Adjoint(e) administrative de direction, Ressources humaines

On demande

Poste à temps plein

Fonctions

L'adjointe administrative ou l'adjoint administratif de direction relève de la vice-rectrice associée, Ressources humaines, et lui fournit du soutien au responsable. Cette personne assumera les fonctions de secrétaire exécutif qui protègera la confidentialité et fournira une assistance administrative bilingue tout en travaillant efficacement dans un environnement très stressant, de manière éthique et avec diplomatie avec des documents confidentiels. Elle coordonnera le calendrier de la vice-rectrice associée et les activités connexes, localisera des fichiers et dossiers confidentiels, et administrera et coordonnera des projets connexes. La ou le titulaire du poste contribuera à assurer l'efficacité du bureau en faisant preuve d'un bon jugement et en appliquant des techniques d'établissement des priorités. Ce poste requiert de solides compétences en relations interpersonnelles, organisationnelles et de gestion du temps.

Les tâches incluent entre autres :

• Coordonner l'horaire de la vice-rectrice associée et les activités pertinentes, conserver une vue d'ensemble du calendrier et faire preuve d'un bon jugement;
• Coordonner les déplacements et activités connexes de la vice-rectrice associée et veiller à ce que tous les aspects connexes soient bien organisés;
• Contribuer à la gestion du budget (c.-à-d., préparer les bons de commande, payer les factures);
• Traiter des renseignements hautement délicats, privilégiés et confidentiels tout en fournissant un soutien confidentiel et discret pour tous les aspects des fonctions relevant de ce bureau;
• Recevoir et examiner la correspondance, signaler les échéances, faire avancer les dossiers et assurer le suivi approprié;
• Organiser les fichiers et dossiers confidentiels pertinents, et localiser, évaluer et suivre les ressources appropriées;
• Respecter des échéances très serrées dans un milieu où les priorités changent constamment et traiter des renseignements très délicats, privilégiés et confidentiels de manière éthique et avec diplomatie;
• Faire preuve d'initiative et prendre des décisions sur des questions touchant les tâches, fonctions et responsabilités générales de bureau, en prévoyant les questions importantes qui émergeront et en établissant des approches pour les traiter, et savoir quand demander des conseils et des lignes directrices;
• Assurer la liaison efficace entre l'Équipe de gestion et ses adjoints en respectant la structure de gouvernance;
• Travailler en suivant des directives générales et avec un minimum de supervision;
• Établir les priorités, faire preuve d'initiative et travailler efficacement au sein d'une équipe administrative;
• Posséder d'excellentes aptitudes en dactylographie, notamment dans divers logiciels, comme documents et fichiers de Google, Adobe Acrobat Pro, Microsoft Word, Excel, Powerpoint, Groupwise, Datatel et l'intranet;
• Exécuter toutes autres tâches qui lui sont confiées.

Exigences

• Diplôme postsecondaire dans un domaine d'études pertinent et un minimum de deux (2) ans d'expérience à titre d'adjointe ou adjoint d'un cadre supérieur dans un service de ressources humaines, ou combinaison équivalente d'éducation, de formation et d'expérience;
• Expérience au sein d'un département des ressources humaines sera considérée comme un atout;
• Tact, bon jugement et leadership; facilité d'interagir avec des dirigeants du secteur public et privé;
• Capacité de travailler aisément (oral et écrit) dans les deux langues officielles (français et anglais);
• Compétences exceptionnelles en communication, relations interpersonnelles et organisation;
• Compétences de base en comptabilité et solides compétences en gestion de budget;
• Capacité de s'adapter à des échéances variables, des délais serrés et un environnement diversifié avec exactitude et tact et de les gérer;
• Niveau élevé d'intégrité et de confidentialité;
• Motivation et excellentes aptitudes pour la résolution de problèmes et la pensée critique;
• Capacité de travailler indépendamment, de prendre des initiatives et de travailler efficacement au sein d'une équipe;
• Excellente maîtrise des divers logiciels de bureautique et de leur application.

Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi, pendant et y compris les mois de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi pendant et y compris les mois de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.

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No. de poste :

Traitement : 60 998 $ - 69 914 $

Concours se termine :
Sunday, le 30 June 2024 à16h30