Chargé.e de projets administratifs

Soutien à la comptabilité et à la facturation :
· Être responsable de la tenue comptable, de la conciliation bancaire et de la préparation des états des résultats internes (créer et assurer la gestion des factures clients, faire le suivi des comptes à recevoir auprès de la clientèle);
· Faire preuve de diligence pour la facturation de la clientèle et dans le suivi des comptes à recevoir;

Gestion du personnel :
· Vérifier et traiter avec précision les paies pour l’ensemble des membres du personnel;
· Assurer l’exactitude des données sur la paie, notamment celles concernant les vacances, les jours fériés et les absences;
· Gérer les adhésions, le calcul des primes et les cessations d’emploi liés aux avantages sociaux et au RPDB (en collaboration avec la direction général).
· Être la personne-ressource auprès de l’équipe pour les questions administratives liées à la gestion du personnel (comptes de dépenses, assurances collectives…)

Gestion administrative :
· Assurer un appui administratif à l’équipe (logistique de rencontres, réservations diverses pour l’équipe, etc.);
· Agir en soutien à la gestion des ressources humaines : diffuser, expliquer et voir au respect des normes, procédures et conventions en vigueur;
· Assurer un suivi administratif des ressources humaines dans le processus de recrutement, d’accueil et de départ.
· Contribuer aux communications internes (courriels, intranet…)
· Traiter des demandes administratives (rédaction de contrats avec la clientèle, documentation, relecture et traduction de rapports, suivi administratif auprès des clients et des collaborateurs, etc.);
· Appuyer la direction générale à l’aide de données issues de notre système d’information;

Gestion de bureau :
· Assurer la gestion des fournisseurs et des achats (matériel informatique, papeterie, gestionnaire d’immeuble, etc.);
· Veiller à offrir une expérience accueillante à notre équipe, clients et visiteurs;
· Assurer un suivi de l’entretien et du bon fonctionnement des équipements du bureau de Québec de manière proactive;
· Agir en tant qu’agent(e) de bureau : accueil des visiteurs, réception téléphonique, réception et envoi des courriers postaux.