Le secrétaire de direction doit gérer toutes les formalités administratives de la direction. Il peut être attaché à une personne, généralement un directeur ou un cadre supérieur, ou, comme dans des petites structures, à l’ensemble de la direction. Le secrétaire de direction doit pouvoir répondre à toutes les demandes de ses supérieurs. Souvent considéré comme le dernier rempart avant le bureau du directeur, le secrétaire de direction doit être à la hauteur de la confiance que lui porte son supérieur. Courtisé, il est dans le secret des dieux, mais ne doit pas le faire savoir.
PRINCIPALES MISSIONS
- Organiser et coordonner la rédaction et la transmission de l’information
- Rédiger et présenter des notes (souvent confidentielles)
- Filtrer l’information et les documents
- Préparer l’ordre du jour des réunions des divers comités
- Organiser les réunions des cadres supérieurs
- Faire des recherches
- Préparer les résultats de ces recherches pour leur présentation par les cadres
- Rencontrer divers groupes ou personnes et identifier leurs demandes
- Recommander des solutions à la direction
- Faire le suivi budgétaire du service
- Faire la liaison entre les cadres, la direction et l’extérieur
FORMATION
Il faut au minimum un diplôme d’études secondaires. De plus en plus d’entreprises souhaitent avoir des secrétaires de direction capables de les assister activement. Elles recherchent du personnel compétent et qualifié, car le métier de secrétaire de direction est désormais polyvalent. Les titulaires d’un baccalauréat en sciences politiques, en administration publique ou dans tout autre domaine connexe sont appréciés. Toutefois, les diplômés d’études collégiales en administration ou en bureautique tiennent encore le haut du pavé.
COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES
- Maîtrise parfaite des logiciels de bureautique
- Excellente dactylographie
- Connaissances des bases comptables et de la gestion
- Bonne rédaction
- Excellente expression orale
- Esprit de synthèse
- Le bilinguisme est un atout
- Connaissance des enjeux du secteur dans lequel vous évoluez
PROFIL
- Rigoureux
- Organisé
- Diplomate
- Honnête
- Autonome
- Méticuleux
- Discret
- Impliqué
ÉVOLUTION PROFESSIONNELLE
Avec de l’expérience et en suivant des formations comme un certificat en gestion de bureau, le secrétaire de direction peut devenir directeur des services administratifs.