestion de la documentation (DMP)
• Gérer les exigences de gestion de la documentation du client
• Suivre et s’assurer que les règles définies dans le DMP sont comprises et appliquées par chaque membre de l’équipe
• S’assurer que la documentation est correctement validée avant toute soumission au client
• Adapter et mettre en œuvre la structure de documentation conformément aux normes
• Définir, attribuer et suivre les livrables contractuels pour les catégories de documentation technique et de gestion dans la liste des exigences relatives aux livrables contractuels
• Mettre à jour et utiliser la liste de distribution interne et externe de la documentation
• Gérer et déployer le EDMS avec l’équipe de soutien des outils, former les nouveaux utilisateurs et gérer les droits d’accès au EDMS
• Jouer le rôle d’utilisateur clé du EDMS (s’il n’y a pas d’utilisateur clé du EDMS du site) et de soutien de premier niveau aux utilisateurs du SGDE
• Suggerer des améliorations de l’activité (REX sur les questions de documentation : processus, organisation)
• Participer aux revues de configuration pour garantir l’intégration dans toutes les activités des membres de l’équipe impliqués dans la documentation.
• Définir et analyser les rapports de documentation, les indicateurs à fournir par le contrôleur de la documentation et l’analyse des rapports à son chef de service, au chef d’équipe PM et au chef d’équipe principal, aux membres d’équipe et au client (au besoin).
• Gérer, dans l’application des règles/instructions internes, la traduction des documents, la gestion des dossiers et l’archivage physique.
• Pendant la phase d’appel d’offres : uniquement pour les appels d’offres à criticité élevée et sur demande, évaluer les écarts entre les normes Alstom et les exigences des clients, émettre des avertissements si ces derniers sont importants, évaluer l’impact sur les coûts pour l’équipe chargée de l’appel d’offres.

Principaux pouvoirs et dimensions des tâches:

• Gérer une équipe de contrôleurs de la documentation, au besoin

Mesures du rendement :

• KPI Gestion de la documentation (Qualité, Livraison de la documentation contractuelle en temps voulu)
• Respect du processus, mesuré par les inspections du processus
• Effectuer une présentation des jalons en général, des jalons de paiement, des pénalités

Profil recherché :

• Diplôme universitaire
• Au moins trois ans d’expérience en gestion de la documentation.
• Au moins 7 ans d’expérience dans la gestion de la documentation en l’absence de diplôme.
• Communique en anglais de façon courante (parlé & écrit)
• Bonne connaissance de la suite Microsoft Office suite (Office 365, ...)
• Méthode de travail structurée (axée sur les processus, capacité à diagnostiquer des situations ou des organisations complexes dans un état d’esprit d’amélioration continue)
• Capacité à mettre au défi l’équipe de projet, bonnes compétences de communication et interpersonnelles, excellent travailleur d’équipe. Capacité à travailler avec plusieurs sites et équipes internationales.

Alstom est une entreprise leader dans le secteur de la mobilité, qui résout les grands défis de la mobilité de demain. C'est pour cela que nous valorisons les personnes curieuses et innovantes qui sont passionnées par l’idée de travailler ensemble afin de réinventer la mobilité, de la rendre plus intelligente et plus durable. Jour après jour, nous construisons une culture agile, inclusive et responsable. Nos équipes, venant d’horizons différents, se voient offrir des opportunités d'apprendre, de se développer et de construire leur carrière en évoluant sur différentes fonctions et sites géographiques. Êtes-vous prêt à rejoindre une véritable communauté internationale pour une aventure stimulante et impactante ?

Equal Opportunities Statement:

Alstom garantit l'égalité des chances et s'engage en tant qu’employeur à créer un environnement de travail inclusif où tous sont encouragés à atteindre leur plein potentiel, et où les différences individuelles sont valorisées et respectées. Tous les candidats qualifiés sont considérés dans nos processus de recrutement sans tenir compte de l’origine, de la couleur de peau, de la religion, du sexe, de l'orientation sexuelle, de l'identité de genre, de l'âge, de la nationalité, de la nature du handicap ou de toute autre caractéristique protégée par la loi locale.

Job Type:​Expérimenté