Cette offre d'emploi est expirée.

Voici une liste de postes similaires.

Adjoint(e) administratif(ive)

16 juillet 2021
Industries Immobilier
Catégories Administratif, Clérical, Adjoint(e) administratif(ve)
Montreal, QC

Ivanhoé Cambridge développe et investit dans des propriétés, des projets et des sociétés immobilières de grande qualité, qui façonnent la trame urbaine des villes dynamiques à travers le monde. Elle le fait de manière responsable afin de générer de la performance à long terme. Ivanhoé Cambridge s'engage à créer des espaces vivants qui favorisent le bien-être des gens et des communautés, tout en réduisant son empreinte écologique.

Ivanhoé Cambridge s'associe dans le monde entier à des partenaires stratégiques et à des fonds immobiliers d'envergure qui sont des chefs de file dans leurs marchés. Par l'entremise de filiales et de partenariats, elle détient une participation dans plus de 1 000 immeubles, principalement dans les secteurs des bureaux, des centres commerciaux, de l'industriel/logistique et du résidentiel. Ses actifs immobiliers s'élevaient à près de 60,4 G$ CA au 31 décembre 2020. Ivanhoé Cambridge est une filiale immobilière de la Caisse de dépôt et placement du Québec (cdpq.com), l'un des plus importants gestionnaires de fonds institutionnels au Canada. Pour plus de renseignements : ivanhoecambridge.com.

Service : Audit interne

Type de poste : Salarié

Des défis à la hauteur de vos talents!

Dans l'exécution de ses fonctions, vous travaillez en étroite collaboration avec l'équipe d'Audit interne (AI), et vous agirez en tant que personne-ressource pour cette équipe. Vous assurez la coordination des activités de l'équipe d'AI et assistez dans la gestion de la préparation des différents rapports. Vous agirez également comme soutien dans la gestion de l'outil d'audit Auditboard utilisé par l'équipe d'AI. Les responsabilités principales consisteront à :

  • Planifier, coordonner et organiser les différents rapports complétés par l'équipe d'Audit interne (AI) dans leurs activités de reddition de compte :

  • Assurer la coordination de la production et la publication des rapports produits de façon ponctuelle (ex. mandats ad hoc), trimestrielle (ex. rapport d'activités trimestriel), ou annuelle (ex. bilan des activités) pour le comité d'audit interne d'Ivanhoé Cambridge et l'équipe d'audit interne de la Caisse de dépôt et placement du Québec;

  • Uniformiser la mise en page des documents, faire la correction et la relecture des différents rapports produits;
  • Assurer du respect des échéanciers des livrables et voir à la qualité de la présentation des rapports;
  • Effectuer la revue de qualité des dossiers d'audit interne pour les mandats prévus dans le plan d'audit .
  • Assumer l'administration de l'outil d'audit interne Auditboard et voir au développement et évolution des différents sites SharePoint de l'audit interne ainsi que les liens aux répertoires départementaux;
  • Assurer la gestion documentaire des dossiers d'audit;
  • Interagir principalement avec des dirigeants avec lesquels la vice-présidente Audit interne collaborent, en fournissant des informations relatives aux dossiers, aux mandats ainsi qu'à son emploi du temps et régler en son absence, les dossiers pouvant être réglés de façon appropriée;
  • Produire les convocations de réunion, préparer les ordres du jour avec les intervenants, monter les dossiers de réunion et les envoyer aux personnes concernées; participer aux rencontres des équipes, élaborer les comptes rendus et faire les suivis requis;
  • Assurer le paiement des factures en temps opportun ainsi que le suivi mensuel des budgets et préparation les analyses de variance mensuelles pour les centres de coûts du département.  Réaliser les extractions des systèmes comptables et autres systèmes requises pour les analyses;
  • Effectuer les réservations de voyage et préparer les demandes de remboursement et les comptes de dépenses et de paiement de facture en assurant l'obtention des autorisations appropriées. À cet effet, agir comme expert dans l'utilisation du système de réclamation des dépenses;
  • Assurer le suivi des feuillets d'assiduité ainsi que l'entrée dans JDE;
  • Participer à l'élaboration, à l'amélioration et à la mise en place de nouvelles normes et méthodes de travail permettant d'augmenter la productivité et la qualité du travail et d'optimiser les activités de l'audit interne ;
  • Agir à titre de personne ressource pour les services en ce qui a trait aux divers dossiers administratifs.

Connaissances et aptitudes requises

  • Diplôme d'études collégial ou diplôme d'études professionnelles en secrétariat;
  • Au moins 5 ans d'expérience pertinente;
  • Excellent français et anglais parlé et écrit; excellentes habiletés en rédaction et révision de documents;
  • Maîtrises des logiciels suivants : Word, Excel, Outlook et Power Point;
  • Bonne connaissance de l'outil Auditboard;
  • Bonne compréhension et volonté d'approfondir ses connaissances de SharePoint;
  • Intérêt et désir marqué de travailler avec les chiffres et capacité à travailler sous pression avec des échéanciers serrés;
  • Minutie, rigueur, discrétion, initiative, autonomie, sens de l'organisation;
  • Capable de s'adapter au changement et à un rythme de travail rapide;
  • Esprit d'équipe et désir marqué pour être une personne ressource pour l'équipe.

Si ce défi vous intéresse, faites-nous parvenir sans tarder votre curriculum vitae!

Vous avez tout à gagner!

En travaillant chez Ivanhoé Cambridge, vous aurez droit à des avantages sociaux et à un régime de retraite parmi les meilleurs de l'industrie. Grâce à nos nombreux programmes axés sur la santé et le mieux-être, vous pourrez concilier travail et vie personnelle et combler votre envie d'implication sociale, tout en maintenant de saines habitudes de vie. Vous aurez de nombreuses occasions de développer vos compétences et de vous épanouir professionnellement, au Canada ou ailleurs dans le monde. Nos efforts pour créer un cadre de travail exceptionnel, où nos employés peuvent donner le meilleur d'eux-mêmes, ont valu à Ivanhoé Cambridge de figurer parmi les 100 meilleurs employeurs au Canada.

L'engagement d'Ivanhoé Cambridge en matière de diversité et d'inclusion s'étend à l'ensemble de ses activités. Des accommodements sont offerts aux candidats qui en font la demande, et ce, à toutes les étapes du processus de sélection. Nous sommes fiers de créer un milieu de travail favorisant la réussite de tous nos employés. Veuillez nous informer de quelconques accommodements nécessaires afin d'assurer que vous ayez accès à un processus juste et équitable. Toute information reçue relativement aux accommodements sera traitée de façon confidentielle.

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