Adjoint(e) de Direction

Req ID:454151

À la tête des entreprises qui s'engagent vers un avenir plus vert, Alstom développe et commercialise des solutions de mobilité qui apportent les fondements durables pour l'avenir des transports. Notre portefeuille de produits s'étend des trains à grande vitesse, métros, monorails et tramways jusqu'aux systèmes intégrés, services sur mesure, infrastructures, signalisation et solutions de mobilité numérique. Nous rejoindre, c'est rejoindre une entreprise bienveillante, responsable et innovante où plus de 70 000 personnes ouvrent la voie à une mobilité plus verte et plus intelligente, dans le monde entier.

Sous la supervision du directeur général, l'Adjoint(e) de Direction effectue des travaux de gestion pour aider à l'administration et à la coordination de toutes les activités, afin d'en assurer le bon déroulement et contribuer à l'efficacité administrative de la fonction , dans le respect des politiques et procédures internes. Cela comprend le soutien de l'équipe de direction en particulier pour la gestion des tâches de communication et des tâches administratives. Un rôle large et responsable nécessitant de solides compétences administratives en matière d'organisation et des qualités de communication, ainsi qu'une attitude proactive.

Roles et Responsabilités

• Agir en tant que point de contact entre la direction du site
• Soutenir la communication au niveau de la direction du site
• Entreprendre les tâches de réception d'appels, de prise de messages et d'acheminement de la correspondance
• Traiter les demandes et les requêtes de manière appropriée
• Gère l'agenda du directeur général, en y apportant les ajouts / modifications nécessaires selon les priorités quotidiennes et les requis. Planifie les rencontres, prépare la documentation nécessaire et s'assure du suivi des actions qui s'en suivent
• Produire et coordonner des rapports (hebdomadaires, comptes rendus de réunions, agenda du site…), des présentations et des briefs
• Développer et mettre en œuvre un système efficace de documentation et de classement
• Gestion des déplacements ; Création et gestion de tous les voyages en relation avec l'agence de voyages et notes de frais
• Organiser les réunions Site MD sur Site et la logistique (interne et support aux visiteurs)
• Prépare ou complète, le cas échéant, le support visuel (présentation Power Point) et peut être appelée à assister lors de présentations;
• Prépare le nécessaire avant l'arrivée d'un nouvel employé dans le département (outils de travail et accès). Le cas échéant, commande un ordinateur, les fournitures de bureau, crée les demandes d'accès nécessaires aux répertoires et logiciels, etc. En assure le suivi selon la date d'arrivée prévue.
• Gestion des factures ; Création de fournisseurs, achat Création de commandes et suivi auprès des fournisseurs et de la comptabilité avec gestion des dépenses
• Agit comme référence auprès des employés dans le respect des politiques et procédures internes.

Formation et expérience

• Diplôme d'études collégiale (DEC) en administration ou tout autre domaine connexe
• 5 ans et plus lié à un poste d'adjoint exécutif ou tout autre domaine connexe
• Maîtrise de MS Office avec une expertise dans Word, PowerPoint et Excel
• Expérience confirmée en correspondance verbale et écrite en français et en anglais
• Facilité de rédaction pour la communication interne et externe, dont l'utilisation de médias sociaux (LinkedIn, …).

Compétences et aptitudes

• Discrétion et confidentialité
• Excellentes compétences en résolution de problèmes, en pensée critique et en communication
• Compétences en planification et en gestion du temps
• Réponses proactives et efficaces aux problèmes et défis urgents
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à hiérarchiser la charge de travail quotidienne

• Excellentes capacités d'organisation et de planification
• Connaissance des outils de communication (Microsoft Teams, …)

Alstom est une entreprise leader dans le secteur de la mobilité, qui résout les grands défis de la mobilité de demain. C'est pour cela que nous valorisons les personnes curieuses et innovantes qui sont passionnées par l'idée de travailler ensemble afin de réinventer la mobilité, de la rendre plus intelligente et plus durable. Jour après jour, nous construisons une culture agile, inclusive et responsable. Nos équipes, venant d'horizons différents, se voient offrir des opportunités d'apprendre, de se développer et de construire leur carrière en évoluant sur différentes fonctions et sites géographiques. Êtes-vous prêt à rejoindre une véritable communauté internationale pour une aventure stimulante et impactante ?

Equal Opportunities Statement:

Alstom garantit l'égalité des chances et s'engage en tant qu'employeur à créer un environnement de travail inclusif où tous sont encouragés à atteindre leur plein potentiel, et où les différences individuelles sont valorisées et respectées. Tous les candidats qualifiés sont considérés dans nos processus de recrutement sans tenir compte de l'origine, de la couleur de peau, de la religion, du sexe, de l'orientation sexuelle, de l'identité de genre, de l'âge, de la nationalité, de la nature du handicap ou de toute autre caractéristique protégée par la loi locale.

Job Type:​Expérimenté