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Secrétaire de VP

27 janvier 2020
Industries Commerce de détail
Catégories Administratif, Clérical, Adjoint(e) exécutif(ve), Secrétaire, Technicien(ne) en bureautique
Montreal, QC

Titre du poste: Secrétaire de VP 
Numéro de la demande: 2142 
Catégorie d'emploi: Administration
Division: Nat - Immobilier Qc, Ingénierie & Const (80069748) 
Département: Immobilier
Lieu de travail: METRO - PLACE CARILLON, MONTRÉAL (#M-CARI)
Province: Canada : Quebec
Type d'emploi: Permanent

SOMMAIRE :

Le titulaire du poste assiste son supérieur dans ses fonctions administratives et le seconde à travers certains mandats et tâches qui lui sont confiés. Le titulaire participe également à certaines tâches administratives relatives aux équipes d'immobilier ou d'ingénierie.                                                                              

RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES :

  •  Effectue l'ensemble des tâches de secrétariat du vice-président, dont la rédaction et/ou la transcription de correspondance interne et externe, de comptes-rendus de réunion, de présentations, en anglais et en français, incluant la traduction de textes;
  •  Maintient à jour le système de classement, reçoit, codifie, distribue et classe la correspondance et tous les autres documents, incluant les documents électroniques et courriels;                       
  •  Inscrit toutes les activités nécessitant un suivi et effectue certains suivis relatifs à l'administration du service et aux dossiers ou projets en cours, incluant le suivi des échéances des autres et de son supérieur;                    
  •  Prépare, met à jour et distribue diverses listes et documents de référence, incluant l'organigramme de l'équipe;                                                              
  •  Fait le suivi et prépare les documents relatifs aux processus annuels de gestion des RH et s'assure du respect des échéances;                                                                 
  •  Tient à jour l'agenda de son supérieur et lui soumet les dossiers nécessaires pour la préparation et la participation aux réunions et rencontres;                                                              
  •  Organise des réunions et activités internes et externes, planifie des voyages, des rencontres et coordonne la logistique;                                                                  
  •  Prépare les envois de télécopieur, de messagerie et de courrier;                                         
  •  Effectue le paiement de factures avec SAP;                                                            
  •  Tient à jour le registre de déplacements et produit les comptes de dépenses de son supérieur, fait le suivi des autres documents administratifs de même nature;                                                               
  •  Organise et supervise les levées de fonds auxquelles participe son supérieur;                      
  •  Effectue toute autre tâche connexe.                                                            

CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ :

  •  DEC en technique bureautique ou l'équivalent;
  •  10 ans d'expérience dans des fonctions de secrétariat équivalentes ;
  •  Excellente connaissance des logiciels Word (fonctions avancées), Excel (fonctions avancées), Power Point, Visio, Outlook (fonctions avancées);  
  •  Bilinguisme (oral et écrit) essentiel;
  •  Excellente grammaires française et anglaise;
  •  Discrétion essentielle dans le traitement de dossiers et informations confidentielles;
  •  Connaissance de SAP (paiement) un atout.  

COMPÉTENCES :

  •  Orientation vers un travail/service de qualité;
  •  Apprentissage des aspects techniques;
  •  Gestion du temps;
  •  Débrouillardise;
  •  Connaissance du fonctionnement de l'entreprise;
  •  Maîtrise de soi.

Metro valorise, respecte et mise sur les différences et les compétences de ses employés provenant de tous les horizons. Nous considérerons toutes les candidatures qualifiées.

Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.

Nous demandons respectueusement aux agences de ne pas communiquer avec nous ou nous faire parvenir des candidatures non sollicitées.

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