Secrétaire associée ou associé de l'université, Bureau du Secrétaire de l'université
On demande
Poste à temps plein
Fonctions
La ou le titulaire de ce poste est la secrétaire associée ou le secrétaire associé du Conseil des gouverneurs et de ses comités. Cette personne est habilitée à agir en tant que sous-secrétaire de l'Université en l'absence de la secrétaire.
Elle est principalement responsable de l'organisation et du suivi de tous les travaux des comités et sous-comités du Conseil portant sur les domaines d'activité du Conseil. Ses tâches incluent :
- Recevoir, examiner et diriger les propositions du début à la fin dans le processus de gouvernance, en assurant une prise de décision transparente et efficace;
- Être le point de contact pour la gestion, la réception et l'examen de tous les documents qu'il est proposé de soumettre au Conseil et à ses différents comités, en offrant des conseils pour assurer la conformité avec la législation et les pratiques de bonne gouvernance;
- Rédiger, réviser et interpréter des politiques, des procédures et des lignes directrices de l'Université. Rechercher les meilleures pratiques et les options de politiques pour examen par le Conseil et/ou l'administration, en fournissant des conseils stratégiques pour atteindre les objectifs;
- Soutenir le processus de nomination du Conseil (pour les nouveaux administrateurs et les membres des comités du Conseil);
- Conseiller la haute direction, les administrateurs des facultés et le personnel sur les règles et procédures de gouvernance et la politique de l'Université;
- Assurer la liaison en matière de gouvernance entre le Conseil et la direction et d'autres parties prenantes, ce qui nécessite un bon sens politique de la configuration du Conseil et de sa composition.
La ou le titulaire de ce poste est le principal responsable de la gestion des activités quotidiennes du secrétariat et de l'optimisation des ressources afin de mettre en place un cadre de gouvernance solide. Cette personne doit avoir une connaissance approfondie des développements dans les domaines liés au mandat d'un comité, informer les présidents et les cadres responsables et coordonner la préparation et le suivi des réunions, y compris la préparation des ordres du jour et des documents d'appui, des rapports aux instances supérieures de gouvernance et des comptes rendus écrits (procès-verbaux) des réunions. Elle est également responsable des pratiques de gestion des dossiers du Secrétariat de l'Université. Elle veille également à ce que le Secrétariat fournisse un service de haute qualité aux dirigeants du Conseil et de l'Université pour toutes les questions relevant de la compétence de l'unité. Le Secrétariat s'enorgueillit d'être la référence en matière de conseil et d'assistance sur un large éventail de questions, et ce poste est essentiel pour atteindre cet objectif.
Principaux domaines de supervision et de responsabilité
- Gouvernance et politique - Agir en tant que délégué de la secrétaire de l'Université et aider à la coordination des activités du Conseil, fournir des conseils aux présidents des comités et sous-comités, et agir en tant qu'expert des politiques et procédures de l'Université.
- Communication et conseil - Maintenir des systèmes solides pour soutenir la mémoire institutionnelle et coordonner la communication opportune et complète d'informations à la communauté universitaire. Répondre aux demandes d'information et tenir à jour la documentation officielle.
- Leadership et gestion - Assurer la gestion quotidienne du personnel du secrétariat en l'absence de la secrétaire de l'Université.
Exigences
- Diplôme de premier cycle, avec une majeure en politique publique, en administration publique ou dans un domaine pertinent de préférence;
- Diplôme d'études supérieures dans un domaine pertinent un atout;
- Expérience pertinente en gouvernance, de préférence dans le secteur de l'enseignement post-secondaire;
- Compréhension globale des structures administratives, universitaires et de gouvernance d'une université, ainsi que des règlements et politiques universitaires;
- Expérience en rédaction de documents de gouvernance et en fourniture de conseils fondés sur des pratiques de gouvernance saines;
- Expérience de l'analyse, de l'examen et de l'élaboration de politiques;
- Expérience de travail dans un environnement diversifié où un degré élevé de collaboration est requis;
- Excellentes compétences en organisation, gestion du temps et hiérarchisation des priorités;
- Excellent souci du détail;
- Excellente capacité de s'adapter à des priorités changeantes et de produire dans des délais stricts;
- Excellentes compétences en communication, en diplomatie, en relations interpersonnelles et en résolution des conflits;
- Capacité d'établir et d'entretenir des relations, des réseaux et des partenariats au sein de l'Université et à l'extérieur;
- Engagement manifeste à préserver la confidentialité;
- Maîtrise de Microsoft Office, G Suite et d'Adobe Acrobat Pro;
- Capacité de travailler aisément, oralement et par écrit, dans les deux langues officielles, le français et l'anglais, un atout.
Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi, pendant et y compris les mois de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi pendant et y compris les mois de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.
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