Bilingual Executive Assistant - National Partnerships / Adjoint(e) de direction, Partenariats nationaux

April 28 2020
Industries Non-profit organisation - NPO
Categories Administrative, Clerical, Executive Assistant, Marketing, Communications, Public Relations, Public Sector, Associative Sector, Non Profit, Sales, Business Development
Toronto, ON

Do you want to be part of our innovative and entrepreneurial team?

Do you thrive in an entrepreneurial environment and enjoy working in a team atmosphere? Are you an “outside the box” thinker who strives to implement continuous improvements? Do you take a strategic approach to your work? Do you enjoy in a fast-paced culture where your opinions are valued and respected? Do you enjoy building partnerships to solve mutually beneficial challenges?

Mitacs is a national not-for-profit that helps industry and non-profit partners solve strategic challenges by leveraging Canada’s world-class post-secondary talent and a global network of industry, academic, and government partnerships. Through these collaborations, Mitacs helps business and community partners succeed, improves students’ on-the-job skills development, and strengthens Canada’s world-class innovation ecosystem. At Mitacs, we strive to develop the next generation of innovators with vital research and business skills. In partnership with domestic and international companies, governments and academia, we support a new economy using Canada’s most valuable resource – its people.

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Executive Assistant, National Partnerships

The Executive Assistant to the Vice-President, National Partnerships will provide effective and high-quality support to the Vice-President and National Partnerships team. The successful candidate will have a minimum of five-years' experience in an administrative role, the ability to multi-task, effective communications skills, and the ability to meet deadlines with frequent interruptions. This position works in coordination with the Corporate Governance and Administrative team to ensure consistent application of administrative standards and supporting best practices.

KEY RESPONSIBILITIES

Provide administrative and project support to the VP, National Partnerships by:

    • Proactively manage complex calendars with accuracy, ensuring attention to detail and allocation of time to promote productivity and recognize the need to re-prioritize as appropriate
    • Schedule internal meetings on behalf of the VP, National Partnerships and assisting with follow up items
    • Schedule external meetings with national and provincial government offices, industry partners and academic institutions
    • Take minutes during meetings or conference calls as required
    • Organize and manage meetings (i.e. agendas, action items, and catering as required), off-sites and team-based social events, with associated budgets and logistics
    • Process expense reports on a monthly basis, invoices and purchase orders, as needed
    • Act as liaison between the Vice-President and direct reports
    • Successfully complete critical aspects of deliverables with a hands-on approach, including drafting various documents and correspondence, and other tasks that facilitate the Vice President’s ability to effectively lead their teams
    • Work in partnership with organization leaders, functional business partners and other EAs to provide seamless support to the Vice-President and team
    • Support annual operational planning process, business planning and performance review cycle
    • Organize domestic travel arrangements, including flights, accommodations, itinerary and travel documents, and preparing travel expense claims
    • Researching and preparing briefing packages on specific topics for external meetings
    • Long-term planning of Vice-President’s domestic travel in collaboration with the Business Development, and International Partnerships departments
    • Coordinate with all EAs/AAs of teams under CBDPO to ensure effective cross-departmental communications and distribution of information and follow processes and best practices

General National Partnerships team support duties:

    • Understand the business priorities and identify process improvements to create efficiency and scale for the Vice-President and National Partnerships team
    • Develop and review of contracts and other agreements that relate to the mandate of National Partnerships (e.g. university/college funding agreements, MOUs)
    • Draft and distribute correspondence to key stakeholders and, working with other teams, help coordinate email blasts, as required
    • Assist in the organization of Mitacs Partnerships major events and other activities
    • Prepare documents as required (correspondence, reports, tables, spreadsheets), including preparation for Mitacs meetings (copying, collating, and binding etc.)
    • Create briefing materials and presentations for external meetings
    • Manage shared documents (e.g. proposals, agreements, contact lists, and other documents) and ensuring shared drive and intranet is organized and easily accessed
    • Managing National Partnerships contacts in the CRM system
    • Drafting letters (congratulatory, invitations, meeting requests) for senior leadership
    • Ensuring compliance with the federal Lobbying Act by managing the monthly update is entered in a timely manner

SKILLS AND EXPERIENCE

    • Bachelor's degree from a recognized educational institution
    • Fluently bilingual in French and English
    • Five to seven years of administrative experience in a business, legal, or academic setting
    • The ability to remain calm under pressure and to meet deadlines and prioritize tasks
    • Strong verbal and written communication skills, including tact and diplomacy
    • Self-motivated, able to work in a team environment and balance the needs of many individuals, as well as the team
    • Working knowledge of content and information management systems
    • Ability to maintain a high degree of confidentiality at all times
    • Excellent technical skills using Microsoft Office 365, Sharepoint, and PowerPoint


Mitacs has a COVID-19 policy in place that requires all employees to be fully vaccinated to protect our team and our stakeholders, subject to any accommodations required under applicable human rights legislation. Information about getting vaccinated can be found .


At Mitacs, we believe a diverse workforce comprised of individuals with different ideas, strengths, interests, and backgrounds is crucial to our success. We encourage candidates to connect with us and share ways in which we may accommodate your needs during the recruitment process.



Adjoint(e) de direction, Partenariats nationaux

L’adjointe ou l’adjoint de direction du vice-président, Partenariats nationaux lui offrira ainsi qu’à l’équipe des Partenariats nationaux un soutien de grande qualité. La personne retenue doit posséder au moins cinq ans d’expérience dans un poste administratif, être en mesure d’accomplir simultanément plusieurs tâches, avoir des aptitudes en communication efficace et la capacité de respecter les échéances malgré de fréquentes interruptions. La personne titulaire de ce poste travaille en étroite collaboration avec l’équipe de gouvernance et d’administration organisationnelle pour assurer la cohérence dans l’application des normes administratives et pour soutenir les pratiques exemplaires.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Offrir au VP, Partenariats nationaux un soutien administratif et un appui dans la mise en œuvre des projets :

    • Gérer de son propre chef des calendriers complexes avec exactitude, en tenant compte des détails et du temps disponible pour promouvoir la productivité, et reconnaître la nécessité de changer les priorités selon la situation.
    • Planifier les réunions internes du vice-président, Partenariats nationaux et aider avec les éléments nécessitant un suivi.
    • Planifier les réunions externes avec les bureaux gouvernementaux du fédéral et des provinces, avec les organismes partenaires et avec les établissements d’enseignement.
    • Prendre les notes pendant les réunions ou les conférences téléphoniques au besoin.
    • Organiser et gérer les réunions (p. ex., l’ordre du jour, les actions et les services de traiteur au besoin), les activités sociales à l’extérieur et pour les équipes ainsi que les budgets afférents et la logistique.
    • Traiter les notes de frais mensuellement, les factures et les bons de commande selon les besoins.
    • Assurer la liaison entre le vice-président et les personnes qui relèvent de lui.
    • S’occuper des aspects essentiels des livrables de manière concrète, notamment en rédigeant des documents et de la correspondance de différentes natures et en effectuant d’autres tâches qui aident le vice-président à diriger efficacement ses équipes.
    • Travailler en partenariat avec les dirigeantes et les dirigeants de l’organisme, les partenaires d’affaires des autres services et d’autres adjointes et adjoints de direction pour offrir un soutien fluide au vice-président et à son équipe.
    • Soutenir le processus de planification opérationnelle annuelle, la planification des affaires et le cycle d’évaluation du rendement.
    • S’occuper des préparatifs de voyages nationaux, y compris les vols, l’hébergement, les itinéraires et les documents de voyage et la préparation des demandes de remboursement.
    • Effectuer de la recherche et préparer des notes de breffage sur des sujets précis pour des réunions externes.
    • S’occuper de la planification à long terme des voyages du vice-président au pays en collaboration avec les services du développement des affaires et des partenariats internationaux.
    • Coordonner les efforts avec l’ensemble des adjoint∙es de direction/adjoint∙es administratif∙ves des équipes évoluant sous l’égide du chef du développement des affaires et des partenariats pour assurer l’efficacité des communications entre les services et la diffusion de l’information, et suivre les processus et les pratiques exemplaires.

Tâches de soutien à l’équipe générale des partenariats nationaux :

    • Comprendre les priorités organisationnelles et repérer des occasions d’amélioration des processus pour accroître le niveau d’efficacité pour le vice-président et l’équipe des partenariats nationaux.
    • Rédiger et réviser des contrats et d’autres ententes relatives au mandat des Partenariats nationaux (p. ex., entente de financement avec les universités et les collèges, protocoles d’entente).
    • Rédiger et diffuser la correspondance aux parties prenantes et, en collaboration avec les autres équipes, aider à la coordination des publipostages au besoin.
    • Participer à l’organisation des activités importantes de l’équipe Partenariats de Mitacs et d’autres activités également.
    • Préparer des documents lorsque nécessaire (correspondance, rapports, tableaux, feuilles de calcul), y compris la préparation pour les réunions de Mitacs (copies, assemblage, reliure, etc.).
    • Créer des documents de breffage et des présentations pour les réunions externes.
    • Gérer les documents partagés (p. ex., propositions, entente, liste de contacts et autres documents) et voir à l’organisation et à l’accessibilité du lecteur partagé et de l’intranet.
    • Gérer les contacts des Partenariats nationaux dans le système CRM.
    • Rédiger des lettres (félicitations, invitations, demandes de réunion) pour l’équipe de la haute direction.
    • Assurer le respect de la Loi sur le lobbying fédérale en veillant à remplir la mise à jour mensuelle sans délai.

COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCE

    • Posséder un baccalauréat d’un établissement d’enseignement reconnu.
    • Être parfaitement bilingue en anglais et français.
    • Posséder de cinq à sept ans d’expérience administrative dans un environnement d’affaires, juridique ou d’enseignement postsecondaire.
    • Posséder la capacité de demeurer calme sous pression, de respecter les échéances et d’établir la priorité des tâches.
    • Posséder d’excellentes aptitudes à communiquer à l’oral et à l’écrit, y compris faire preuve de tact et de diplomatie.
    • Faire preuve d’esprit d’initiative, être en mesure de travailler dans un environnement axé sur le travail en équipe et équilibrer les besoins de plusieurs personnes et de l’équipe.
    • Connaissance pratique de systèmes de gestion du contenu et de l’information.
    • Capacité de conserver un haut niveau de confidentialité en tout temps.
    • Excellentes aptitudes techniques pour l’utilisation de Microsoft Office 365, Sharepoint, et PowerPoint.


Mitacs a une politique relative à la COVID-19 en place qui exige que tout son personnel soit pleinement vacciné afin de protéger notre équipe et nos parties prenantes, sous réserve de tout accommodement exigé en vertu des lois en matière des droits de la personne. Des renseignements sur l’obtention de vaccins se trouvent ici.


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