Administrative Assistant - Multiple Vacancies

Position Overview The hiring salary range for this position is from $63,045.45 to $72,510.75 The Administrative Assistant provides high-quality administrative, coordination, and logistics support across the EORLA administrative support function. This role contributes to the effective delivery of lab operations and corporate activities by coordinating workflows, information and schedules, and by helping ensure administrative processes run smoothly and efficiently. Responsibilities include: Office Administration Provides first point of contact for phone and email inquiries – provides information, directs calls and takes messages. Triages and tracks incoming mail and email for response and action. Photocopies, faxes and scans a range of documents and information. Arranges for courier/mail services; distributes documents to outside agencies. Prepares and distributes staffing schedules (on-call, rotation, vacation, teaching), codes and inputs time and attendance data. Sets up email/phone distribution lists. Coordination and Planning Coordinates arrangements for consults, committees (internal and external), meetings and other events – scheduling, preparing and distributing invites, completing registration, booking rooms, organizing conference calls, arranging for equipment, catering, travel, and accommodation. Coordinates, collects, assembles, uploads, and provides agendas and information packages – reports, research, files and background materials. Arranges interviews (recruitment, residency program, academic appointments); identifies, collects and files or distributes required documentation to support processes. Responds to requests for information or materials from both internal and external stakeholders. Attends meetings and takes and distributes minutes to participants. Manages and coordinates calendars - acceptance, prioritization, and updates. Financial Monitors office and specialized supply inventory. Prepares requisitions and purchase orders. Reviews and prepares or submits invoices for payments. Enters data for budgets, provides variance updates, completes fund transfers. Documentation and Reporting Prepares, formats and edits a range of documents in multiple different forms (word documents, spreadsheets, presentations) – memos, correspondence, reports, training materials, presentations, spreadsheets, lectures, posters, manuscripts, policies, procedures, research applications, accreditation processes. Creates, or assists with creation, of forms and templates. Maintains tracking systems for documents and deliverables – both hard copy and electronic. Maintains databases and filing systems including file set up, data entry, data validation and archiving. Completes internet searches to identify and retrieve information, reports, publications, etc. to support research and other initiatives. Communication and Interpersonal Skills Provides first-point of contact and customer service to triage, provide service and information. Interacts across a range of internal and external stakeholders with a focus on the provision of administrative and operational support and the exchange, collection, and dissemination of information. Explains, clarifies, and exchanges process and procedural information. Complexity and Problem Solving Prioritizes workload where there are competing demands and unexpected deadlines. Triages incoming telephones calls, emails, and in-person visitors where solutions are not always known. Undertakes identification, consolidation and reporting on data - ensures accuracy and validity of coding. Provides ideas and suggestions to improve work processes and productivity. Accountability and Decision Making Responsible for determining sequencing of work priorities to meet expected deadlines. Verifies accuracy of information prior to data input (e.g. time and attendance) and follows up where required. Rotation/Shifts Temporary Full-Time (1.0 FTE) [1 vacancy] - until August 27, 2027, approximately - Days, 8-hour shifts. For information purposes only - EORLA reserves the right to change. Temporary Full-Time (1.0 FTE) [1 vacancy] - until November 02, 2027, approximately - Days, 8-hour shifts. For information purposes only - EORLA reserves the right to change. Temporary Full-Time (1.0 FTE) [1 vacancy] - until January 04, 2028, approximately - Days, 8-hour shifts. For information purposes only - EORLA reserves the right to change. Basic Requirements Completion of a college diploma in office administration; Minimum of three (3) years of previous experience in an administrative support function; Knowledge and experience with office administration practices including time management, document management, scheduling, minutes/transcription, financial support and customer service; Knowledge and experience with office hardware (computers, photocopiers, scanners); Well organized with proven time management skills and multi-tasking ability; Proficient in Microsoft Office 365 Applications (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams); Excellent communication and interpersonal skills; Sound problem solving and conflict resolution skills. As a pre-condition of employment, all new EORLA employees will be required to obtain and provide a satisfactory Criminal Records Check dated within six (6) months from the date of issue. *Mandatory Vaccination Policy* Per EORLA's COVID-19 Vaccination Policy, if you are successful in the selection process, an offer of employment is conditional upon presentation of government issued documentation confirming that you have been fully vaccinated with a vaccine that has been approved in Canada. Any individual who cannot be vaccinated on medical grounds or other grounds recognized by the Human Rights Code can request an accommodation. Please note that with respect to the COVID-19 pandemic, the Ontario Human Rights Commission’s (OHRC) position has been that a singular belief or personal preference against vaccinations and/or masks is not protected on the ground of creed under the Code. Preferred Qualifications Bilingual (French and English) is considered an asset; Experience working in healthcare is considered an asset. Artificial Intelligence (AI) Disclosure EORLA may use artificial intelligence (AI) technology during the recruitment process to assist with the screening, assessment, or selection of applicants. These tools may be used to help identify qualifications, skills, experience, and other job-related criteria relevant to the position. AI is used solely as a support tool and does not make employment decisions. All hiring decisions are subject to human review and oversight and are made in accordance with applicable employment legislation, human rights obligations, and EORLA's recruitment policies and practices. Equal Opportunity Employer The Eastern Ontario Regional Laboratory Association (EORLA) is an equal opportunity employer. Upon request, accommodations due to a disability are available throughout the selection process. Application Information Please submit your online application by 11:59 p.m. EST the day the job posting closes. It is mandatory that you provide a thoroughly completed application with all the necessary information to help us determine whether you meet the qualifications as outlined on the job posting. Failure to do so will result in your being screened out of the competition. We thank all those who apply but only those selected for further consideration will be contacted. Thank you for your cooperation and assistance. Assistante administrative - Plusieurs postes Aperçu du poste La fourchette d'embauche pour ce poste est comprise entre 63 045,45 et 72 510,75 dollars. L'assistant administratif apporte un soutien administratif, logistique et de coordination de haute qualité à l'ensemble du service administratif de l'ALREO. Ce poste contribue au bon déroulement des opérations de laboratoire et des activités de l'entreprise en coordonnant les flux de travail, les informations et les calendriers, et en veillant à ce que les processus administratifs se déroulent sans heurts et avec efficacité. Les responsabilités sont les suivantes: Administration de bureau Assurer le premier point de contact pour les demandes de renseignements par téléphone et par courrier électronique - fournir des informations, orienter les appels et prendre les messages. Triage et suivi du courrier et des courriels entrants en vue d'y répondre et d'y donner suite. Photocopie, télécopie et numérise une série de documents et d'informations. Organiser les services de messagerie et de courrier; distribuer les documents aux agences extérieures. Préparer et distribuer les horaires du personnel (garde, rotation, vacances, enseignement), coder et saisir les données de temps et de présence. Établir des listes de distribution de courriels et de téléphones. Coordination et planification Coordonne les dispositions prises pour les consultations, les comités (internes et externes), les réunions et autres événements - programmation, préparation et distribution des invitations, inscription, réservation des salles, organisation des conférences téléphoniques, prise en charge de l'équipement, de la restauration, des déplacements et de l'hébergement. Coordonner, collecter, assembler, télécharger et fournir des ordres du jour et des dossiers d'information - rapports, recherches, dossiers et documents d'information. Organise des entretiens (recrutement, programme de résidence, nominations universitaires); identifier, collecter et classer ou distribuer la documentation requise pour soutenir les processus. Répondre aux demandes d'informations ou de documents émanant de parties prenantes internes et externes. Assister aux réunions, rédiger et distribuer les procès-verbaux aux participants. Gérer et coordonner les calendriers - acceptation, hiérarchisation et mises à jour. Finances Contrôler les stocks de fournitures de bureau et de fournitures spécialisées. Préparer les demandes d'achat et les bons de commande. Examine et prépare ou soumet les factures à des fins de paiement. Saisir les données pour les budgets, fournir des mises à jour des écarts, effectuer des transferts de fonds. Documentation et rapports Préparer, mettre en forme et éditer une série de documents sous différentes formes (documents Word, feuilles de calcul, présentations) - notes de service, correspondance, rapports, matériel de formation, présentations, feuilles de calcul, conférences, affiches, manuscrits, politiques, procédures, demandes de recherche, processus d'accréditation. Créer ou aider à créer des formulaires et des modèles. Gérer des systèmes de suivi pour les documents et les produits livrables, tant sur papier que sous forme électronique. Gère les bases de données et les systèmes d'archivage, y compris la constitution des dossiers, la saisie des données, la validation des données et l'archivage. Effectuer des recherches sur Internet pour identifier et récupérer des informations, des rapports, des publications, etc. afin de soutenir la recherche et d'autres initiatives. Communication et compétences interpersonnelles Assurer le premier point de contact et le service à la clientèle pour le triage, la fourniture de services et d'informations. Interagir avec un éventail de parties prenantes internes et externes en se concentrant sur la fourniture d'un soutien administratif et opérationnel et sur l'échange, la collecte et la diffusion d'informations. Expliquer, clarifier et échanger des informations sur les processus et les procédures. Complexité et résolution de problèmes Hiérarchiser la charge de travail en cas de demandes concurrentes et de délais imprévus. Trier les appels téléphoniques entrants, les courriels et les visiteurs en personne lorsque les solutions ne sont pas toujours connues. Procède à l'identification, à la consolidation et à l'établissement de rapports sur les données - s'assure de l'exactitude et de la validité du codage. Apporte des idées et des suggestions pour améliorer les processus de travail et la productivité. Responsabilité et prise de décision Déterminer l'ordre des priorités de travail afin de respecter les délais prévus. Vérifie l'exactitude des informations avant la saisie des données (par exemple, temps de travail et de présence) et assure le suivi nécessaire. Rotation/Quarts de travail Temporaire, temps plein (1.0) [1 poste] - jusqu'au 27 août 2027, approximativement - De jour, quarts de 8 heures. À titre d'information seulement - L'ALREO se réserve le droit de modifier. Temporaire, temps plein (1.0) [1 poste] - jusqu'au 2 novembre 2027, approximativement - De jour, quarts de 8 heures. À titre d'information seulement - L'ALREO se réserve le droit de modifier. Temporaire, temps plein (1.0) [1 poste] - jusqu'au 4 janvier 2028, approximativement - De jour, quarts de 8 heures. À titre d'information seulement - L'ALREO se réserve le droit de modifier. Exigences pré-requis Diplôme d'études supérieures en administration de bureau; Minimum de trois (3) ans d'expérience dans une fonction de soutien administratif; Connaissance et expérience des pratiques d'administration de bureau, y compris la gestion du temps, la gestion des documents, la programmation, les procès-verbaux/transcriptions, le soutien financier et le service à la clientèle; Connaissance et expérience du matériel de bureau (ordinateurs, photocopieurs, scanners); Bien organisé, avec des compétences avérées en gestion du temps et une capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois; Maîtrise des applications Microsoft Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams); Excellentes compétences en matière de communication et de relations interpersonnelles; Solides compétences en matière de résolution de problèmes et de conflits. À titre de condition pré-emploi, tout nouvel employé de l’ALREO doit soumettre un rapport de vérification d’antécédents criminels conforme, et daté de moins de six (6) mois à compter de la date d’émission. *Politique de vaccination obligatoire* Selon la politique de vaccination COVID-19 de l'ALREO, si vous êtes retenu dans le processus de sélection, une offre d'emploi sera conditionnelle à la présentation d'un document émis par le gouvernement confirmant que vous avez été complètement vacciné avec un vaccin approuvé au Canada. Toute personne qui ne peut pas être vaccinée pour des raisons médicales ou pour d'autres motifs reconnus par le Code des droits de la personne peut demander un accommodement. Veuillez noter qu'en ce qui concerne la pandémie de COVID-19, la position de la Commission ontarienne des droits de la personne (CODP) est qu'une croyance singulière ou une préférence personnelle contre les vaccins et/ou les masques n'est pas protégée pour des raisons de croyance en vertu du Code. Qualifications Souhaitables Le bilinguisme (français et anglais) est considérée comme un atout; Une expérience dans le domaine des soins de santé est considérée comme un atout. Mention relative à l'intelligence artificielle (IA) ALREO peut recourir à des technologies d'intelligence artificielle (IA) au cours du processus de recrutement afin de faciliter la présélection, l'évaluation ou la sélection des candidats. Ces outils peuvent être utilisés pour aider à identifier les qualifications, les compétences, l'expérience et d'autres critères liés à l'emploi et pertinents pour le poste. L'IA est utilisée uniquement comme outil d'aide et ne prend aucune décision en matière d'embauche. Toutes les décisions de recrutement font l'objet d'un examen et d'un contrôle par des personnes et sont prises conformément à la législation applicable en matière d'emploi, aux obligations en matière de droits de l'homme, ainsi qu'aux politiques et pratiques de recrutement de l'ALREO. Équité en matière d’emploi À l’Association des laboratoires régionaux de l’Est de l’Ontario (ALREO), nous nous engageons à favoriser un milieu de travail accessible, où tous les employés et candidats se sentent respectés. Nous adhérons au principe d’adaptation en milieu de travail. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation, à n’importe quelle étape du processus de recrutement et par la suite, veuillez en aviser un membre de l’équipe des ressources humaines et il nous fera plaisir de collaborer avec vous afin de répondre à vos besoins. Comment postuler Pour postuler, envoyez votre demande d’emploi au plus tard à 23 h 59 (heure normale de l’Est) le jour de la date de clôture. Pour nous aider à déterminer si vous avez les exigences requises, veuillez fournir tous les renseignements nécessaires. Autrement, votre candidature sera rejetée. Nous remercions tous les candidats qui présentent une demande, mais seuls les candidats sélectionnés seront contactés. Merci de votre collaboration.

Provides high-quality administrative, coordination, and logistics support to ensure efficient lab operations and corporate activities. Responsibilities include managing schedules, coordinating meetings, handling financial requisitions, and maintaining documentation systems.

Requires a college diploma in office administration and at least three years of experience in an administrative support role. Proficiency in Microsoft Office 365 and strong organizational and communication skills are essential.

• Time managementPreferred
• Customer servicePreferred
• Problem solvingPreferred
• Data entryPreferred

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Office Administration
• Scheduling
• Microsoft Office 365
• Financial Support
• Customer Service
• Time Management
• Document Management
• Meeting Coordination
• Minute Taking
• Problem Solving
• Conflict Resolution
• Data Entry
• Interpersonal Communication
• Bilingualism
• Healthcare Administration

• Administrative
• Healthcare
• Customer Service & Support

Minimum education

College diploma

Minimum experience

2+ years

Apply by

Sep 25, 2026

Posting language

English

Working hours

40 hours per week

Seniority

Mid-Senior level