Pourquoi faut-il réduire la durée de vos réunions ?

Dans un environnement de travail, il faut être productif. Souffrir de « réunionite » aiguë coûte cher à l’entreprise, surtout lorsque ces réunions mobilisent des employés pendant un long moment sans qu’ils puissent y voir un gain concret.

Voici 3 facteurs qui vous inciteront à raccourcir la longueur de vos réunions :

  1.    La mobilisation des ressources. De nos jours, les entreprises sont de plus en plus spécialisées. En réunion, il est important de s’assurer de n’y convoquer que les intervenants nécessaires. Trop souvent, certaines personnes sont conviées à des réunions pour des projets dans lesquels ils n’ont qu’une faible implication. Ce temps pourrait être consacré à meilleur escient. Parfois, le message peut simplement être transmis par courriel au lieu de mobiliser plusieurs personnes pendant un long moment. Créez un ordre du jour que vous aurez envoyé aux participants à l’avance, et respectez-le. Un peu de planification peut faire toute la différence.
  2.    Le temps, c’est de l’argent. Aussi, réduire son temps de réunion est primordial à la rentabilité de l’entreprise. Il faut se rendre compte que les réunions sont souvent contre-productives. Si l’on prend le temps d’analyser le coût d’une réunion d’une heure où les discussions se prolongent, si l’on tient compte des retards et du temps de déplacement, les sommes peuvent s’avérer faramineuses.
  3.    Garder la confiance de vos collaborateurs. Si vous n’avez pas d’ordre du jour, et que les personnes conviées se demandent quelle est la raison de leur présence ou encore si elles refusent systématiquement vos invitations, c’est peut-être un signe que votre équipe ne prend pas votre leadership au sérieux. Comme le dit l’adage, chat échaudé craint l’eau froide !

Certaines grandes entreprises ont adopté le stand-up meeting. Aucune chaise dans la salle, réunion de moins de 20 minutes seulement, ordre du jour précis. Ainsi, les participants n’ont pas de surprise. Ils savent qu’il n’y aura pas de discussion sur des sujets personnels qui n’apportent rien au processus et demeurent engagés dans les échanges en raison de la position verticale. Seriez-vous prêt à innover et à intégrer cette technique pour éviter les meetings qui s’étirent ?

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