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Préposée ou Préposé à l'accès des locaux

7 mai 2021
Catégories Administratif, Clérical, Commis de bureau, Réceptionniste, Secrétaire, Administratif, Clérical
Montreal, QC

Statut de l'emploi: Remplacement - 12 mois

Classe / Salaire: 24,40 $ à 30,00 $ (Classe 4)

Service: Service de la gestion des actifs immobiliers

Durée et Horaire: 35 h / semaine, du lundi au vendredi *

35 h par semaine du lundi au vendredi : 8 h 30 à 12 h et de 13 h à 16 h 30.

Un mercredi sur 2 : 10 h 30 à 12 h et de 13 h à 18 h 30.

Début du mandat: 5 juillet 2021

Date limite pour postuler: 24 mai 2021, à 17h

Qui sommes-nous ?

L'École de technologie supérieure est un établissement de l'Université du Québec offrant des programmes de baccalauréat, maîtrise et doctorat en génie. Située dans Griffintown, à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, à distance de marche du métro et des gares Lucien-Lallier et Bonaventure, l'ÉTS offre, outre un salaire compétitif et un généreux fonds de pension, plusieurs avantages :

  • Assurances collectives.

  • Jusqu'à 21 jours de vacances par an.

  • Horaire de 4 jours l'été.

  • Accès privilégié à son centre sportif situé sur le campus ou sur place.

  • Programme incitatif de transport en commun (rabais équivalent à 3 mois sur l'abonnement annuel).

  • Stationnement pour auto et vélo à prix compétitif.

  • Accès aux différentes ententes corporatives de l'École.

  • CPE sur place, et bien d'autres avantages.

Votre rôle

Sous la responsabilité de la supérieure immédiate ou du supérieur immédiat, fournit les cartes d'identité à l'ensemble de la communauté universitaire. Traite les données pertinentes en fonction du type d'utilisateur; effectue les modifications et en assure le suivi. Traite les demandes d'accès des locaux, crée et associe les horaires d'utilisation avec les zones autorisées et s'assure du respect des règles et procédures en la matière. Participe à analyser et solutionner les problèmes d'accès.

Reçoit et traite l'ensemble des informations venant des différentes bases de données (dossier informatisé des étudiants, système de paie et système d'accès) en fonction des demandes des services ou des départements conformément aux procédures administratives en vue de permettre les accès aux locaux selon les types d'utilisateurs et d'émettre les cartes d'identité à toute la communauté universitaire.

  • Rencontre les usagers, discute avec eux afin de cerner la nature de leurs problèmes d'accès, règle les cas relevant de son secteur d'activité, et au besoin transfère les autres dossiers aux services et départements concernés; assure les liens entre les divers intervenants afin de résoudre les problèmes d'accès portés à son attention.

  • Traite et enregistre les informations relatives aux ajouts et aux modifications des lecteurs, définit les zones d'accès et les horaires et détermine le modèle de cartes en fonction du type d'utilisateurs. Détermine le traitement des accès par groupe ou par individu. Fait les suivis nécessaires avec les services, les départements et les fournisseurs afin d'assurer la mise à jour des données et du système.

  • Identifie les problèmes de fonctionnement du système de contrôle des accès, recommande des modifications, analyse les registres d'erreurs, effectue les corrections nécessaires, suggère des améliorations et fait le lien avec les différents services ou départements et fournisseurs concernés.

  • Coordonne et effectue les locations internes et externes des locaux de l'École, établit les termes des contrats, rencontre les personnes demanderesses et s'occupe des signatures et du suivi administratif.

  • Assiste aux réunions bimensuelles du comité d'événements afin d'aider à la coordination des événements.

  • Prépare le calendrier des activités en fonction du calendrier universitaire, des demandes des services et des départements, des activités et des événements spéciaux de l'École; assure la modification des horaires lorsque requis.

  • Reçoit et filtre les appels, accueille la clientèle, les oriente et donne des renseignements.

Avez-vous ce qu'il faut pour relever le défi ?

  • Diplôme d'études secondaires (DES) ou scolarité équivalente.

  • Deux (2) ans d'expérience pertinente.

  • Connaissance de la dactylographie.

  • Connaissance des logiciels de traitement de textes et de données.

  • Capacité à gérer plusieurs priorités à la fois.

  • Esprit d'équipe, initiative, autonomie.

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