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Voici une liste de postes similaires.

Adjoint(e) administratif(ive)

19 juillet 2021
Industries Immobilier
Catégories Administratif, Clérical, Adjoint(e) administratif(ve), Secrétaire, Technicien(ne) en bureautique, Administration, Finance, Comptabilité
Anjou, QC

Ivanhoé Cambridge développe et investit dans des propriétés, des projets et des sociétés immobilières de grande qualité, qui façonnent la trame urbaine des villes dynamiques à travers le monde. Elle le fait de manière responsable afin de générer de la performance à long terme. Ivanhoé Cambridge s'engage à créer des espaces vivants qui favorisent le bien-être des gens et des communautés, tout en réduisant son empreinte écologique.

Ivanhoé Cambridge s'associe dans le monde entier à des partenaires stratégiques et à des fonds immobiliers d'envergure qui sont des chefs de file dans leurs marchés. Par l'entremise de filiales et de partenariats, elle détient une participation dans plus de 1 000 immeubles, principalement dans les secteurs des bureaux, des centres commerciaux, de l'industriel/logistique et du résidentiel. Ses actifs immobiliers s'élevaient à près de 60,4 G$ CA au 31 décembre 2020. Ivanhoé Cambridge est une filiale immobilière de la Caisse de dépôt et placement du Québec (cdpq.com), l'un des plus importants gestionnaires de fonds institutionnels au Canada. Pour plus de renseignements : ivanhoecambridge.com.

 

Service : Galeries d'Anjou

Type de poste : Salarié

DES DÉFIS À LA HAUTEUR DE VOS TALENTS!

  • Assurer le support et le suivi des dossiers du directeur et l'appuyer dans ses tâches : planification d'agenda, préparation des budgets et plans d'action, participer à la planification stratégique du bureau, réservation d'évènements, planification des rencontres d'équipe, mandats spéciaux, etc.;
  • Préparer et valider le rapport de dépenses avec le système Concur;
  • Faire un suivi sur le statut des ententes de locations via TIPS;
  • Assurer la mise à jour du dossier des demandes de commandites et faire le suivi des contributions acceptées;
  • Assurer la vigie des certificats d'assurances des locataires et faire la mise à jour dans UNIFIER;
  • Documenter les répertoires des photos des locataires;
  • Mettre à jour régulièrement les informations pertinentes des immeubles dans le système JUICE afin de préserver leur historique à des fins de références futures;
  • En collaboration avec l'adjointe aux opérations, mettre à jour la liste contact des locataires, valider les informations en collaboration avec la sécurité et les employés des autres services puis mettre à jour l'information dans le fichier central PDF et le système JDE;
  • Effectuer les suivis auprès des locataires et leurs sièges sociaux dans la validation des informations reçues et créer un rapport pour tous les membres du bureau pour l'équipe de sécurité;
  • Transmettre les informations relatives aux notes d'ouverture et ou de fermeture au technicien AUTOCAD afin de mettre à jour les plans location;
  • Agir comme ambassadeur UNIFIER;
  • Agir comme ressource du système STELLA;
  • Agir en tant que relève à l'adjointe aux opérations sur le système de notification d'urgence ENS et pour les systèmes de compteurs d'achalandage et mettre à jour les rapports avec Infodev, Unifier et Retail Next;
  • Assurer une bonne gestion des documents virtuels et physiques: classement, archivage, arborescence informatique, etc.;
  • Préparer les feuilles de temps de l'équipe dans le système JDE;
  • Mettre à jour le calendrier de vacances, d'anniversaire et Bravos;
  • Préparer, traduire et vérifier des documents divers en anglais et en français;
  • Toutes autres tâches connexes.

CONNAISSANCES ET APTITUDES REQUISES

  • DEC en secrétariat ou technique en bureautique;
  • Un minimum de 5 ans d'expérience en secrétariat ou dans le domaine de l'administration;
  • Bonne gestion des priorités, sens de l'organisation, initiative, rigueur et minutie;
  • Compétences en relations interpersonnelles, entregent et esprit d'équipe;
  • Capacité de travailler sous pression avec des échéanciers serrés;
  • Capacité à mener plusieurs tâches de front et à mener différentes activités dans un environnement où tout se déroule à un rythme rapide;
  • Bilinguisme (obligatoire) : français et anglais parlé et écrit, habileté en rédaction;
  • Maitrise de la suite MS Office (Word et Excel) ainsi qu'Office 365.

Si ce défi vous intéresse, faites-nous parvenir sans tarder votre curriculum vitae!

VOUS AVEZ TOUT À GAGNER!

En travaillant chez Ivanhoé Cambridge, vous aurez droit à des avantages sociaux et à un régime de retraite parmi les meilleurs de l'industrie. Grâce à nos nombreux programmes axés sur la santé et le mieux-être, vous pourrez concilier travail et vie personnelle et combler votre envie d'implication sociale, tout en maintenant de saines habitudes de vie. Vous aurez de nombreuses occasions de développer vos compétences et de vous épanouir professionnellement, au Canada ou ailleurs dans le monde. Nos efforts pour créer un cadre de travail exceptionnel, où nos employés peuvent donner le meilleur d'eux-mêmes, ont valu à Ivanhoé Cambridge de figurer parmi les 100 meilleurs employeurs au Canada.

L'engagement d'Ivanhoé Cambridge en matière de diversité et d'inclusion s'étend à l'ensemble de ses activités. Des accommodements sont offerts aux candidats qui en font la demande, et ce, à toutes les étapes du processus de sélection. Nous sommes fiers de créer un milieu de travail favorisant la réussite de tous nos employés. Veuillez nous informer de quelconques accommodements nécessaires afin d'assurer que vous ayez accès à un processus juste et équitable. Toute information reçue relativement aux accommodements sera traitée de façon confidentielle.

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